Niet alle documenten die een instelling produceert, moeten eeuwig bewaard worden. Op tijd en stond bepaalde zaken vernietigen is essentieel om een bruikbaar en beheersbaar geheel over te houden.
- Waarom moet je regelmatig informatie vernietigen?
- Hoe vraag je toestemming aan het Rijksarchief om documenten of gegevens te mogen vernietigen?
- Mag ik mijn gedigitaliseerde papieren documenten vernietigen?
- Hoe moet een vernietiging concreet worden uitgevoerd?
- Vraag of opmerking?
Waarom is het goed om regelmatig informatie te vernietigen?
Door informatie die geen nut meer heeft te vernietigen, bewaar je het overzicht, spaar je opslagkosten uit en maak je ruimte vrij in je archiefruimten en op je informatiedragers. Het heeft dus geen zin er langer mee te wachten dan nodig.
Archief zonder autorisatie vernietigen is een misdrijf.
Het Strafwetboek voorziet sancties voor ambtenaren die opzettelijk (art. 241) of uit nalatigheid (art. 242) documenten vernietigen of verliezen.
Dit mag je verwijderen zonder toestemming van het Rijksarchief:
- Kladversies
- Documentatie die niet noodzakelijk is voor een dossier
- Duplicaten (opgelet: een bestand in een ander bestandsformaat is niet zo maar een duplicaat)
We spreken in dit verband niet van vernietigen, maar van schonen.
Schonen doe je best regelmatig.
Cleaning day.
Voorkomen is beter dan genezen, maar een zekere mate van wanorde sluipt snel binnen in je (digitaal) klassement. Daarom kan het helpen om jaarlijks een dag te spenderen aan:
- Het schonen van je archief
- Het stroomlijnen van map- en bestandsnamen
- Het (her)klasseren van verdwaalde documenten.
Je informatiebeheerder kan een deel van dit werk op zich nemen als hij/zij daarvoor de tools en voorkennis heeft, maar ook de rest van de dienst of organisatie kan betrokken worden.
Hoe vraag je toestemming aan het Rijksarchief om documenten of gegevens te mogen vernietigen?
Instellingen die volgens de Archiefwet onder toezicht staan van het Rijksarchief moeten toestemming vragen aan het Rijksarchief om archief te vernietigen, zowel als ze over een selectielijst beschikken als wanneer ze er geen hebben. (Hoe wordt een selectielijst opgesteld?)
Toestemming vragen op basis van een selectielijst
- Ga na welke reeksen volgens de selectielijst bestemd zijn voor vernietiging en voor welke dossiers of gegevens binnen deze reeksen de bewaartermijn verstreken is.
- Vul deze informatie in op dit aanvraagformulier en bezorg het aan de dienst Toezicht en advies (voor centrale diensten) of je bevoegde Rijksarchief (voor buitendiensten van de federale overheid, lokale instellingen, hoven en rechtbanken). Doe dit minstens 30 dagen voor de geplande vernietiging.
- Het Rijksarchief verifieert of de reeksen op je aanvraagformulier effectief bestemd zijn voor vernietiging en de bewaartermijnen voorbij zijn.
- Het Rijksarchief bezorgt je per e-mail of met de post een machtiging.
Toestemming vragen zonder selectielijst
- Ga na welke (delen van) reeksen in je archief geen administratief nut meer hebben voor je instelling.
- Contacteer het Rijksarchief om te weten of deze reeks(en) na hun bewaartermijn vernietigd of overgebracht moeten worden.
- Vul dit aanvraagformulier in en bezorg het aan de dienst Toezicht en advies (voor centrale diensten) of je bevoegde Rijksarchief (voor buitendiensten van de federale overheid, lokale instellingen, hoven en rechtbanken). Doe dit minstens 60 dagen voor de geplande vernietiging.
- Het Rijksarchief verifieert of de reeksen op je aanvraagformulier effectief vernietigd mogen worden en de bewaartermijnen voorbij zijn.
- Het Rijksarchief bezorgt je per e-mail of met de post een machtiging.
Mag ik mijn gedigitaliseerde papieren documenten vernietigen?
Zie Op welke voorwaarden mogen documenten vervangen worden door scans?.
Hoe moet een vernietiging concreet worden uitgevoerd?
Het is belangrijk dat de documenten worden vernietigd op een dusdanige manier dat ze niet meer opnieuw kunnen worden gereconstrueerd, zeker wanneer ze persoonsgevoelige of geclassificeerde gegevens bevatten.
Bij papieren archief betekent dit dat de documenten moeten worden versnipperd, met de hand of met een versnipperaar. Daarna moeten de snippers veilig worden afgevoerd (niet via de reguliere papierophaling). Ongeautoriseerde derden mogen op geen enkel moment toegang hebben tot de informatie.
Bij digitaal archief is het complexer. De delete-knop is meestal onvoldoende om gegevens onherroepelijk te vernietigen:
- Elektromagnetische dragers zonder aangesloten voeding moeten gedemagnetiseerd en veilig afgevoerd worden
- Optische en solid-state dragers zonder aangesloten voeding moeten verbrijzeld en/of doorboord en veilig afgevoerd worden
- Gegevens op harde schijven in computers moeten met betrouwbare software verwijderd worden (te bespreken met je ICT-dienst) of fysiek vernietigd en veilig afgevoerd worden als dat niet mogelijk is of het gevoelige gegevens betreft
- Indien de gegevens op degelijk beveiligde servers staan, kan een verwijdering met de delete-knop wel onherroepelijk zijn. Dit is te bespreken met je ICT-dienst.
Meer informatie over digitale gegevensdragers.
Vergeet ook je back-ups en metagegevens niet te vernietigen! Als je clouddiensten gebruikt, maak dan in het contract duidelijke afspraken over vernietiging.
Het kan handig zijn om een firma voor datavernietiging in te schakelen. Deze levert na vernietiging een attest af, dat je bewaart als bewijs van de vernietiging. Je moet het niet aan het Rijksarchief bezorgen.
