Overheidsarchief heeft een belangrijke maatschappelijke functie. Daarom legt de Archiefwet vast wat de publieke instellingen ermee moeten en mogen doen.
- Wat regelt de Archiefwet?
- Welke instellingen moeten of kunnen archief overbrengen volgens de Archiefwet?
- Op welk moment moet archief naar het Rijkarchief worden overgebracht?
- Wat zegt de wet nog?
- Waarover spreekt de wet niet?
- Vraag of opmerking?
Wat regelt de Archiefwet?
De Archiefwet beschermt eerst en vooral de informatie (documenten, afbeeldingen, geluidsopnames, video’s, databanken…) die overheidsinstellingen bij het uitvoeren van hun activiteiten en het uitoefenen van hun functie creëren of ontvangen en die iets zegt over onze maatschappij, m.a.w. die een blijvende, historische waarde heeft en die we als samenleving aan toekomstige generaties willen nalaten.
De wet doet dit door:
- historisch waardevol archief dat geen administratief nut meer heeft, toe te vertrouwen aan het Rijkarchief
- het Rijksarchief te machtigen om overheidsinstellingen te controleren op de goede bewaring van hun archieven (Toezicht)
- overheden te verbieden archief te vernietigen zonder toestemming van het Rijksarchief.
De wet draagt op die manier bij aan een goede informatiehuishouding binnen de federale overheid. (Zie Waarom is goed archiefbeheer belangrijk?)
Welke instellingen moeten of kunnen archief overbrengen volgens de Archiefwet?
Zijn verplicht om hun geselecteerd* archief ouder dan 30 jaar over te brengen en mogen geen archief vernietigen zonder de toestemming van het Rijksarchief (artikel 1 lid 1):
- de Raad van State
- de hoven en rechtbanken
- de Rijksbesturen (de FOD, POD, FWI, OISZ, ION en andere federale instellingen)
- de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn (meer info op de pagina Provinciaal overheidsarchief)
Hebben de keuze om hun geselecteerd* archief ouder dan 30 jaar over te brengen en mogen geen archief vernietigen zonder de toestemming van het Rijksarchief (artikel 1 lid 2):
- gemeenten en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn (meer info op de pagina Lokaal overheidsarchief)
Hebben de keuze om hun archief van meer dan 30 jaar over te brengen, zonder verplichtingen (artikel 1 lid 4):
- privaatrechtelijke vennootschappen en verenigingen
- privépersonen
(*) meer info op de pagina informatie selecteren.
Op welk moment moet archief naar het Rijkarchief worden overgebracht?
De in de Archiefwet voorziene overbrengingstermijn bedraagt 30 jaar.
Dit betekent dat informatie die voor permanente bewaring bestemd is níet onmiddellijk nadat het zijn juridische of administratieve waarde voor de instelling verloren heeft, moet worden overgebracht, maar pas wanneer het de leeftijd van 30 jaar bereikt heeft.
Van de termijn van 30 jaar kan worden afgeweken:
- op verzoek van de archiefvormer, op voorwaarde dat de documenten geen administratief nut meer hebben (artikel 1 lid 3)
- als kan worden aangetoond dat de documenten na 30 jaar nog administratief nut hebben (artikel 10 van het KB Overbrenging)
Voor het archief van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Defensie bedraagt de overbrengingstermijn 50 jaar op voorwaarde dat (artikel 9 van het KB Overbrenging):
- de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven worden gewaarborgd
- het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan raadplegen.
Wat zegt de wet nog?
- Dat archiefstukken die bestemd zijn voor permanente bewaring in het Rijksarchief niet vernietigd mogen worden door de archiefvormende instellingen zonder de toestemming van het Rijksarchief (artikel 5) en dat, omgekeerd, het Rijksarchief geen overgebrachte archieven mag vernietigen zonder toestemming van de archiefvormer (artikel 2).
- Dat de verplicht over te brengen stukken na 30 jaar en na overbrenging naar het Rijksarchief in principe openbaar worden (artikel 3). De Koning zal de toegang en reproductievoorwaarden voor de archiefbescheiden regelen, wat onder meer gebeurd is met het Koninklijk besluit over de toegang tot het Rijksarchief en de archiefstukken die er bewaard worden van 16 september 2011.
- Dat de modaliteiten van de overbrengingen verder door de Koning geregeld zullen worden (artikel 1 lid 5), wat gebeurd is met het Koninklijk besluit over de overbrenging van archief van 18 augustus 2010.
- Dat de wijze waarop toezicht uitgeoefend wordt door de Koning geregeld zal worden (artikel 6), wat gebeurd is met het Koninklijk besluit over het archieftoezicht van 18 augustus 2010.
Waarover spreekt de wet niet?
- Specifieke vereisten voor papieren archief vs. digitaal archief.
- Normen, industriestandaarden, (bouw)voorschriften of werkinstrumenten om archief goed, geordend en toegankelijk te bewaren. Meer info hierover vind je op de pagina Informatie bewaren.
De archieven van de regionale (Vlaamse – Waalse – Brusselse) overheidsinstellingen en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn. Relevante wetgeving voor dit niveau vind je op de pagina Wetgeving. (Voor de subregionale instellingen, zie de pagina’s Lokaal overheidsarchief en Provinciaal overheidsarchief.)