Informatie kan op veel manieren verloren gaan. Met een proactieve bewaarstrategie ben je gewapend tegen dataverlies door toedoen van de mens (opzettelijk of onopzettelijk), de natuur en de tand des tijds.
↓
- Wat is archief?
- Waarom is goed archiefbeheer belangrijk?
- Wat houdt goed archiefbeheer in?
- Wat houdt goed digitaal archiefbeheer in?
- Hoe moet papieren archief verpakt en bewaard worden?
- Vraag of opmerking?
Wat is archief?
Archief is alle informatie die een persoon of instelling bij de uitvoering van zijn opdrachten creëert of ontvangt. Het is dus niet beperkt tot gegevens van een bepaalde leeftijd, in een bepaalde vorm of bewaard op een specifieke gegevensdrager.
Het kan gaan om:
- papieren documenten of digitale bestanden
- tekst, foto’s, filmfragmenten, geluidsopnames, e-mails, websites of andere informatieobjecten
- oude of recente stukken: we spreken over de levenscyclus van archief.
Archief kent een levenscyclus in drie fasen:
- Dynamische fase: de documenten worden nog opgemaakt en aangevuld. Ze bevinden zich daarom op de werkplek, binnen handbereik, of in het digitaal klassement of documentbeheersysteem.
- Semi-dynamische fase: de documenten zijn afgerond, maar worden nog af en toe geraadpleegd voor administratieve of juridische doeleinden. Ze bevinden zich daarom nog in het gebouw of op de server.
- Statische fase: de documenten hebben geen administratief of juridisch belang meer (hun bewaartermijn is verstreken) en worden daarom na selectie, al naargelang van hun bestemming, vernietigd of overgebracht naar het Rijksarchief voor permanente bewaring.
Waarom is goed archiefbeheer belangrijk?
Een goed beheer van de lopende dossiers is uiteraard belangrijk, maar ook het semi-dynamisch en statisch archief van je organisatie moet goed gemanaged worden. Waarom?
Investeren in archiefbeheer rendeert.
De steeds snellere aanwas van informatie, bijvoorbeeld van e-mails, maakt proactief archiefbeheer steeds belangrijker.
Budget vrijmaken voor de nodige expertise en infrastructuur is geen luxe, maar een investering in de rationalisering van de organisatie, de verbetering van haar interne en externe communicatie en de versterking van haar reputatie.
- De informatieve waarde: archiefbeheer maakt integraal deel uit van het kennisbeheer van je organisatie. Met partiële of foute gegevens kan de continuïteit van de dienstverlening niet verzekerd worden, kunnen gebruikers en medewerkers niet correct ingelicht worden en kunnen geen weloverwogen beslissingen genomen worden.
- De democratische waarde: archief is de neerslag van alles wat een overheidsinstelling doet en beslist en is bijgevolg essentieel in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van deze instelling tegenover de maatschappij; archieven dragen bij aan een transparante overheid.
- De juridische waarde: sommige documenten dienen om bepaalde rechten, plichten, afspraken of verworvenheden aan te tonen, en zijn cruciaal als bewijsmateriaal in een rechtszaak.
- De economische waarde: informatie moet betrouwbaar en snel beschikbaar zijn; organisaties die niet snel kunnen beschikken over betrouwbare en authentieke informatie verliezen tijd, geld en geloofwaardigheid.
- De historische waarde: archieven maken deel uit van ons erfgoed en cultureel patrimonium. Onze identiteit en ons collectief geheugen worden gevoed door de resultaten van archiefonderzoek. Archiefonderzoek helpt ons ook om mythes te ontkrachten.
Om deze redenen heeft de wetgever in de Archiefwet overheidsinstellingen verplicht om hun archief in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en het Rijksarchief aangesteld om erop toe te zien dat dit van bij de aanmaak of ontvangst van archief ook zo gebeurt.
Archieven mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van het Rijksarchief. Ze moeten na 30 jaar overgebracht worden naar het Rijksarchief.
Wat houdt goed archiefbeheer in?
Archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. Wat betekent dit?
- Goede staat: de drager en de daarop vastgelegde gegevens moeten in zo worden bewaard dat de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid gewaarborgd zijn, voor de volledige duur van hun levenscyclus.
- Geordende staat: de documenten zijn op een coherente manier ingedeeld en geklasseerd en hebben heldere, uniforme benamingen (meer info op de pagina ordening en naamgeving).
- Toegankelijke staat: de documenten kunnen binnen een redelijke termijn gevonden worden aan de hand van inventarissen, metagegevens en andere hulpmiddelen. Documenten moeten traceerbaar zijn gedurende hun hele levenscyclus.
De bouwstenen van goed archiefbeheer zijn:
- Responsabilisering
- Aanduiden van verantwoordelijken
- Sensibilisen van medewerkers
- Gekwalificeerd personeel en opleiding
- Een gediplomeerd of ervaren archivaris en/of informatiebeheerder
- Opleiding voor alle medewerkers
- Handige werkinstrumenten
- Een selectielijst, uit te werken samen met het Rijksarchief (meer info)
- Een ordeningsplan of mappenstructuur (meer info)
- Een inventaris of een andere toegangen tot het archief, om vlot documenten terug te vinden
- Een bewaarformatentabel voor digitaal archief, voor het plannen van conversies van digitale archiefreeksen naar duurzame bestandsformaten
- Duidelijk omschreven procedures
- Voor de naamgeving, ordening, datering en eventueel nummering van dossiers
- Voor e-mailbeheer
- Voor de regelmatige schoning van je archief
- Voor het maken van back-ups en duurzame bewaarkopieën van digitale archiefreeksen, zoals voorzien in de bewaarformatentabel
- Voor de controle van de leesbaarheid en integriteit van je digitaal archief
- Voor het plannen van vernietigingen
- Voor het plannen van overbrengingen
- Voor de actualisering van je selectielijst
- Om te anticiperen op door mens of natuur veroorzaakte calamiteiten
- Een degelijke infrastructuur
- Geschikte archiefruimtes
- Geschikt verpakkingsmateriaal en stevige kasten
- Geschikte opslagsystemen voor je dynamisch, semi-dynamisch en statisch archief
- Geschikte computers en software voor het uitvoeren van beheersactiviteiten (bijvoorbeeld conversies, verwijderen van duplicaten…)
- Geschikte software voor de beveiliging van je digitaal archief
- Het nodige budget
- Structureel budget voor personeel, opleiding, infrastructuur en onderhoud
- Budget om kort op de bal te kunnen spelen, bijvoorbeeld voor de behandeling van beschimmeld archief
Wat houdt goed digitaal archiefbeheer in?
Bij digitaal archief moet bijzondere aandacht besteed worden aan de leesbaarheid, integriteit en authenticiteit van de gegevens.
ISO 15489.
De ISO 15489 standaard is de belangrijkste norm voor records management, die in 30 pagina’s de basisprincipes definieert en de high-level vereisten beschrijft voor documentbeheer zodat hun betrouwbaarheid als getuigen en bewijs van een activiteit gegarandeerd kan worden.
De standaard werd ontwikkeld voor bedrijven, maar wordt breed toegepast.
De huidige versie dateert van 2016. Deel 1 van de oorspronkelijke versie uit 2001 werd vervangen. Deel 2 werd geschrapt.
- Leesbaarheid:
- Wat? de gegevens zijn opgeslagen op een drager en in een formaat dat gemakkelijk geraadpleegd kan worden, met middelen die vandaag voorhanden zijn.
- Hoe? door software te gebruiken die toelaat om bestanden op te slaan in een duurzaam formaat, een bewaarformatentabel op te stellen en de geplande conversies stipt uit te voeren, aan technology watch te doen en bestanden op tijd te migreren naar nieuwe dragers.
- Authenticiteit:
- Wat? de documenten zijn wat ze beweren te zijn en de gegevens met betrekking tot hun inhoud en afkomst (auteur, datum van aanmaak…) zijn waarachtig.
- Hoe? door beleid en procedures te bepalen voor de aanmaak, captatie en het beheer van records en door de autorisatie en identificatie van de auteurs.
- Integriteit:
- Wat? de documenten zijn volledig en ongewijzigd sinds ze werden opgemaakt of ontvangen (met uitzondering van de bewerkingen die nodig zijn voor hun beheer).
- Hoe? door te bepalen welke toevoegingen of annotaties toegelaten zijn na de aanmaak van het document, onder welke omstandigheden ze toegelaten kunnen worden en door wie ze gemaakt mogen worden en door elke toegestane toevoeging, annotatie of verwijdering duidelijk aan te geven.
Goed digitaal archiefbeheer in tien geboden:
- Bewaar je archief in een geschikte archiefruimte.
- Volg het advies van het CCB voor een cyberveilige digitale omgeving.
- Kies geschikte gegevensdragers.
- Controleer op geregelde tijdstippen de toestand van de dragers en de gegevens.
- Migreer gegevens naar een andere drager voor het te laat is.
- Kies duurzame bestandsformaten en converteer bestanden om hun leesbaarheid te garanderen.
- Blijf op de hoogte van technologische ontwikkelingen, trends en normen in de gemeenschap.
- Capteer voldoende, geschikte en correcte metagegevens.
- Bewaar back-ups op verschillende locaties, die niet blootstaan aan dezelfde gevaren.
- Wees voorbereid op door mens en natuur veroorzaakte rampen.
Kan ik al mijn digitaal archief, actief en passief, in één systeem bewaren?
- Actieve dossiers moeten aangemaakt, aangevuld, bewerkt en vernietigd kunnen worden; men moet er ten allen tijde en snel toegang toe hebben.
- Afgewerkte dossiers mogen niet meer bewerkt of vernietigd worden, moeten leesbaar, integer en authentiek blijven, zodat de documenten als bewijsstukken kunnen blijven dienen; de toegang hoeft echter niet altijd instant te zijn; nearline of offline opslag kunnen in aanmerking komen.
- Statisch archief moet eveneens leesbaar, integer en authentiek blijven en vernietigd of overgebracht kunnen worden; offline opslag is doorgaans voldoende
Om deze reden worden afgehandelde dossiers best niet in hetzelfde systeem bewaard als de lopende dossiers.
Er bestaan documentbeheersystemen die archiveringsfunctionaliteiten aanbieden, maar wees kritisch. De meeste software is toegespitst op het beheren van actieve dossiers OF op het bewaren afgewerkte dossiers.
Hoeveel back-ups moet ik maken en waar moet ik ze bewaren?
Back-ups zijn maar zinvol als ze werkelijk voor risicospreiding zorgen.
Hanteer daarom volgende richtlijnen voor de kopieën :
- Bewaar er minstens twee en verhoog het aantal als de actuele risico’s het vereisen.
- Bewaar ze op afzonderlijke dragers.
- Bewaar ze op verschillende geografische locaties: in veschillende gebouwen en indien mogelijk op meer dan 20 km van elkaar, en op plaatsen zonder eenzelfde risicoprofiel (bv. niet in de bedding van eenzelfde rivier)
- Bewaar ze indien mogelijk op dragers van verschillende types, maar beperk het aantal types tot twee.
- Maak een combinatie van online, nearline en offline opslag.
Vergeet de toestand van je back-upbestanden niet te controleren, zoals je de staat van je hoofdbestanden controleert (meer info).
Je kan het opslaan van back-ups automatiseren. Dit systeem kent twee varianten:
- Synchrone opslag is aangeraden als de organisatie zich niet het minste gegevensverlies kan veroorloven en de aanvaardbare onderbrekingstijd slechts van heel kort duur mag zijn, maar vergt een zeer snel netwerk (= duur en onderhoudsintensief).
- Asynchrone opslag is minder performant, omdat de gegevens slechts op geregelde tijdstippen worden overgeschreven, maar is aanzienlijk goedkoper en eenvoudiger.
Concrete richtlijnen vind je onder andere in de norm ISO 27040.
Aan wie kan ik het digitaal archiefbeheer van mijn instelling uitbesteden?
- Raadpleeg het serviceaanbod van de GCloud voor diverse diensten voor en door de overheid.
De wet voorziet sinds 2016 ook de mogelijkheid om een beroep te doen op een gekwalificeerde elektronische vertrouwensdienst. Het gebruik van een dergelijke dienst zal op termijn verplicht worden voor de bewaring van documenten waarvan een wet of reglement expliciet zegt dat ze bewaard moeten worden, als men voor de elektronische weg kiest.
- Meer info op de pagina elektronische archiveringsdiensten.
Stilstaan is verliezen
De technologische evolutie staat niet stil:
- Gegevensdragers raken in onbruik
- Leestoestellen verliezen aan populariteit en gaan uit productie
- Nieuwe bestandsformaten vervangen oude
- Softwarebedrijven zetten de ondersteuning van oude software stil
- Nieuwe industriestandaarden verspreiden zich
- Patenten verlopen
- …
Daarom is het cruciaal dat je als instelling op de hoogte blijft van technologische ontwikkelingen, trends en normen door een 'technology watcher' aan te duiden.
Volg de evoluties binnen jouw vakgebied, door je te abonneren op nieuwsbrieven, lid te worden van vakgroepen, opleidingen te volgen… Op de website van het Rijksarchief vind je de meest recente domeinoverschrijdende normen en best practices.
Enkel wie voorbereid is, kan de uitdagingen die nieuwe ontwikkelingen vormen, succesvol aangaan.
Hoe moet papieren archief verpakt en bewaard worden?
- Bewaar je dynamisch archief in kasten dichtbij de werkplek en je semi-dynamisch archief in een geschikte archiefruimte die voldoende dichtbij is voor de frequentie waarmee de documenten geraadpleegd worden. Statisch archief kan verder van de werkplek bewaard worden, maar in elk geval ook in geschikte omstandigheden.
- Bewaar dossiers met een lange bewaartermijn of die bestemd zijn voor permanente bewaring in zuurvrije mappen.
- De map moet voldoende lang zijn zodat er aan de voorzijde een dubbele overslag overblijft: op die manier zijn stukken stevig opgeborgen en goed beschermd.
- Dossiers van meer dan 2 cm dik, bind je dicht met een linnen lint (‘keperband’), waarvan de strik langs boven in de doos moet zitten.
- Bewaar de mappen in stevige, zuurvrije dozen, die zo nauw mogelijk aansluiten bij het formaat van het document.
- De dozen blijven zo’n 30 jaar zuurvrij. De zuurtegraad kan gemeten worden met een pH-pen.
- Steek de dozen niet te vol, maar laat ze ook niet te leeg. Er moet nog ongeveer één hand naast de mappen in de doos kunnen. Een doos opvullen kan met proppen zuurvrij papier.
- De dozen moeten zeker niet luchtvrij gemaakt worden. Luchtcirculatie in een doos helpt net om de zure uitstoot van de documenten te laten ontsnappen.
- Berg de archiefdozen op in stevige, metalen rekken of kasten.
→ Besteed extra aandacht aan de verpakking van archieven die bestemd zijn voor overbrenging naar het Rijksarchief voor permanente bewaring.
Zuurvrije omslagen en dozen kunnen aan voordelige prijzen aangekocht worden bij het Rijksarchief of via de e-catalogue van de Federale Opdrachtencentrale (FOR).
Vraag of opmerking?
Contacteer ons:
