Alles voor eeuwig bewaren is onmogelijk. Daarom maakt het Rijksarchief een selectie van het overheidsarchief dat waardevol genoeg is om mee te nemen naar de toekomst.

• Wat is selectie?
• Wat vind je in een selectielijst?
• Wat vind je niet in een selectielijst?
• Kan je op eigen initiatief archief selecteren en vernietigen?
• Hoe bekom ik een selectielijst voor mijn instelling of dienst?
• Hoe vaak moet een selectielijst bijgewerkt worden?
• Vraag of opmerking?

Wat is selectie?

Bij selectie wordt bepaald welke archiefreeksen overgebracht moet worden naar het Rijksarchief voor permanente bewaring en welke documenten met toestemming van het Rijksarchief vernietigd mogen worden wanneer ze geen nut meer hebben voor de administratie.

Naast bewaren en vernietigen is er ook de bestemming selecteren en bewaren, waarbij slechts een deel van de reeks bewaard moet worden, bijvoorbeeld:

• een steekproef van de reeks (bv. alle dossiers van bepaalde jaren of één op tien dossiers)
• bepaalde documenttypes uit een reeks (bv. wel de blanco vragenlijsten en enquêteresultaten, maar niet de ingevulde enquêtes)
• documenten uit een reeks die aan bepaalde criteria voldoen (bv. agenda enkel bewaren indien de agendapunten niet opgenomen zijn in de notulen)

Gemiddeld wordt zo’n 10 procent van het archief dat een instelling produceert bewaard.

Om de selectie van archieven efficiënt te laten verlopen, stelt het Rijksarchief selectielijsten op. Zoek hier de selectielijst van je instelling op.

Wat vind je in een selectielijst?

In een selectielijst vind je voor elke archiefreeks:

• de benaming van de reeks + eventuele informatie over haar wettelijke basis, de samenstelling van de dossiers, de uiterste data…
• de administratieve en/of wettelijke bewaartermijn (indien van toepassing) + eventuele specificatie + motivatie of wettelijke basis
• de definitieve bestemming (bewaren, vernietigen of selecteren) + eventuele selectiecriteria
• een code, zodat er geen verwarring mogelijk is met een andere archiefreeks op het moment dat een aanvraag voor de vernietiging van archief wordt opgesteld.

Selectielijsten zijn een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. De selectielijsten zorgen ervoor dat je op regelmatige basis vernietigingen en overbrengingen kan organiseren en vermijden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan.

Wat vind je niet in een selectielijst?

De vorm waarin of drager waarop informatie bewaard wordt, zijn in principe irrelevant voor de definitieve bestemming en wordt niet systematisch in selectielijsten vermeld.

Voor reeksen die aan het einde van hun bewaartermijn zowel op papier als digitaal bestaan, beslist het Rijksarchief geval per geval welke versie moet worden overgebracht.

Kan je op eigen initiatief archief selecteren en vernietigen?

De selectie van je archief heb je grotendeels zelf in handen. Enkel voor het bepalen en uitvoeren van de definitieve bestemming van archiefreeksen heb je het Rijksarchief nodig.

Indien je instelling over een selectielijst beschikt:

1. Controleer regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) van welke dossiers en bestanden de administratieve en juridische bewaartermijn ten einde is. Tip: door de bewaartermijn op te nemen in de metagegevens, kan dit proces voor digitaal archief deels geautomatiseerd worden.
2. Raadpleeg je selectielijst om te weten welke van deze documenten bestemd zijn voor vernietiging en welke voor bewaring. Tip: door de bestemming op te nemen in de metagegevens, kan dit proces voor digitaal archief deels geautomatiseerd worden.
3. Maak een lijst op van de documenten uit punt 1 die bestemd zijn voor vernietiging en leg deze ter goedkeuring voor aan het Rijksarchief.
4. Isoleer de documenten uit punt 1 die bestemd zijn voor bewaring (plaats ze bij het ander statisch archief dat nog moet worden overgebracht).
5. Als er veel archief klaar is om overgebracht te worden naar het Rijksarchief (in de regel na 30 jaar of vroeger als dit met het Rijksarchief wordt afgesproken), stel je een overbrengingslijst op en vraag je aan het Rijksarchief om een overbrenging te plannen. Meer info op de pagina informatie overbrengen.
    

Indien je instelling niet over een selectielijst beschikt:

1. Controleer regelmatig welke dossiers en bestanden geen administratief nut meer hebben voor je instelling en geen wettelijke waarde meer hebben.
2. Contacteer het Rijksarchief om te weten te komen of je het archief mag vernietigen of moet overbrengen. Om ad hoc beslissingen in de toekomst te vermijden zal het Rijksarchief voorstellen om een selectielijst op te maken.

Organiseer regelmatig archiefvernietigingen en  overbrengingen. Zo bespaar je tijd en ruimte en blijft de informatiestroom beheersbaar.

Hoe geraak ik aan een selectielijst voor mijn instelling of dienst?

Een selectielijst kan opgesteld worden door een archivaris van het Rijksarchief of door de administratie zelf. De input van de betrokken administratie is in elk geval cruciaal, aangezien het een overzicht betreft van de documenten die binnen een administratie worden aangemaakt en ontvangen.

Ga als volgt te werk:

1. Breng ons op de hoogte van je intentie om een selectielijst te (laten) maken. Vaak vloeit dit voort uit een specifieke vraag of een aanvraag voor een vernietiging of overbrenging, maar je kan ook proactief aan de slag gaan.
2. Download de modelselectielijst voor federale organisaties (Excel - pdf) en lees aandachtig de handleiding.
3. Bevraag je collega’s over hun archief:

• Bespreek met ambtenaren van de horizontale diensten (diensten van de voorzitter, P&O, B&B…) welke reeksen in de modelselectielijst wel en niet van toepassing zijn.
  • Schrap in de modelselectielijst de reeksen die in je organisatie niet voorkomen.
  • Pas van de andere de beschrijving aan zodat ze de effectieve dossiervorming in je organisatie weerspiegelen.
• Interview de ambtenaren van de verticale diensten (o.a. de directoraten-generaal). Overloop samen met hen hun archief (in de archiefruimtes en digitaal). Zo krijg je een overzicht van de archiefreeksen die ze produceren en ontvangen bij de uitvoering van hun diverse taken.
  • Vul de modelselectielijst aan met de reeksen (dossiers en databanken) die voortkomen uit de specifieke functies van de instelling.
  • Vraag of zoek op of er een wettelijke bewaartermijn geldt voor de informatie.
  • Bespreek met de bevoegde ambtenaar wat een geschikte administratieve bewaartermijn is voor elke reeks. Als je geen idee hebt op basis van praktijkervaring, kan het Rijksarchief een richting aangeven.
• Gebruik de handleiding om het model correct aan te vullen en contacteer het Rijksarchief bij vragen. Het Rijksarchief kan ook een archivaris afvaardigen om de interviews en bezoeken te doen, en de selectielijst op te stellen. Let wel: er is niet altijd onmiddellijk iemand beschikbaar.

4. Bezorg je ontwerpselectielijst aan het Rijksarchief. We nemen hem grondig door en stellen wellicht nog een aantal vragen of nodigen je uit voor een bespreking. We bepalen ook de definitieve bestemming (bewaren, vernietigen, selecteren) van de niet-generieke reeksen. Historisch waardevolle documenten blijven voor altijd in het Rijksarchief bewaard. Tot slot laten we de lijst valideren door de Algemeen Rijksarchivaris.
5. Leg de finale selectielijst voor aan je directeur-generaal ter goedkeuring. De goedkeuring wordt bij voorkeur elektronisch gegeven (een pdf met digitale handtekening die per mail verstuurd wordt).

Hoe vaak moet een selectielijst bijgewerkt worden?

Selectielijsten moeten minstens om de vijf jaar geactualiseerd worden, door en op initiatief van de betrokken instelling, zegt het KB Toezicht.

Het Rijksarchief werkt sinds enige tijd met een nieuwe modelselectielijst in tabelvorm. Het is handig voor jou en voor ons wanneer je bij het vernieuwen van je selectielijst vertrekt vanuit het nieuwe sjabloon.

Ga als volgt te werk:

1. Open de selectielijsten van de verschillende diensten van je instelling (hier te vinden).
2. Download de nieuwe modelselectielijst voor federale organisaties (Excel - pdf) en lees aandachtig de handleiding.
3. Bevraag je collega’s over hun archief:

• Bespreek met ambtenaren van de horizontale diensten (diensten van de voorzitter, P&O, B&B…) of er sinds het opstellen van de huidige selectielijst reeksen zijn bijgekomen of verdwenen.
  • Schrap in de modelselectielijst de reeksen die in je organisatie niet voorkomen, op basis van de huidige selectielijst en de feedback.
• Bespreek met ambtenaren van de verticale diensten (o.a. de directoraten-generaal) of er sinds het opstellen van de huidige selectielijst reeksen (dossiers of databanken) zijn bijgekomen of verdwenen.
  • Vul de modelselectielijst aan met de reeksen die voortkomen uit de specifieke functies van de instelling, op basis van de huidige selectielijst en de feedback.
  • Vraag na of de huidige beschrijvingen voldoende duidelijk zijn.
  • Vraag of er papieren reeksen zijn die vervangen zijn door digitale. Als dat het geval is, noteer het in de kolom ‘Beschrijving/bijkomende info’.
  • Vraag na of de huidige wettelijke bewaartermijnen nog actueel zijn (geen wetswijzigingen) en de administratieve bewaartermijnen nog geschikt zijn.
  • Vraag voor nieuwe reeksen na of er een wettelijke bewaartermijn geldt en wat een geschikte administratieve bewaartermijn is. Als je geen idee hebt op basis van praktijkervaring, kan het Rijksarchief een richting aangeven.
• Gebruik de handleiding om het model correct aan te vullen en contacteer het Rijksarchief bij vragen.

4. Laat je geactualiseerde selectielijst goedkeuren door de dienst Toezicht en Advies (e-mail), voor centrale diensten of door het bevoegde Rijksarchief (Rijksarchieven in de provincies), voor buitendiensten van de federale overheid, lokale instellingen, hoven en rechtbanken. Zonder goedkeuring van het Rijksarchief is de nieuwe selectielijst niet geldig.

Vraag of opmerking?

Contacteer ons.