Nicht alle Unterlagen, die in einer Organisation angelegt werden, können für alle Zeiten aufbewahrt werden. Einiges zur rechten Zeit zu vernichten ist unerlässlich, um ein kohärentes und brauchbares Ganzes zu bewahren.

• Warum ist es sinnvoll, Informationen regelmäßig zu vernichten?
• Wie muss eine Anfrage zur Vernichtung von Dokumenten oder Dateien an das Staatsarchiv gestellt werden?
  • Genehmigung beantragen auf der Grundlage einer Aussonderungsliste
  • Genehmigung beantragen ohne Aussonderungsliste
• Dürfen digitalisierte Papierunterlagen vernichtet werden?
• Wie wird die Vernichtung des Schriftguts durchgeführt?
• Fragen oder Anmerkung?

Warum ist es sinnvoll, Informationen regelmäßig zu vernichten?

Indem regelmäßig Informationen vernichtet werden, die keinen Nutzen mehr haben, behält man den Überblick, spart Aufbewahrungskosten und macht Platz frei in den Archivräumen und auf den Datenträgern. Es macht also keinen Sinn, damit länger zu warten als nötig.

Folgendes darf ohne Genehmigung des Staatsarchivs vernichtet werden:

• Entwürfe
• nicht für eine Akte erforderliche Dokumentation
• Duplikate (Achtung: Die gleiche Datei in einem anderen Dateiformat ist nicht unbedingt ein Duplikat)

In diesem Fall spricht man nicht von vernichten, sondern on ausdünnen oder bereinigen.

Der Dateienbestand sollte regelmäßig bereinigt werden.

Wie muss eine Anfrage zur Vernichtung von Dokumenten oder Dateien an das Staatsarchiv gestellt werden?

Alle Einrichtungen, die laut Archivgesetz unter der Aufsicht des Staatsarchivs stehen, müssen beim Staatsarchiv eine Genehmigung einholen, um Archivalien vernichten zu dürfen, und dies unabhängig davon, ob für die Einrichtung eine Aussonderungsliste besteht oder nicht. (Wie werden Aussonderungslisten erstellt?)

Genehmigung beantragen auf der Grundlage einer Aussonderungsliste:

1. Zunächst überprüfen, welche Aktenreihen laut Aussonderungsliste vernichtet werden sollen und bei welchen Akten oder Dateien in diesen Aktenreihen die Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.
2. Mit diesen Angaben das Antragsformular ausfüllen und an den Dienst Archivaufsicht und Gutachten (für die Zentraldienste der Behörden) oder an die zuständige Dienststelle des Staatsarchivs (für die Außendienste der föderalen Behörden, lokale Einrichtungen, Gerichtshöfe und Gerichte) senden. Dies muss mindestens 30 Tage vor der geplanten Vernichtung geschehen.
3. Das Staatsarchiv prüft, ob die Aktenreihen auf dem Antragsformular tatsächlich vernichtet werden sollen und die jeweiligen Aufbewahrungsfristen in der Tat verstrichen sind.
4. Falls alles in Ordnung ist, sendet das Staatsarchiv eine Genehmigung zur Vernichtung von Archivalien per E-Mail oder Post.

Genehmigung beantragen ohne Aussonderungsliste:

1. Innerhalb der Organisation prüfen, welche Aktenreihen (oder Teile davon) in der Registratur keinen administrativen Nutzen mehr haben.
2. Das Staatsarchiv kontaktieren, um in Erfahrung zu bringen, ob diese Reihen nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist vernichtet oder aufbewahrt werden müssen.
3. Das Antragsformular ausfüllen und an den Dienst Archivaufsicht und Gutachten (für die Zentraldienste der Behörden) oder an die zuständige Dienststelle des Staatsarchivs (für die Außendienste der föderalen Behörden, lokale Einrichtungen, Gerichtshöfe und Gerichte) senden. Dies muss mindestens 60 Tage vor der geplanten Vernichtung geschehen.
4. Das Staatsarchiv prüft, ob die Aktenreihen auf dem Antragsformular tatsächlich vernichtet werden dürfen und die Aufbewahrungsfristen in der Tat verstrichen sind.
5. Falls alles in Ordnung ist, sendet das Staatsarchiv eine Genehmigung zur Vernichtung von Archivalien per E-Mail oder Post.

Dürfen digitalisierte Papierunterlagen vernichtet werden?

Siehe Unter welchen Bedingungen können Dokumente durch Digitalisate ersetzt werden?

Wie wird die Vernichtung des Schriftguts durchgeführt?

HEs ist wichtig, dass die Dokumente so vernichtet werden, dass sie nicht mehr wiederhergestellt werden können, insbesondere, wenn es sich um personenbezogene Daten oder Verschlusssachen handelt.

Für Archivalien auf Papier bedeutet dies, dass sie zerschnitten werden müssen, entweder von Hand oder mit einem Aktenvernichter. Anschließend müssen die Schnipsel fachgerecht entsorgt werden (nicht über den normalen Papiermüll). Nicht autorisierte Dritte dürfen zu keinem Moment Zugriff auf die Informationen haben.

Bei digitalen Archivalien ist der Vorgang komplexer. Es reicht meist nicht aus, die Daten zu löschen, um sie unwiderruflich zu vernichten:

• Elektromagnetische Datenträger ohne angeschlossene Stromzufuhr müssen entmagnetisiert und fachgerecht entsorgt werden.
• Optische Datenträger und Festplatten (SSD) ohne angeschlossene Stromzufuhr müssen zertrümmert und/oder durchbohrt und anschließend sicher und fachgerecht entsorgt werden.
• Daten auf Festplatten in Computern müssen mit einer verlässlichen Software gelöscht werden (mit dem ICT-Dienst zu besprechen) oder materiell vernichtet und anschließend sicher und fachgerecht entsorgt werden, falls eine Löschung nicht möglich ist oder es sich um vertrauliche Daten handelt.
• Falls die Daten auf gut gesicherten Servern gespeichert sind, kann eine Löschung unter Umständen wohl unwiderruflich sein (mit dem ICT-Dienst zu besprechen).

Weitere Informationen über digitale Datenträger.

Nicht vergessen : Auch die Sicherheitskopien und Metadaten müssen vernichtet werden! Falls Cloud-Dienste in Anspruch genommen werden, müssen in den Verträgen klare Vereinbarungen in Bezug auf die Vernichtung der Daten getroffen werden.

Es kann gegebenenfalls nützlich sein, eine auf Datenvernichtung spezialisierte Firma zu beauftragen. Diese liefert nach erfolgter Vernichtung eine Bescheinigung, die als Beweis für die Datenvernichtung von der Organisation aufbewahrt wird. (Diese muss nicht an das Staatsarchiv gesendet werden.)

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