Lokale overheden staan dicht bij de bevolking. Hun archieven vormen dan ook een essentieel deel van het geheugen van de maatschappij, dat beschermd moet worden.
- Moeten lokale overheden hun archief overbrengen naar het Rijksarchief?
- Over welke entiteiten gaat het?
- Welke regelgeving is van toepassing?
- Vraag of opmerking?
Moeten lokale overheden hun archief overbrengen naar het Rijksarchief?
De meeste lokale overheden kunnen kiezen voor overbrenging of eigen bewaring van hun statisch archief. Het Rijksarchief ondersteunt hen in beide keuzes.
Voor de vernietiging van lokale archieven is altijd de goedkeuring nodig van het Rijksarchief (tenzij, in Vlaanderen, er voor de reeks een door de selectiecommissie Gemeenten goedgekeurde en gepubliceerde selectieregel bestaat).
Over welke entiteiten gaat het?
- De gemeenten
- De districten
- De intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (intercommunales)
- De openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW’s)
- De politiezones
- De hulpverleningszones (brandweer)
- De polders en wateringen
- De besturen van de erkende kerk – of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten
Welke regelgeving is van toepassing?
In Vlaanderen
De archieven van Vlaamse gemeenten en andere lokale entiteiten vallen zowel onder de federale Archiefwet als onder het Vlaams Bestuursdecreet.
Het Grondwettelijk Hof en de Raad van State hebben in verschillende arresten meer duidelijkheid verschaft omtrent de bevoegdheidsverdeling. Deze arresten zijn echter moeilijk leesbaar zonder juridische achtergrond. Het Rijksarchief en de Coördinerende archiefdienst van de Vlaamse Overheid werkten daarom samen een tabel uit, waarin voor elk bestuursniveau en voor elk aspect van het archiefbeheer verduidelijkt wordt of de federale dan wel de regionale regelgeving van toepassing is.
Sinds 2021 werken het Rijksarchief en de Vlaamse overheid in de selectiecommissie gemeenten aan een geïntegreerd waarderings- en selectiebeleid voor lokale overheidsarchieven:
- Gemeenten kunnen selectieregels indienen bij de selectiecommissie. Wanneer een gemeente beschikt over een goedgekeurde (gepubliceerde) serie in het Serieregister, moet voor deze archieven geen toestemming tot vernietiging meer gevraagd worden aan het Rijksarchief. (Zie ook de pagina Informatie vernietigen op de website van de Vlaamse Overheid.)
- Tot 1 januari 2024 geldt een overgangsregime. Gemeenten kunnen tot dan de door het Rijksarchief goedgekeurde VVBAD-selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven gebruiken. Indien een overheidsinstantie gebruikmaakt van deze selectielijst om individuele archiefdocumenten te vernietigen, moet men wel toestemming tot vernietiging vragen aan het bevoegde Rijksarchief (contactgegevens). Vanaf 2024 zal dit enkel nog in uitzonderlijke gevallen mogelijk zijn: meer info.
In Wallonië
De archieven van Waalse gemeenten en andere lokale entiteiten vallen onder de federale Archiefwet.
Ze kunnen gebruik maken van:
- De brochure Les archives communales en Wallonie. Conseils et recommandations voor informatie over alle aspecten van het archiefbeheer (analoog en digitaal): van de bewaring, over de selectie tot de overbrenging naar het Rijksarchief of vernietiging.
- De selectielijst Archives produites par les communes wallonnes (voor gemeenten) of de selectielijst Archives produites par les Centres publics d’Action sociale en Région wallonne (voor OCMW’s), eveneens toegelicht in bovenstaande brochure.
- De hulp van een rijksarchivaris in het kader van het project Lokaal archief Wallonië.
De lokale entiteiten bezorgen hun vernietigingsaanvragen aan het Rijksarchief in de provincie waarin ze gelegen zijn (contactgegevens).
In Brussel
De archieven van de Brusselse gemeenten en andere lokale entiteiten vallen onder de federale Archiefwet.
De door het Rijksarchief gevalideerde selectielijsten van de Stad Brussel kunnen op de website van de stad geconsulteerd worden. Deze selectielijsten dienen ook voor de andere Brusselse gemeenten.
Aanvragen tot vernietiging bezorg je aan het Rijksarchief Brussel.
