Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Pdf als bewaarformaat

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Pdf wordt vaak gebruikt als archiveringsformaat. Niet elke pdf doorstaat echter zo maar de tand des tijds.

Wat is pdf?

Is mijn pdf geschikt voor langetermijnbewaring?

Doe de test:

  1. Is het een pdf/a-2 of minstens een pdf/a?
  2. Is het formaat conform aan de standaard (validiteitscheck)?
  3. Zijn de handtekeningen geverifieerd?
  4. Is het bestand vrij van lees- en bewerkingsbeperkingen (automatisch zo bij pdf/a)?
Pdf staat voor portable document format en is ontworpen voor het uitwisselen van documenten, die er op computers met verschillende besturingssystemen (en afgedrukt op papier) hetzelfde moeten uitzien.
 
Een pdf-bestand sluit daarom allerlei informatie in over de tekst en vormgeving, waarmee het bestand (quasi) identiek gereproduceerd kan worden. 
 
Het pdf-formaat is sinds 2008 (versie 1.7) een officiële standaard, gepubliceerd als ISO 32000-1.

Is pdf een duurzaam bestandsformaat?

Pdf’s zijn gemaakt om op uiteenlopende platformen geopend en op dezelfde manier weergegeven te kunnen worden. Daardoor voldoen ze automatisch ook aan een aantal voorwaarden voor duurzame formaten, maar let op:
 
  1. Pdf blijft een product van de Adobe-familie. Het formaat is dan wel gepubliceerd, zodat er alternatieve readers en zelfs schrijfprogramma’s voor gemaakt kunnen worden (o.a. PDF Creator en Microsoft Word vanaf versie 2007), maar dankzij een ontwikkelingsvoorsprong van 15 jaar heeft Adobe wel de beste kaarten in handen om toepassingen voor pdf te ontwikkelen en de toekomst van het formaat te bepalen.
  2. De correcte weergave van een pdf berust op externe bronnen die niet permanent zijn en bestandsformaten die onderhevig zijn aan veroudering zoals afzonderlijke afbeeldingen, geluid, video’s… Daarom is een gewone pdf niet geschikt als bewaarformaat.
     

Om dit laatste probleem te verhelpen, werd door en voor onder andere archivarissen, bibliothecarissen en archiefvormers pdf/a ontwikkeld.

Waarin verschillen pdf/a en in het bijzonder pdf/a-2 van pdf?

In een pdf/a-bestand zijn een aantal tijdgevoelige features niet toegelaten. Welke dat zijn, verschilt naargelang de versie van pdf/a. 
 
Er zijn momenteel vier ‘smaken’ pdf: pdf/a-1, pdf/a-2, pdf/a-3 en pdf/a-4, met verschillende, niet-complementaire vereisten en doeleinden. Pdf/a-2 wordt momenteel het meest geschikte formaat geacht voor bewaring op lange termijn.
 
Dit formaat, gebaseerd op pdf 1.7 en gestandaardiseerd als ISO 19005-2:2011, combineert functionaliteit met tijdbestendigheid, door onder meer:
  • encrypties zoals wachtwoorden te verbieden (zoals in pdf/a-1);
  • JPEG 2000 compressie mogelijk te maken, zodat de bestandsgrootte van documenten met afbeeldingen beperkt kan worden (i.t.t. in pdf/a-1);
  • opslag van schaduwen en transparanties toe te laten (i.t.t. in pdf/a-1);
  • digitale handtekeningen geldig te bewaren (i.t.t. in pdf/a-1);
  • insluiting van willekeurige bestandsformaten te verbieden (i.t.t. tot in pdf/a-3).

Hoe maak je een pdf/a-2?

Aangezien pdf/a-2 een gepubliceerde standaard is, bestaan er verschillende tools en manieren om bestanden (pdf’s, tekstbestanden…) naar pdf/a-2 te converteren. We noemen er enkele:
 
Microsoft Word laat helaas enkel opslaan in pdf/a-1 toe.
 
Pdf/a’s kunnen na conversie fouten bevatten, zoals ontbrekende pagina’s, verkeerd weergegeven karakters en tijdstempels die gewijzigd zijn naar het moment van de conversie. Daarom moeten pdf/a’s steeds gecontroleerd worden, steekproefsgewijs indien nodig.
 
Ook levert niet elke conversiemethode een geldige pdf/a op, die werkelijk conform is aan de gekozen standaard. Daarom moeten pdf/a’s ook gevalideerd worden. Ongeldige pdf/a’s genieten immers niet de garanties voor langetermijnbewaring waarvoor het formaat bedoeld is.

Hoe kunnen pdf/a-2’s gevalideerd worden?

De bekendste tools voor validatie zijn:
 

Hoe bewaar je een pdf met een digitale handtekening?

De geldigheid van een digitale handtekening is beperkt in de tijd en duurt vaak korter dan de bewaartermijn van documenten. Bovendien vereist de bewaring van documenten op lange termijn meestal kopieën in andere, nieuwe of duurzamere bestandsformaten, en kan een digitale handtekening per definitie nooit overgeërfd worden op een bestand dat geen identieke kopie is.
 
De efficiëntste manier om dit op te lossen is door digitale handtekeningen te valideren voor het verstrijken van hun geldigheid en de uitslag van de validatie (geldig/ongeldig) en de datum van de validatie als metagegevens te bewaren.
 
Metagegevens bieden niet dezelfde garanties als een geavanceerde of gekwalificeerde (zie kader) elektronische handtekening, maar vormt voor Belgische, federale archieven geen probleem:
 
  • voor documenten met een nog lopende wettelijke bewaartermijn voorziet het Wetboek van Economisch Recht immers dat deze bewaard moeten worden door middel van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst (hoewel de verplichting nog niet geactiveerd is), die procedures en technologieën moeten hanteren welke het mogelijk maken de betrouwbaarheid van de gekwalificeerde elektronische handtekeningen te verlengen tot na de technologische geldigheidsduur (zie punt a van bijlage N1, dat verwijst naar artikel 34 van de eIDAS-verordening).
  • voor documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is en die enkel voor historische doeleinden bewaard worden, staat het Rijksarchief garant voor de betrouwbaarheid van de metagegevens, en moet de betrouwbaarheid slechts gelijkwaardig zijn aan die van bestanden zonder handtekening of van papieren archieven.
     

3 types van elektronische handtekening

De ene elektronische handtekening is de andere niet.

  • Een gewone elektronische handtekening is elke methode die een ondertekenaar gebruikt om elektronische documenten of formulieren te ondertekenen en kan dus tal van vormen aannemen: een vakje aanvinken, een krabbel zetten met de muis, een handtekening op papier inscannen en in een document plakken…
  • Een geavanceerde elektronische handtekening laat toe de ondertekenaar op een betrouwbaardere manier te identificeren en garandeert dat een document ongewijzigd is sinds het ondertekend werd.
  • Een gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet aan dezelfde vereisten en is bovendien aangemaakt d.m.v. een hiervoor gekwalificeerd middel en op basis van een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen.

Geen enkele van deze elektronische handtekeningen mag miskend worden enkel en alleen omdat ze elektronisch zijn, maar enkel een gekwalificeerde elektronische handtekening is formeel evenwaardig aan een handtekening op papier.

Zie deze pagina van de FOD Economie voor meer details over elk type elektronische handtekening.

Moeten versleutelingen weggehaald worden voor pdf’s overgebracht worden naar het Rijksarchief?

JA.
 
Men kan verschillende verwerkingen van pdf-documenten limiteren tot de personen die een wachtwoord hebben of zich kunnen identificeren als één van de gemachtigde personen: het bestand openen, printen, bewerken, eruit kopiëren, pagina’s toevoegen of uitnemen, ondertekenen, velden invullen…
Het Rijksarchief moet echter toegang hebben tot alle aspecten van de documenten om ze goed te kunnen beheren op lange termijn, zonder assistentie van personeel van de archiefvormer of wachtwoorden die misschien al lang verloren zijn.
 
Bestanden die bestemd zijn voor bewaring worden overigens best opgeslagen in het pdf/a(-2)-formaat, dat hoe dan ook geen versleutelingen toelaat.

Vraag of opmerking?

Contacteer ons.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement