Alles für alle Zeiten aufzubewahren ist unmöglich. Deshalb führt das Staatsarchiv eine Bewertung des Schriftguts der öffentlichen Hand durch, um zu bestimmen, welche Dokumente für die Zukunft aufbewahrt werden sollen und was ausgesondert werden kann.

• Was ist Schriftgutbewertung
• Was beinhaltet eine Aussonderungsliste?
• Was enthält eine Aussonderungsliste nicht?
• Kann Schriftgut auf eigene Initiative bewertet werden?
• Wie kann die eigene Behörde oder der eigene Dienst eine Aussonderungsliste bekommen?
• Wie oft muss eine Aussonderungsliste aktualisiert werden?
• Fragen oder Anmerkung?

Was ist Schriftgutbewertung?

Bei der Bewertung wird bestimmt, welche Archivreihen für eine dauerhafte Aufbewahrung an das Staatsarchiv überführt werden müssen und welche Unterlagen mit Genehmigung des Staatsarchivs vernichtet werden dürfen, wenn sie für die Verwaltung nicht mehr von Nutzen sind

Neben aufbewahren und vernichten gibt es noch die Option bewerten und aufbewahren, wobei nur das archivwürdige Schriftgut bzw. ein Teil davon aufbewahrt wird, zum Beispiel:

• eine Stichprobe der Schriftgutreihe (z.B. nur Akten aus einer bestimmten Epoche oder nur jede zehnte Akte)
• nur bestimmte Arten von Dokumenten aus einer Schriftgutreihe (z.B. nur ein Blanko-Fragebogen und die Ergebnisse, aber nicht die ausgefüllten Fragebögen)
• Unterlagen mit bestimmten Eigenschaften (z.B. eine Tagesordnung, die nur aufbewahrt wird, falls die Tagesordnungspunkte nicht in den Protokollen festgehalten sind)

Im Durchschnitt werden rund 10 Prozent des gesamten von einer Behörde angelegten Schriftguts aufbewahrt.

Für eine fachgerechte und effiziente Bewertung des Schriftguts erstellt das Staatsarchiv entsprechende Aussonderungslisten (auch: Schriftgutbewertungsverzeichnisse). Die für die jeweiligen Einrichtungen zu verwendenden Aussonderungslisten sind hier zu finden.

Was beinhaltet eine Aussonderungsliste?

Für jede Schriftgutreihe enthält die Aussonderungsliste:

• die Bezeichnung der Aktenreihe + eventuelle Informationen über die gesetzliche Grundlage, die Zusammensetzung der Akten, die Laufzeit etc.
• die laufende administrative Nutzung + eventuelle Fristspezifikation + Begründung
• die gesetzliche Aufbewahrungsfrist + eventuelle Fristspezifikation + gesetzliche Grundlage
• die laufende administrative Nutzung und/oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist (falls zutreffend) + eventuelle Fristspezifikation + Begründung oder gesetzliche Grundlage
• die Endbestimmung + eventuelle Bewertungsregeln
• ein Kode, damit keine Verwirrung darüber entstehen kann, um welche Aktenreihe es sich handelt, beispielsweise wenn ein Antrag zur Vernichtung von Archivalien gestellt wird.

Aussonderungslisten sind ein Grundinstrument für eine fachgerechte Dokumenten- und Informationsverwaltung. Sie ermöglichen es, dass Schriftgut in regelmäßigen Abständen nach einer Bewertung vernichtet oder an das Staatsarchiv überführt werden kann, wodurch vermieden wird, dass wichtige Schriftstücke in der Masse der Unterlagen verloren gehen.

Was enthält eine Aussonderungsliste nicht?

Die Form, in der die Informationen aufbewahrt werden, bzw. der Datenträger, auf dem sie gespeichert sind, sind im Prinzip nicht ausschlaggebend für die endgültige Bestimmung und werden folglich nicht systematisch in der Aussonderungsliste vermerkt.

Bei Aktenreihen, die am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist sowohl auf Papier als auch in digitalem Format bestehen, entscheidet das Staatsarchiv von Fall zu Fall, welche Version überführt werden soll.

Kann Schriftgut auf eigene Initiative bewertet werden?

Die Bewertung des Schriftguts liegt größtenteils in der Hand der jeweiligen Behörde. Nur bei der Festlegung und Umsetzung der endgültigen Bestimmung ist das Staatsarchiv beteiligt.

Falls die Behörde über eine Aussonderungsliste verfügt:

1. In regelmäßigen Abständen (z.B. jährlich) muss überprüft werden, bei welchen Akten und Dateien der administrative Nutzen und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind. (Wenn die Aufbewahrungsfristen in den Metadaten gespeichert sind, kann dieser Vorgang bei digitalem Schriftgut teilweise automatisiert werden.)
2. Die Aussonderungsliste muss auch konsultiert werden, um festzustellen, welcher endgültigen Bestimmung die Dokumente zugeführt werden müssen, also ob sie vernichtet oder an das Staatsarchiv überführt werden. (Wenn die endgültige Bestimmung in den Metadaten gespeichert wird, kann dieser Vorgang bei digitalem Schriftgut ebenfalls teilweise automatisiert werden)
3. Die Behörde erstellt eine Liste der Unterlagen aus Punkt 1, die vernichtet werden sollen, und legt sie dem Staatsarchiv zur Genehmigung vor.
4. Die Unterlagen aus Punkt 1, die zu Verwaltungszwecken oder wegen ihrer juristischen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden sollen, können in das Zwischenarchiv der Behörde überführt werden.
5. Sobald eine ausreichend große Menge an Archivgut bereit für die Überführung an das Staatsarchiv ist (in der Regel nach 30 Jahren oder früher, falls dies mit dem Staatsarchiv vereinbart wurde), wird ein Abgabeverzeichnis erstellt und das Staatsarchiv für die Planung der Überführung kontaktiert. Weitere Informationen auf der Seite Informationen überführen.

Falls die Behörde nicht über eine Aussonderungsliste verfügt:

1. In regelmäßigen Abständen überprüfen, welche Akten und Dateien keinen administrativen Nutzen mehr für die Behörde haben und welche keinen rechtlichen Wert mehr haben.
2. Das Staatsarchiv kontaktieren, um zu wissen, welches Schriftgut vernichtet werden darf und welches überführt werden muss. Um in Zukunft wiederholte Einzelfallentscheidungen zu vermeiden, wird das Staatsarchiv gegebenenfalls vorschlagen, eine Aussonderungsliste zu erstellen.

Durch regelmäßiges Vernichten und Überführen von Schriftgut kann Zeit und Raum gespart werden und der Informationsfluss in gute Bahnen gelenkt werden.

Wie kann die eigene Behörde oder der eigene Dienst eine Aussonderungsliste bekommen

Eine Aussonderungsliste kann von einem Archivar des Staatsarchivs oder von der Behörde bzw. Behörde selbst erstellt werden. Die Beteiligung der betroffenen Behörde ist jedenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie einen guten Überblick darüber hat, welche Unterlagen in ihrer Verwaltung erstellt oder archiviert werden.

Wie folgt vorgehen:

1. Das Staatsarchiv muss darüber informiert werden, dass eine Aussonderungsliste erstellt oder in Auftrag gegeben werden soll. Oft geht der Bedarf an einer Aussonderungsliste aus einer speziellen Frage oder einer Anfrage zur Vernichtung oder Überführung von Schriftgut hervor; pro-aktives Handeln ohne besonderen Anlass ist aber auch möglich.
2. Die Vorlage einer Aussonderungsliste für die föderalen Behörden (Excel: FR/NL - pdf: FR/NL) herunterladen und die Anleitung (FR/NL) aufmerksam lesen.
3. Sich bei Kollegen über ihre Archive erkundigen:

• Mit den Beamten der unterschiedlichen Abteilungen einer Behörde (Dienste des Vorsitzenden, Personal & Behörde, Haushalts- Verwaltungskontrolle etc.) absprechen, welche Aktenreihen aus der Vorlage der Aussonderungsliste übernommen werden sollen.
  • Aus der Vorlage werden dann diejenigen Aktenreihen gestrichen, die in der Behörde nicht vorkommen.
  • Bei den übrigen Reihen können gegebenenfalls die Beschreibungen angepasst werden, sodass sie die tatsächliche Schriftgutbildung widerspiegeln.
• Auf der Grundlage von Gesprächen mit den Beamten der unterschiedlichen hierarchischen Ebenen einer Behörde (u.a. die Generaldirektionen) und einer Sichtung ihres Schriftguts (sowohl auf Papier als auch digitales) wird eine Übersicht der Schriftgutreihen erstellt, die sie bei der Durchführung ihrer verschiedenen Aufgaben anlegen oder empfangen.
  • Die Vorlage der Aussonderungsliste wird daraufhin durch diejenigen Reihen (Akten und Datenbanken) ergänzt, die aus den spezifischen Funktionen der Behörde hervorgehen.
  • Die gegebenenfalls vorhandenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Aktenreihen erfragen oder heraussuchen.
  • Mit dem zuständigen Beamten wird abgesprochen, welcher administrative Nutzen je Aktenreihe besteht und dementsprechend werden Aufbewahrungsfristen festgelegt. Falls sich aus der Praxiserfahrung keine Fristen ableiten lassen, kann das Staatsarchiv Hilfestellung bei der Festlegung der Fristen leisten.
• Die Vorlage für die Aussonderungsliste muss nach den Vorgaben der Anleitung ordnungsgemäß ausgefüllt werden und bei eventuellen Fragen steht das Staatsarchiv gerne zur Verfügung! Das Staatsarchiv kann auch einen Archivaren entsenden, um die Gespräche mit den Beamten vor Ort zu führen und eine Aussonderungsliste zu erstellen, wobei für die Behörden mit Wartezeiten zu rechnen ist.

4. Den Entwurf der Aussonderungsliste an das Staatsarchiv senden Der Entwurf wird gründlich geprüft und eventuelle Fragen werden angesprochen, gegebenenfalls in einem Gespräch. Das Staatsarchiv legt für die nicht standardmäßigen Aktenreihen eine endgültige Bestimmung fest auf der Grundlage einer Bewertung des dauerhaften, historischen Werts. Zuletzt wird die Aussonderungsliste vom Generalarchivar genehmigt.
5. Diese endgültige Fassung der Aussonderungsliste muss dann dem Generaldirektor des jeweiligen Dienstes der Behörde ebenfalls zur Genehmigung vorgelegt werden. Genehmigungen werden vorzugsweise auf elektronischem Wege (als PDF-Datei mit einer digitalen Unterschrift, die per E-Mail versendet wird) erteilt.

Wie oft muss eine Aussonderungsliste aktualisiert werden?

Aussonderungslisten müssen alle fünf Jahre aktualisiert werden durch die betroffene Behörde und auf ihre eigene Initiative hin, wie festgelegt im KE Archivaufsicht.

Das Staatsarchiv arbeitet seit einiger Zeit mit einer neuen Vorlage einer Aussonderungsliste in Tabellenform. Für alle Beteiligten ist es praktisch, wenn bei der Erneuerung einer Aussonderungslist die neue Vorlage benutzt wird.

Wie folgt vorgehen:

1. Die Aussonderungslisten der verschiedenen Dienste der Behörde öffnen (hier zu finden).
2. Die neue Vorlage einer Aussonderungsliste für die föderalen Behörden (Excel: FR/NL - pdf: FR/NL) herunterladen und die Anleitung (FR/NL) aufmerksam lesen.
3. Sich bei Kollegen über ihre Archive erkundigen:

• Zusammen mit den Beamten der unterschiedlichen Abteilungen einer Behörde (Dienste des Vorsitzenden, Personal & Behörde, Haushalts- Verwaltungskontrolle etc.) prüfen, ob seit dem Erstellen der aktuellen Aussonderungsliste Aktenreihen hinzugekommen sind oder nicht mehr geführt werden.
  • Anhand dieser aktuellen Aussonderungsliste und der Rückmeldungen werden in der neuen Vorlage die Aktenreihen gestrichen, die in der Behörde nicht vorkommen.
• Zusammen mit den Beamten der unterschiedlichen hierarchischen Ebenen einer Behörde (u.a. Generaldirektionen) prüfen, ob seit dem Erstellen der aktuellen Aussonderungsliste bestimmte Reihen (Akten oder Datenbanken) hinzugekommen sind oder nicht mehr geführt werden.
  • Die Vorlage wird daraufhin anhand der aktuellen Aussonderungsliste und der Rückmeldungen durch die Aktenreihen ergänzt, die aus den spezifischen Funktionen der Behörde hervorgehen.
  • Sich erkundigen, ob die aktuellen Beschreibungen ausreichend deutlich sind.
  • Sich erkundigen, ob Aktenreihen auf Papier durch digitale ersetzt wurden; dann kann diese Informationen in die Spalte „Beschreibung / Zusatzinformationen“ hinzugefügt werden.
  • Sich erkundigen, ob die gehandhabten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch aktuell sind (keine Gesetzesänderungen) und ob die Frist für die laufende administrative Nutzung angemessen ist.
  • Sich hinsichtlich neuer Aktenreichen erkundigen, ob es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt und welche Frist für die laufende administrative Nutzung angemessen ist. Falls sich aus der Praxiserfahrung keine Fristen ableiten lassen, kann das Staatsarchiv Hilfestellung bei der Festlegung der Fristen leisten.
• Die Vorlage für die Aussonderungsliste muss nach den Vorgaben der Anleitung ordnungsgemäß ausgefüllt werden und bei eventuellen Fragen steht das Staatsarchiv gerne zur Verfügung!

4. Die aktualisierte Aussonderungsliste genehmigen lassen durch den Dienst Archivaufsicht (E-Mail), falls sie die Zentraldienste betrifft, oder durch das zuständige Staatsarchiv (Staatsarchive in den Provinzen), falls sich die Aussonderungsliste auf Außendienste von föderalen Behörden, lokalen Behörden, Gerichte und Gerichtshöfe. Ohne Genehmigung des Staatsarchivs ist die neue Aussonderungsliste ungültig.

Fragen oder Anmerkung?

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