Een digitaliseringsproject moet duidelijke doelstellingen hebben, want deze bepalen de zin of onzin, de scope, het budget, de timing, de aanpak en de slaagkans van het project. Stel jezelf de volgende vragen :

• Wat is de meerwaarde van een digitalisering van de documenten voor de instelling?
• Wat is de meerwaarde voor de gebruikers van de dienst(en)?
• Welke functies zullen de gedigitaliseerde documenten hebben? Moeten ze als authentieke vervangingsexemplaren dienen of slechts als gebruikskopieën?
• Berust mijn motivatie op goede redenen of slechte redenen?

• Welke reeksen wil je digitaliseren?
• Welke documenten binnen een reeks wil je digitaliseren? Is het nuttig om alle documenten van een reeks te scannen of slechts bepaalde dossiers of delen van dossiers?

Over het algemeen is het aangewezen om volledige dossiers te digitaliseren en gemengde dossiers te vermijden, omdat hybride dossierbeheer complexer is.

Houd rekening met:

• De doelstellingen van het digitaliseringsproject
• Het wettelijk kader van de documenten
• De frequentie waarmee de documenten geraadpleegd worden
• De resterende bewaartermijn van de documenten
• Of je instelling de auteur is van de stukken ( > Persartikels, monografieën, brochures e.d. zijn zelden de moeite om te digitaliseren.)
• Of er andere, reeds digitale of gedigitaliseerde documenten bestaan die dezelfde of overlappende informatie bevatten
• Het beleid van je instelling inzake digitale transformatie

Tip: betrek de dossierbeheerders bij deze denkoefening. Zij kennen ‘hun’ archief het beste.

Breng vervolgens je selectie in kaart:

• Hoeveel dossiers moeten gedigitaliseerd worden? Hoeveel pagina’s zullen dit naar schatting zijn?
• Wat is het formaat van de documenten (A4, A3, A2, A1, buitenstandaard afmetingen…)?
• Moeten er andere dan papieren dragers gedigitaliseerd worden (kalkpapier, foto’s…)
• In welke staat zijn de documenten of dragers: nieuw, oud, beschadigd, aangetast door schimmels, in staat van ontbinding, aan elkaar geniet, ingebonden…

Iedereen die documenten wil digitaliseren, dient zich te bezinnen over hun wettelijke waarde :

• Hebben de documenten bewijswaarde (handtekening, paraaf), of gaat het om courante administratieve documenten (proces-verbaal, verslag, werkdocument)?
• Bevatten de documenten persoonsgegevens?
• Rusten er auteursrechten op de documenten die ik wil digitaliseren?
• Zijn de documenten geclassificeerd?
• Zijn er specifieke regels omtrent digitalisering voor mijn vakgebied of documenttype?

Wil je de documenten substitueren, dan zijn deze vragen bovendien pertinent :

• Is er een wettelijke bewaarplicht voor de documenten die nog geldt?
• Zijn de documenten bestemd om overgebracht te worden naar het Rijksarchief voor permanente bewaring (in welk geval mogelijk toestemming van het Rijksarchief vereist is voor de vernietiging: zie hoger) ?

Werkplek:

• In de buurt van de scanapparatuur moet een ruimte voorzien worden waar de documenten tijdelijk gestockeerd en voorbereid kunnen worden (nietjes verwijderen e.d.). Er moet ook voldoende ruimte zijn om de documenten te rangschikken en verplaatsen en de condities moeten geschikt zijn om archief te bewaren (bv. vrij zijn van schimmels).
• Deze ruimte en die met de scanapparatuur moeten het nodige comfort bieden voor de ploegleden die de digitalisering uitvoeren.

Apparatuur:

• Een eerste vereiste is geschikte scanapparatuur, die een voldoende hoge scansnelheid toelaat en aangepast is aan het type archief:
  • Bij de meeste digitaliseringsoperaties worden flatbedscanners gebruikt. De meest courante modellen (A4 en A3) zijn relatief goedkoop, vragen geen grote technische competenties en hebben een goede verwerkingscapaciteit. Grotere modellen (tot A0) zijn wel duur.
  • Opteer voor een scanner met boekenwip en glasplaat (of boekscanner) voor het digitaliseren van ingebonden boeken en voor uitzonderlijk grote documenten zoals kaarten of plannen. Deze scanners zijn duur en dus vooral geschikt voor langdurige projecten, waarbij een groot aantal bronnen of bronnen van uitzonderlijke grootte gedigitaliseerd moet worden.
  • Het gebruik van digitale fototoestellen is aangewezen voor het digitaliseren van driedimensionale voorwerpen.
  • Voor microfilms, negatieven van foto’s etc. zijn specifieke scanners nodig.
• Zorg ook voor een computer met voldoende vermogen voor de verwerking en kwaliteitscontrole van de beelden. ( > De keuze voor hardware is meestal een compromis. De projectverantwoordelijken moeten kiezen tussen kostenreductie en de best mogelijke kwaliteit voor het inlezen en beheren van de afbeeldingen.)

Software:

• Bepaal of je software voor de optische herkenning van karakters (OCR) nodig hebt en welke.
  • Voor een goede herkenning moet de software woordenboeken in de juiste talen bevatten.
  • Onherkenbare passages en fouten zijn onvermijdelijk, als je ze niet manueel rechtzet.

Wil je de documenten substitueren, dan verplicht de wet je om gebruik te maken van een systeem, materiaal en procedures die een getrouwe, duurzame en volledige reproductie van de papieren documenten garanderen (zie de vereisten voor gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten).

Scaninstellingen:

• Stem de instellingen af op de kenmerken van de documenten en de doelstellingen van het project:
  • Kies een resolutie (dpi) die een digitaal beeld oplevert met de gewenste scherpte enerzijds en een werkbare bestandsgrootte anderzijds. Gebruik minimum 300 dpi (standaardresolutie) voor tekstdocumenten, 400 dpi voor kaarten en plannen, 600 dpi voor foto’s en 1200 dpi voor negatieven en dia’s.
  • Kies een kleureninstelling in functie van het gewenste resultaat. Kies voor grijswaarden (of eventueel zwart/wit voor gedrukte tekst) als kleur geen meerwaarde heeft. Kleurenbestanden zijn 3 à 4 keer groter dan bestanden in grijswaarden.
• De scaninstellingen kunnen nog bijgesteld worden tijdens de steekproef.

Bestandsformaten:

• Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen het formaat van de originele scans (de hoofdbestanden) en het formaat/de formaten waarin ze aan gebruikers worden aangeboden (in preview, op een website, voor informatieve doeleinden…):
  • Hoofdbestand
    • Tekst- en beelddocumenten worden bij voorkeur gedigitaliseerd in niet-gecomprimeerde TIFF-bestanden.
    • Pdf kan als bewaarformaat overwogen worden, mits naleving van ISO-norm 32000-1 (veraPDF kan gebruikt worden voor de verificatie van pdf/A-bestanden).
    • Een open formaat zonder compressie heeft in elk geval de voorkeur.
  • Raadplegingskopieën
    • Vanuit dit hoofdbestand kunnen met behulp van beeldverwerkingssoftware minder zware TIFF-bestanden of (wat vaker voorkomt) PNG-, JPEG- of JPEG 2000-bestanden gemaakt worden.
    • Open formaten waarbij compressie mogelijk is, zoals JPEG, JPEG2000 en pdf, hebben de voorkeur.
    • Raadplegingskopieën kunnen ook op aanvraag, automatisch of handmatig, gegenereerd worden als de raadplegingsfrequentie laag is.
• Geen enkel formaat is ontworpen voor de eeuwigheid. Zorg voor opvolging en indien nodig voor conversies. Bewaar daarnaast ook back-ups, best op verschillende fysieke locaties. Zie Informatie bewaren.

Metagegevens:

• De technische aspecten van het scanproces (het type scanner, de resolutie, kleurdiepte, compressie…) moeten gedocumenteerd en bewaard worden.
• Welke descriptieve metagegevens nuttig of noodzakelijk zijn, is te bepalen naargelang het project. Hoe meer beschrijvende metagegevens, hoe meer mogelijkheden er zullen zijn om opzoekingen te doen in het archiefbestand, en hoe nauwkeurig de resultaten zullen zijn.

Wil je de documenten substitueren, dan moeten minstens volgende gegevens van de gescande dossiers en documenten geregistreerd worden:

• De naam van het dossier of van het document
• De identificatiecode
• De auteur
• De beschrijving
• De datum
• De bewaartermijn
• De definitieve bestemming, namelijk de permanente bewaring of de vernietiging
• Het formaat van het document

è Zie de vereisten voor gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten.

Voor een vlot archiefbeheer raden we overigens aan (minstens) deze elementen altijd te capteren/toe te voegen, ook voor scans die slechts als gebruiksexemplaar zullen dienen

Een steekproef is belangrijk om een idee te hebben van de werkuren die nodig zijn voor de digitalisering en verwerking van de beelden.

• Gebruik een representatieve steekproef van de te digitaliseren objecten
• Test de scaninstellingen en procedure die je voor ogen hebt
• Bekijk het gescande resultaat op de media waarmee de bestanden geconsulteerd zullen worden (pc-scherm, tablet, papier…). Let erop dat schermen correct zijn ingesteld.

Als je een apparaat nog niet hebt, bijvoorbeeld omdat het pas aangekocht of gehuurd zal worden als het project wordt goedgekeurd, kan je beroep doen op een andere instelling die dit wel al heeft. Dit is meteen een goede gelegenheid om de geschiktheid van de apparatuur voor je project te testen, ervaring met het apparaat op te doen en vragen te stellen aan ervaringsdeskundigen.

Vóór de digitalisering moet je al nadenken over de integratie van de scans in een bestaande of nieuwe applicatie. Hoe die applicatie er moet uitzien (wat de functionele vereisten zijn), is afhankelijk van de documenten en waarvoor ze gebruikt zullen worden:

• Hoe lang moeten de documenten bewaard worden? Wat moet er na de bewaartermijn mee gebeuren?
• Met welke systemen moet er integratie voorzien worden?
• Moeten er conversies gemaakt kunnen worden?
• Moet de toegang beperkt worden tot bepaalde gebruikers?
• Moeten er bijzondere veiligheidsmaatregelen getroffen, bijvoorbeeld o.w.v. bepaalde persoonlijke of gevoelige informatie? Zie stap 3.

Aan de hand van de steekproef, kan je ook al een inschatting maken van het volume aan data dat tijdens het project gegenereerd zal worden.

Nu je een idee hebt van de nodige apparatuur, de scansnelheid en de nodige opslaginfrastructuur op korte en lange termijn, kan je een schatting maken van wat het project zal kosten.

Houd rekening met:

• De aankoop van software
• De aankoop en het onderhoud van de apparatuur (rekening houdend met de afschrijvings- of vervangingskosten)
• De nodige werkuren:
  • Voor de planning en het projectmanagement
  • Voor de voorbereiding, het vervoer en de behandeling van de originelen, vanaf het rek tot aan de scanapparatuur en omgekeerd
  • Voor de reiniging of restauratie (eventueel)
  • Voor de digitalisering zelf (op basis van een schatting van het aantal te digitaliseren pagina’s en de steekproef die de scansnelheid heeft aangegeven)
  • Voor de indexatie en het beheer van de metadata
• De opleiding van het personeel
• De opslag (volume en functionele vereisten) en opvolging van de digitale documenten ( > De gecreëerde data zullen slechts een tijdelijk bestaan beschoren zijn indien het project niet de nodige financiering vindt voor het behoud ervan.)
• De verspreiding van de documenten

Het scannen kost gemiddeld slechts een derde van het totale budget van een digitaliseringsproject, als we geen rekening houden met de bewaring op lange termijn, waaraan ook significante kosten verbonden zijn. Het creëren van metadata en de administratieve taken (inclusief de kwaliteitscontrole) nemen ongeveer een even groot deel in beslag als het scannen zelf.

De planning moet zo gedetailleerd mogelijk zijn.

• Definieer de verschillende stappen van het digitaliseringsproces en de geschatte timing. Beschrijf onder meer:
  • De voorbereiding (en eventuele behandeling) van de documenten
  • De ophaling van de documenten op de plaats waar ze worden bewaard (bij de aanvang van iedere dag/week of reeks per reeks)
  • De digitalisering, in fasen ( > Digitaliseer documenten die dezelfde toestellen, instellingen of bewerkingen vereisen tegelijkertijd om niet onnodig tijd te verspillen aan het opstellen en configureren van de apparatuur.)
  • De controle van bestanden
  • De terugkeer van de documenten naar de bewaarplaats
  • De ontwikkeling / aanpassing van het archiefbeheersysteem waarin de bestanden terecht zullen komen
  • De opslag van de bestanden in het archiefbeheersysteem
  • De eventuele aanmaak van versies die online verspreid kunnen worden
  • De strategie voor het beheer van de bestanden op lange termijn (conversies, back-ups…)
• Geef voor elk van de stappen aan wat de mogelijke risico’s zijn en welke impact ze kunnen hebben op het project.
• Bouw een bestand uit, bijvoorbeeld in een database of spreadsheet, met een overzicht van alle te digitaliseren dossiers (en hun nummer). Dit bestand zal tijdens de digitalisering worden uitgebreid met informatie over onder meer de status (gedigitaliseerd / te digitaliseren), ter opvolging van het project.

Op basis van de doelstellingen (stap 1) en de begroting (stap 8) kan nu ook een kosten-batenanalyse gemaakt worden

• Zijn de beoogde en verwachte resultaten in verhouding tot de investering, op korte én lange termijn?
• Is het project financieel haalbaar?
  • Past het project in de begroting van het departement?
  • Volstaat het gealloceerde budget?
  • Moet er extra budget aangevraagd worden?
• Is het project technisch haalbaar?
  • Is de nodige apparatuur aanwezig of kan deze aangekocht of gehuurd en geplaatst worden zonder problemen?
  • Is de nodige expertise aanwezig of kan deze worden aangetrokken voor het installeren van de software, de digitalisering, de bewerking van de metagegevens…?
• Ben ik als instelling in staat om de digitale bestanden in goede omstandigheden te bewaren op lange termijn?

Leg de planning (inclusief risicoanalyse), de begroting en kosten-batenanalyse nu voor aan de directie.

Eventueel kan je twee scenario’s voorleggen: één waarbij de digitalisering intern wordt uitgevoerd en één waarbij deze uitbesteed wordt. De kosten worden dan vergeleken.

Met haar goedkeuring kan de uitvoering van het project van start gaan.

Verzamel de juiste personen voor alle fases van het project: van de voorbereiding, tot de scanning, de controle van de bestanden, de creatie en codering van de metadata:

• Een kleine projectgroep met gekwalificeerde mensen verdient de voorkeur boven een grotere groep occasionele deelnemers. Zorg ervoor dat het projectteam minstens één persoon telt die over de nodige IT-competenties beschikt.
• Hoewel het efficiënter is voor het goede verloop van het project om een zekere specialisatie te ontwikkelen, kan het de motivatie van het personeel ten goede komen als ze bij elke fase van het project betrokken zijn.
• Hou gedurende het hele project de contactgegevens bij van alle personeelsleden die instaan voor de ondersteuning.

Tenzij de ploegleden al ervaring hebben uit eerdere projecten, moeten ze ook opgeleid worden:

• Stel de opleidingsnoden vast en organiseer nog vóór de start van het project de nodige vormingsinitiatieven om problemen tijdens de uitvoeringsfase te vermijden. De opleiding moet betrekking hebben op de gebruikte technologie (uitrusting en software).
• Maak van opleiding door de producent een vereiste bij het uitschrijven van een aanbesteding of het opvragen van een offerte voor de aankoop van professionele scaninfrastructuur.

Het is essentieel voor het vlot verloop van de digitalisering, dat de documenten klaargemaakt zijn voor de fase van het scannen:

• Verwijder papierklemmen, nietjes en andere hechtingsmiddelen: deze kunnen zowel de digitaliseringstoestellen als de te digitaliseren objecten beschadigen
• Vermijd in de mate van het mogelijke het lossnijden van ingebonden dossiers of boeken

Indien de dossiers nog niet geordend en beschreven zijn met een naam en/of nummer, moet dit ook gebeuren voor de digitalisering van start gaat.

De integratie van de bestanden in het (reeds bestaand of nog te ontwikkelen) klassement of documentbeheersysteem moet op voorhand gepland en gedocumenteerd worden.

De ordening sluit best aan bij de mappenstructuur die al bestaat in de instelling (meestal op basis van de functies en activiteiten van de instelling).

Ook de naamgeving moet in lijn zijn met afspraken binnen de instelling. De bestandsnamen moeten consequent zijn en voldoen aan de regels voor een goede naamgeving.

• Ze kunnen beschrijvende elementen bevatten (bv. juridische_dienst_betwistingen_2010_00001) of enkel bestaan uit codes, die bijvoorbeeld verwijzen naar het volgnummer en inventarisnummer van het dossier (bv. 510_0001_30886_0001).
  • Bij de eerste optie is de vindbaarheid van de bestanden minder afhankelijk van de koppeling aan een beschrijvende databank.
  • Bij de tweede optie zijn de bestanden beter geïntegreerd in het documentbeheersysteem en kunnen derden zonder toegang niet afleiden wat de inhoud van bestanden is (= belangrijk voor vertrouwelijke bestanden).
• Ze kunnen uniek zijn binnen het systeem (bv. 09_455_04_77112_00001) of slechts binnen de map waarin ze zich bevinden (bv. 00001).
  • Met de eerste optie ben je zeker dat je bestanden altijd op een unieke manier zal kunnen identificeren, ook als ze uit hun context gehaald worden.
  • Met de tweede optie vermijd je bestanden met een lange naam en padlengte en herhaling van de namen of codes van bovenliggende mapnamen in de bestandsnaam. Aangezien dergelijke bestandsnamen ‘betekenisloos’ zijn, kan de naamgeving volledig geautomatiseerd worden, in tegenstelling tot bij betekenisvolle bestandsnamen. Ze zijn ook minder gevoelig aan veranderingen van bepaalde processen of systemen, of van het ordeningsplan.

Zorg dat de extensie van de bestanden altijd behouden blijft!

Indien de voorgaande stappen nauwkeurig werden gevolgd, dan is het scannen zelf een relatief eenvoudige en routinematige operatie.

De digitalisering bestaat uit vier stappen, die per gedigitaliseerde reeks documenten herhaald moet worden:

15.1: Apparaat instellen

Pas de instellingen toe die je in stap 5 en in stap 6 getest hebt.

15.2: Scannen

Vermijd het plooien van documenten en het scannen ‘in mozaïek’ (in delen).

Indien een document toch in meerdere keren gescand moet worden, zorg dan voor voldoende overlapping om een re-assemblage van de afbeelding bij de latere verwerking mogelijk te maken (met behulp van aangepaste software).

15.3: Kwaliteitscontrole

Controleer de volledigheid van de bestanden:

• zijn alle dossiers gescand?
• zijn alle pagina’s van elk dossier gescand?

Controleer de kwaliteit van de bestanden:

• zijn de pagina’s volledig gescand, zonder stukken die uit beeld vallen?
• zijn de pagina’s recht en niet scheef gescand?
• zijn de beelden scherp en niet wazig?

Controleer de bestandsnamen en metagegevens. Dit kan op twee manieren gebeuren:

• systematisch, maar dit is monotoon, tijdsintensief werk (er bestaan ook tools, maar daarmee kunnen niet alle aspecten gecontroleerd worden), of
• aan de hand van steekproeven: over het algemeen is het aangewezen om ongeveer 10% van het gedigitaliseerde volume (per lot) systematisch te controleren

Als de kwaliteit niet goed is, moeten de problematische documenten opnieuw worden gescand. Als er een systematisch probleem is, moeten de scaninstellingen geëvalueerd worden. Vergeet niet elke aanpassing van de instellingen te vermelden in het overzichtsbestand (zie onderaan deze stap).

Wil je de documenten substitueren, dan ben je verplicht de kwaliteit van de digitale kopieën en hun getrouwheid aan het papieren origineel stipt en regelmatig te controleren tijdens het scanproces (zie de vereisten voor gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten).

15.4: Integratie van de bestanden

Pas als de bestanden gecontroleerd zijn, kan je ze integreren in het klassement of documentbeheersysteem en eventueel bijkomende metagegevens toevoegen, die de scanner niet automatisch gecapteerd heeft.

Zorg dat de bestandsnamen correct zijn opgesteld, zoals voorzien in stap 14, voor je de bestanden in de juiste mappen plaatst.

Het is aangeraden om het digitaliseringsproces nauwkeurig te documenteren (wie heeft wat gedaan, wanneer, welke problemen hebben zich voorgedaan…). Wil je de documenten substitueren, dan ben je verplicht minstens volgende gegevens over het digitaliseringsproces te registeren (en deze net zo lang en met dezelfde garanties als de bestanden zelf te bewaren):

• de identiteit van de verantwoordelijke voor de digitalisering en van diegene die ze heeft uitgevoerd
• de aard en het onderwerp van de gedigitaliseerde documenten
• de datering van alle relevante verrichtingen
• de verslagen van de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de digitalisering
• de documenten met betrekking tot het digitaliseringsbeleid, de gebruikte systemen en het gebruikte materiaal.
  è Zie de vereisten voor gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten.

We raden aan deze gegevens hoe dan ook bij te houden in het bestand met het overzicht van de te digitaliseren dossiers (zie stap 9). Voeg daarnaast aan dit bestand toe:

• De status (bijvoorbeeld ‘te digitaliseren’, ‘gedigitaliseerd’) en andere inlichtingen nodig voor de follow-up van het project
• De gebruikte scaninstellingen, zodat de digitaliseringsprocedure op elk moment kan worden hervat of herhaald, moesten er bestanden verloren gaan of afgekeurd worden tijdens de controle

Na de digitalisering moeten de beelden en hun metadata veilig en toegankelijk bewaard blijven gedurende de gewenste bewaartermijn. Om het hoofd te bieden aan de onvermijdelijke technologische veroudering van de bestandsformaten en gegevensdragers (na 5 à 10 jaar), is het noodzakelijk een duurzame bewaarstrategie op te zetten.

Op de pagina informatie bewaren vind je alle informatie, inclusief tien geboden voor digitaal archiefbeheer.

Authentieke documenten (met juridische waarde) waarvan de bewaartermijn nog niet verstreken is, zullen in de toekomst niet alleen gedigitaliseerd, maar ook bewaard moeten worden door middel van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Alle info over de wettelijke vereisten op dat vlak vind je op de pagina elektronische archiveringsdiensten.