Goed archiefbeheer begint vanaf de creatie van informatie. Om te voorkomen dat historisch waardevolle stukken of gegevens verwaarloosd of vernietigd worden, volgt het Rijksarchief de staat van je archief mee op.
De regels omtrent toezicht zijn vastgelegd in het KB Toezicht.
- Hoe wordt toezicht uitgeoefend?
- Wat is de procedure bij een inspectie?
- Waar wordt op gelet?
- Welke instanties vallen onder het toezicht?
- Kan ik een rijksarchivaris de toegang weigeren?
- Wat is de procedure bij een overtreding?
- Vraag of opmerking?
Hoe wordt toezicht uitgeoefend?
De dienst Toezicht en Advies van het Rijksarchief oefent verschillende activiteiten uit om de goede bewaring van overheidsarchieven te garanderen:
- richtlijnen en adviezen over archiefbeheer opstellen en publiceren
- de omstandigheden waarin archiefvormers hun archief beheren en bewaren controleren; de rijksarchivarissen voeren hiervoor inspecties uit
- de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde van archieven inschatten en de definitieve bestemming (bewaren of vernietigen) van archief vastleggen in selectielijsten
- archiefvormers toestemming geven voor de vernietiging van archiefreeksen.
Wat is de procedure bij een inspectie?
- Een rijksarchivaris komt ter plaatse.
- De rijksarchivaris stelt een verslag op van zijn/haar vaststellingen en eventuele aanbevelingen ter verbetering van de beheers- en bewaaromstandigheden van het archief.
- Het verslag wordt meegedeeld aan de betrokken overheidsdienst en eventueel gepubliceerd op initiatief van de Algemeen Rijksarchivaris.
Waar wordt op gelet?
We gaan na of de documenten die bestemd zijn voor permanente bewaring in goede en veilige omstandigheden bewaard worden, geordend en toegankelijk zijn. In het geval van digitaal archief wordt ook gelet op de leesbaarheid van de bestanden (onder andere op de duurzaamheid van de formaten), en op de getroffen maatregelen om hun authenticiteit en integriteit te garanderen.
Welke instanties vallen onder het toezicht?
Zowel de instellingen die hun geselecteerd archief volgens de Archiefwet moeten overbrengen naar het Rijksarchief (artikel 1 lid 1), als de lokale overheden (artikel 1 lid 2) staan onder toezicht van het Rijksarchief.
Kan ik een rijksarchivaris de toegang weigeren?
NEE. Een rijksarchivaris moet toegang krijgen tot het archief dat een overheidsinstelling bewaart, ongeacht de drager of materiële vorm. Voor geclassificeerde stukken en documenten met persoonsgegevens gelden bijzondere wettelijke procedures.
Wat is de procedure bij een overtreding?
- De Algemeen Rijksarchivaris brengt de Minister van Wetenschapsbeleid en de betrokken voogdijminister(s) op de hoogte.
- Beide ministers kunnen corrigerende maatregelen nemen.
- De Algemeen Rijksarchivaris neemt de vaststelling op in zijn jaarlijks verslag voor de Eerste Minister en de Minister van Wetenschapsbeleid.
- Dit verslag wordt publiek verspreid.