A

Administratieve bewaartermijn

De periode tijdens dewelke documenten of gegevens bewaard moeten worden door de overheid die ze heeft opgemaakt of ontvangen (of zijn rechtsopvolger) omwille van hun administratief nut.

Archief

Alle informatie (documenten, bestanden, gegevens…) die ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten bij een overheid of een privaat persoon, een vennootschap of een vereniging van privaat recht die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of tot vastlegging van zijn of haar rechten en plichten. Meer info.

Archiefbeheer

Het geheel van activiteiten in verband met de vorming of verwerving van archieven, hun ordening, beschrijving, selectie, materiële bewaring en terbeschikkingstelling op elk moment in hun levenscyclus.

Archiefbestand

Een in de tijd afgebakend geheel van archiefreeksen (papier of digitaal), die samen bewaard, beheerd, overgebracht en beschreven worden.

Archiefbewaarplaats

Het deel van een archief(dienst) waar analoge en digitale statische archieven worden opgeslagen voor veilige bewaring op lange termijn.

Archief in nood

Archiefreeks

Documenten of dossiers die gecreëerd, behandeld of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van éénzelfde werkproces.

Archiefruimte

Een ruimte voor de bewaring van archief dat nog administratief en/of juridisch belang heeft voor de organisatie en beheerd wordt door de organisatie of dienst zelf, tot het einde van de bewaartermijn en de uitvoering van de bestemming (zijnde overbrenging naar het Rijksarchief voor permanente bewaring of vernietiging).

Archiefruimten inrichten

Archief verhuizen

Archiefvormer

De organisatie, familie of persoon die archiefstukken heeft gevormd, bijeengebracht en beheerd bij de uitoefening van persoonlijke, professionele of organisatiegebonden activiteiten.

Archiefwet

Authenticiteit

Wanneer de aangegeven datum, auteur en inhoud van een informatieobject overeenkomen met de werkelijkheid en niet onrechtmatig zijn aangepast.

B

Bitrot

Het veranderen van de bits van een bestand, van eentjes in nullen of omgekeerd, waardoor het bestand verandert of onleesbaar wordt. Bitrot op harde schijven (ook bit flip genaamd) wordt veroorzaakt door elektromagnetische straling, op solid-state schijven door het ontsnappen van elektronen.

C

Checksum

Een controlegetal of ‘hash’ die berekend wordt door een algoritme toe te passen op de bitstream (binaire inhoud) van een bestand of informatieobject, die bestaat uit een vast aantal cijfers (van 0 tot 9) en letters (van a tot f) en quasi uniek is. Checksums kunnen voor diverse doelen gebruikt worden, zoals voor de identificatie van duplicaten en voor de opsporing van wijzigingen aan gegevens door degradatie van de drager, kwaad opzet of een onvolmaakte migratie.

D

Data(banken) archiveren

Definitieve bestemming

De bestemming die archieven krijgen na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn en administratieve bewaartermijn. Er zijn drie mogelijke bestemmingen: permanente bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief van het geheel aan documenten of gegevens, vernietiging van het geheel, of selectie, i.e.: vernietiging van een deel en bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief van een ander deel van de documenten of gegevens.

Digitaal archief (e-archief)

In strikte zin: archief dat in digitale vorm ontstaan is, ofwel born digital archief. In ruime zin: informatie die in digitale vorm (binair) ontstaan is of door digitalisering tot stand gekomen is, informatie op digitale gegevensdragers.

Digitaal archiefbeheer

Verzamelnaam voor alle technieken om verschillende types digitaal archief te bewaren en beheren.

Digital Act

Bijnaam van de wet van 21 juli 2016, die de Europese verordening over de vertrouwensdiensten eIDAS vertaalt naar Belgische wetgeving in het Wetboek van Economisch Recht, en daarnaast een vertrouwensdienst voor elektronische archivering invoert: meer info.

Documentbeheersystemen

Duurzame bestandsformaten

Dynamisch archief

Documenten en dossiers die nog in behandeling zijn en dus frequent door de archiefvormer geconsulteerd en aangevuld worden. Dynamisch archief wordt semi-dynamisch archief van zodra de dossiers afgesloten zijn en alleen nog geraadpleegd worden.

E

Elektronische archiveringsdiensten

E-mailarchivering

F

Federale-Vlaamse bevoegdheidsverdeling over het openbaar archiefwezen

G

Digitale gegevensdragers

H

Hergebruik

Het gebruik van overheidsinformatie voor andere doeleinden dan de openbare taken waarvoor ze oorspronkelijk geproduceerd zijn.

I

Informatie

We gebruiken informatie in deze context als synoniem van archief, om te benadrukken dat het over alle mogelijke vormen van analoog en digitaal materiaal gaat.

Integriteit

Wanneer een informatieobject volledig en ongewijzigd is, onder voorbehoud van de veranderingen die nodig zijn voor de vrijwaring van zijn leesbaarheid.

L

Lokaal overheidsarchief

M

Metagegevens beheren

Milieubewust archiveren

O

Ordening en naamgeving

Ordeningsplan

Een vooraf vastgelegd logisch schema dat als leidraad dient voor de ordening van het dynamisch archief en semi-dynamisch archief van een dienst.

Overbrengingslijst

Een document waarin een gedetailleerde opsomming gegeven wordt (op reeksniveau) van het archief dat naar het Rijksarchief zal worden overgebracht.

Overbrengingstermijn

De standaardtermijn, bepaald in de Archiefwet, waarna statisch archief van overheden, bestemd voor permanente bewaring, moet worden overgebracht naar het Rijksarchief. De termijn bedraagt 30 jaar of 50 jaar voor archief van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Defensie. Niet te verwarren met de bewaartermijn, die varieert van reeks tot reeks. De overbrengingstermijn kan verkort worden op vraag van de archiefvormer, of verlengd worden als de documenten na 30 jaar nog administratief nut hebben voor de instelling.

P

Pdf als bewaarformaat

Persoonsgegevens in archief

Provinciaal overheidsarchief

S

Selectielijst

Een systematische lijst van de archiefreeksen die door een instelling of administratie gevormd worden, met vermelding van de wettelijke bewaartermijn en administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Heeft uw instelling een selectielijst? Zoek het hier op.

Semi-dynamisch archief

Archieven die niet meer aangevuld of gewijzigd worden maar nog informatieve of juridische waarde hebben voor de archiefvormer, bijvoorbeeld als bewijsstukken. Eenmaal de wettelijke bewaartermijn en administratieve bewaartermijn verlopen zijn, spreken we van statische archieven.

SharePoint

Sleutelfunctionaris

Functionaris of mandataris die een (meestal beleids- of missiegerelateerde) sleutelpositie bekleedt binnen een dienst of instelling en veel belangrijke informatie genereert die permanent bewaard moet worden. Het Rijksarchief kan deze personen identificeren in de archiefselectielijst van de dienst of instelling.

Statisch archief

Archief dat geen juridische of administratieve waarde meer heeft voor de archiefvormer en waarvan de definitieve bestemming kan worden uitgevoerd: hetzij volledige vernietiging, hetzij gedeeltelijke of volledige overbrenging naar het Rijksarchief voor permanente bewaring.

Substitutie

Het vervangen van analoge originelen door elektronische kopieën. Het is hiervoor noodzakelijk dat de bewijskracht van de oorspronkelijke documenten behouden blijft. Voor de vernietiging, na digitalisering, van statische archieven of archief met een bijzondere waarde is bovendien toestemming nodig van het Rijksarchief: meer info.

T

Toezicht

W

Webarchivering

Wetgeving

Wettelijke bewaartermijn

De wettelijke minimumtermijn (wettelijke bewaartermijn stictu sensu) of wettelijk aanbevolen bewaartermijn (verjaringstermijn) van documenten. Het bestaan van een wettelijke bewaartermijn sluit niet uit dat een administratie bijkomend een (langere) administratieve bewaartermijn bepaalt.