Auch Archive haben einen ökologischen Fußabdruck. Heutzutage bedeutet gutes Archivieren auch, weniger Lager-/Speicherplatz, Energie und Material zu verwenden.

• Was sagen die Zahlen?
• Wie können die Auswirkungen von digitalen Archiven auf die Umwelt und das Klima begrenzt werden?

Was sagen die Zahlen?

• Eine Datei von 1 Megabyte produziert über eine Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren 40 Gramm CO₂ (Quelle: Archimag). Bei Behörden, die bis zu mehreren Terabyte an Daten aufbewahren, kommt also einiges zusammen.
• Das Staatsarchiv bewahrt rund 400 Terabyte an digitalisierten Quellen, was 16 000 Tonnen CO₂ entspricht, oder 11 765 Hin- und Rückflüge von Brüssel nach New York während 10 Jahren (Quelle: GreenSeat).

Wie können die Auswirkungen von digitalen Archiven auf die Umwelt und das Klima begrenzt werden?

1. Schriftgut, das nicht an das Staatsarchiv überführt werden muss, sollte nach dem Verstreichen der Aufbewahrungsfrist so schnell wie möglich vernichtet werden.
2. Zwischenarchive und statische Archive sollten vom Registraturgut abgesondert und vorzugsweise nearline oder offline gespeichert werden. Schneller Zugriff auf Registraturdaten kostet nämlich Geld und Energie!
3. In regelmäßigen Abständen Duplikate, Entwürfe und überflüssige Dokumentation aussondern. (Dies kann mit Unterstützung von Software geschehen, eine manuelle Kontrolle bleibt jedoch unerlässlich; die Kollegen sollten rechtzeitig hierfür sensibilisiert werden.)
4. Gemeinsame Netzlaufwerke oder ein  gemeinsames Dokumentenverwaltungsystem verwenden, um übermäßige doppelte Speicherung zu vermeiden. Jeden Einzelnen auf seinem lokalen Laufwerk arbeiten zu lassen ist in der Tat nicht mehr zeitgemäß. Für die Schriftgutverwaltung (Records Management) eine Ordnerstruktur vereinbaren, in der den verschiedenen Dateien jeweils ein bestimmter Speicherort zugewiesen ist.
5. So oft wie möglich langlebige Dateiformate verwenden, um zu vermeiden, dass viele zusätzliche Aufbewahrungskopien angelegt werden müssen.
6. Multimedia-Dateien nicht in einem unnötig speicherintensiven Format aufbewahren. (Beispeil: Steht die Pixelanzahl in angemessenem Verhältnis zum Zweck, für den das Foto aufgenommen wurde?)
7. Archivalien nur dann digitalisieren, wenn dies einen deutlichen Mehrwert bringt. Bei Digitalisierungsprojekten sowohl carbon cost als auch data cost der digitalen Speicherung im Kostenplan einpreisen.
8. Mit anderen Diensten oder Organisationen nach gemeinsamen Lösungen für digitale Speicherung suchen.
9. Keine veralteten Systeme im Hintergrund laufen lassen, etwa weil man nicht weiss, wie es abgeschaltet wird.
10. Energie aus erneuerbaren Quellen verwenden und Dienstleister wählen, die dies ebenfalls tun.