Archivräume und Archivdepots müssen bestimmte Vorschriften erfüllen, um Gefahren bestmöglich zu begrenzen.
Welche Anforderungen müssen Archivräume und Archivstandorte erfüllen?
- In Archivräumen werden semi-dynamische Archivalien aufbewahrt (Zwischenarchiv), von denen ein Teil langfristig für eine Überführung an das Staatsarchiv bestimmt ist.
Die Mindestanforderungen für Archivräume (sowie für Serverräume und Rechenzentren) sind in einem Ministeriellen Erlass festgelegt. In der nachstehenden Übersicht sind die idealen Aufbewahrungsbedingungen aufgeführt, die sich aus den Bestimmungen des Erlasses und aus zusätzlichen Vorgaben ergeben.
- In einem Archivdepot werden statische Archive aufbewahrt, die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmt sind.
Die Anforderungen für diese Art von besonderen Archivräumen sind strenger, sie gelten aber nur für das Staatsarchiv und andere Einrichtungen, die große Mengen an statischen Archiven aufbewahren. Diese zusätzlichen Anforderungen für Archivdepots (nicht per Erlass festgelegt) sind ebenfalls nachstehend aufgeführt und thematisch geordnet.
Die nachfolgenden Vorschriften für Archivräume gelten für alle Arten von Trägermedien, also sowohl analoge als auch digitale Archivalien, wenn nicht anders angegeben.
Allgemeines
- Die Räume sind so geplant, gebaut und eingerichtet, dass das Risiko einer Beschädigung der Archivalien durch äußere Faktoren wie Witterungsverhältnisse, Erdbeben, Überschwemmungen, Feuer, Explosionen, elektromagnetische Felder, Verschmutzung, Nagetiere und Insekten so niedrig wie möglich gehalten wird.
- Oft ist die Bereitstellung eines bestehenden Gebäudes oder eines Baugrundstücks von ausschlaggebender Bedeutung. Jedoch muss jedes Projekt vorab sorgfältig begutachtet werden und die Projektleiter müssen falls nötig auf eventuelle Gefahren oder Nachteile hingewiesen werden, die ein bestimmter Standort gegebenenfalls mit sich bringen kann.
Lage des Gebäudes
| Umgebung | Das Gebäude darf sich nicht in einem Risikogebiet befinden mit besonders hoher Brand- oder Überschwemmungsgefahr, extremer Luftverschmutzung oder Risiken von Industrieunfällen. |
| Bodenbeschaffenheit | Ein solider Boden ist notwendig, um teilweise tonnenschwere Archivbestände tragen zu können. |
| Zugänglichkeit |
Das Gebäude muss für Lastkraftwagen zugänglich sein für die Anlieferung und den Abtransport von Archivgut. Archivdepots müssen außerdem gut zugänglich sein für die Öffentlichkeit.
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Tipp: Auf der Website www.seveso.be kann überprüft werden, ob der Archivstandort sich in unmittelbarer Nähe eines Betriebs befindet, der in der Verarbeitung, Herstellung, Verwendung oder Lagerung von gefährlichen Stoffen tätig ist.
Ansiedlung der Archivräume
| Erforderliche Räumlichkeiten |
Für jede Art Information und Datenträger müssen Archivräume vorgesehen werden. In Archivdepots kann es auch Bedarf an Räumen geben für:
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| Ansiedlung im Gebäude |
Der Heizungsraum und ein eventueller Lagerraum für Heizmaterial müssen einen ausreichend großen Sicherheitsabstand zu den Archivräumen (und den Räumen für Personal und Öffentlichkeit) haben. |
Bautechnische Eigenschaften
| Tragfähigkeit |
Eine tragfähige Bauweise in Stahlbeton ist erforderlich, mit einer Tragfähigkeit von:
Die Verformung des Bodens darf nicht höher als die für die jeweilige Art des Bodens geltende Grenze liegen. Tipp: Bei bereits bestehenden Archivräumen herausfinden, ob ein Bauplan verfügbar ist, um diese Aspekte leichter überprüfen zu können. |
| Materialien |
Bei der Alterung dürfen die Baumaterialien keine Teilchen, Dämpfe oder Gase abgeben, die schädlich für die Gesamtheit der Archivalien sein können. Die Baumaterialien und technischen Anlagen dürfen die Ausbreitung des Feuers nicht erleichtern und sondern im Falle einer Überhitzung oder eines Brandes so wenig Schad- und Reizstoffe, Rauch und Ruß wie möglich ab. Tipp: Den Gebäudeverantwortlichen der Einrichtung zu Rate ziehen für die Beurteilung der technischeren Aspekte der Archivräume. |
| Fenster |
Die Räume haben vorzugsweise keine Fenster; wenn doch Fenster vorhanden sind, ist direkter Lichteinfall durch eine fest installierte Abschirmung oder ein bewegliches System (z.B. Rollladen) zu verhindern. Zu vermeiden sind Fenster insbesondere in Räumen, in denen audiovisuelles Material wie z.B. Filmbänder aufbewahrt wird. Wenn doch Fenster vorhanden sind, sollten sie nicht zur Belüftung des Raumes genutzt werden. In Archivdepots sind Fenster in den Archivräumen nicht zulässig aufgrund der Gefahr von Lichtschäden durch ultraviolette Strahlen, der Einbruchsicherheit, des Brandschutzes und der Klimatisierung der Archivräume, die durch das Vorhandensein von Fenstern erschwert werden. Beim Einrichten eines Archivraums in einem bestehenden Gebäude müssen die nötigen Anpassungsarbeiten vorgenommen werden.
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| Fußböden, Wände und Decken |
Sie müssen aus einem steinigen, wasserfesten und glatten Material bestehen, um Staubansammlung zu verhindern und eine leichte Reinigung zu ermöglichen; also kein(e) Linoleum, Teppich, Holz und Tapeten. Server- und Datenräume haben einen erhöhten antistatischen Boden für eine bessere Luftzirkulation.
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| Wasserdichtigkeit |
Die Innenwände der Räume dürfen unabhängig von den Witterungsverhältnissen niemals Kondenswasser aufweisen. Archivdepots in (potenziellen) Überschwemmungsgebieten (unbedingt zu vermeiden!) oder 3 m unter der Bodenhöhe gelegen müssen wasserdicht gebaut sein (einschließlich Türen, Kabel- und Leitungsdurchführungen, und Belüftungs- und Laufaufbereitungskanäle) und mit Wassermeldern sowie Wasserpumpen mit ausreichender Leistungsstärke ausgestattet sein, die an einer unabhängigen Notstromversorgung angeschlossen sind.
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| Kabel, Leitungen und Kanäle |
Aufputz-Verlegung ist zu bevorzugen, also nicht in der Wand, sondern darauf. Diese Elemente werden ausschließlich für den Archivraum (oder einen Bereich davon) betrieben, mit Ausnahme der Brandschutzanlage. Über oder in der Nähe der Archivalien dürfen, mit Ausnahme von Feuerlöschsystemen, keine Leitungen und Rohre für Wasser oder andere Flüssigkeiten verlaufen (aufgrund der Gefahr von Lecks und Oberflächenkondensation) Server- und Datenräume müssen zudem mit Folgendem ausgestattet sein:
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Innenklima
| Allgemeines |
Ein stabiles Innenklima ist wichtig, um Schäden an den Archivalien zu vermeiden.
Server- und Datenräume müssen über eine eigene Klimaanlage verfügen.
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| Temperatur und Luftfeuchtigkeit |
Temperatur und Luftfeuchtigkeit müssen so gleichmäßig wie möglich gehalten werden.
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| Lüftung |
Lüftungssysteme und Klimaanlagen müssen mit Filtern ausgestattet sein, damit kein Wasser, Schmutz oder Ungeziefer in die Räume eindringen kann. Die Archivräume sind gemäß der Norm NBN EN 13779 mit einem mechanischen Belüftungssystem ausgestattet, das eine gute Durchmischung der Luft gewährleistet, sodass in der gesamten Umgebung ein gleichmäßiges Feuchtigkeitsniveau herrscht. Mindestfilterklasse (Norm NBN EN 779):
Die Zufuhr von gefilterter Frischluft ermöglicht es, das Luftvolumen des Raumes mindestens zweimal innerhalb von 24 Stunden auszutauschen (eine Luftwechselrate von 0,1 bis 0,2 oder eine Zufuhr von 10 bis 20% Frischluft pro Stunde) und die Anwesenden mit gesunder Frischluft gemäß den geltenden Normen und Vorschriften zu versorgen. Die Konzentrationen von Feinstaub und schädlichen Gasen in den Räumen müssen begrenzt werden; die Öffnungen der Luftzufuhr befinden sich in möglichst schadstoffarmen Außenbereichen. Tipp: Die Website www.irceline.be der Interregionalen Umweltagentur (IRCEL - CELINE) bietet weitere Informationen über die Konzentration dieser Stoffe in der Luft. Archivdepots:
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Brandschutz
| Brandverhütung |
Es ist wichtig, dass Archivräume gemäß der geltenden Gesetzgebung, den Regeln des Fachs und den Ratschlägen der territorial zuständigen Feuerwehrdienste hinreichend gegen jegliche Form von Brandgefahr geschützt sind. Das Gebäude muss gemäß der Norm NBN EN 62305 mit Blitzableitern gegen Blitzschlag geschützt sein. Alle eingehenden Leitungen sind mit einem Blitzschutzpotentialausgleich, einem direkten Blitzeinschlagschutz und einem Überspannungsableiter ausgestattet. |
| Brandmeldeanlage |
Die Räume sind mit einem Branderkennungssystem gemäß der Norm NBN S21-100 (und Addenda) ausgerüstet, um Brände frühzeitig entdecken zu können. |
| Schadensbegrenzung |
Die einzelnen Bereiche der Archivräume dürfen nicht größer als 200 m2 sein, es sei denn, sie sind mit einem automatischen Löschsystem auf der Grundlage von Gas, Wassernebel oder einem trockenen Preaction-Sprinklersystem ausgerüstet. (Die Archivalien müssen in diesem Fall angemessen verpackt sein.) Die Räume haben vertikale und horizontale Wände mit einem Feuerwiderstand von 1 Stunde (EI 60), wie festgelegt durch die Norm NBN EN 13501-2. Die Verkleidung der Wände, Decken und Böden entspricht der Reaktionsklasse C-s2, d2 (Wände), C-s2, d0 (Decke) und CFl-s2 (Boden), wie festgelegt gemäß der Norm NBN EN 13501-1. Die Zugangstüren der Archivräume schließen (im Brandfall) automatisch und haben einen Feuerwiderstand von einer halben Stunde (EI1 30). Der Feuerwiderstand von Bauelementen darf nicht durch Durchführungen (Strom- oder Flüssigkeitsrohre, Lüftungskanäle und Kamine) oder Schwachstellen (Dilatationsfugen, Schalter, Steckdosen und Beleuchtungskörper) beeinträchtigt werden. Server- und Datenlokale müssen durch angepasste Brandschutzmaßnahmen und ein automatisches Löschsystem auf der Grundlage von Wassernebel oder inertem Gas (falls notwendig ergänzt durch CO2-Löscher) geschützt sein.
Tipp: Brandschutztüren kann man anhand der Kennzeichnung auf der bandseitigen (Scharnierseite) Türfalz erkennen. Die Zahl auf dem Kennzeichnungsschild gibt den Feuerwiderstand (engl. „resistance to fire“) in Minuten an. |
Einbruch- und Diebstahlsicherung
- Das Gebäude muss einbruchsicher konzipiert sein, und ausreichende Kontrolle des Zugangs zum Gebäude und zu den Archivräumen gewährleisten, beispielsweise durch Abschließen der Zugangstüren oder den Einbau einer Alarmanlage, eines elektronischen Zugangssystems per Ausweis (Badge) und/oder einer Kameraüberwachung, insbesondere an Orten, an denen datenschutzrechtlich oder finanziell sensible Unterlagen aufbewahrt werden.
- Die Zugangstüren der Archivräume müssen einbruchsicher sein und mindestens der Klasse 2 gemäß der Norm NBN EN 1627 entsprechen.
- Innerhalb des Dienstes muss unmissverständlich festgelegt werden, welche Personen Zugang zu den Archivräumen haben. Schlüssel oder Zugangsausweise soll man nicht herumliegen lassen.
Einrichtung
| Zweckbestimmung |
Archivräume sind ausschließlich für die Aufbewahrung von Archivalien bestimmt. Sie sollten nicht zur Aufbewahrung von Materialien und Geräten benutzt werden, die das Raumklima beeinträchtigen, Verunreinigungen verursachen, eine Brandgefahr darstellen, oder Insekten oder Mikroorganismen anziehen können. Arbeitsbereiche, Kopierer, Aktenvernichter, Büroartikel, ausgediente Möbel und Computer sind also in Archivräumen nicht zugelassen. Auch Abfall, Unrat, Lebensmittel, Getränke und die Lagerung von Büroartikeln sind in Archivräumen zu vermeiden. Die Archivalien, für die ein besonderes Raumklima erforderlich ist, werden in einem separaten Archivraum aufbewahrt. Server- und Datenräume werden ebenfalls ausschließlich als solche benutzt. Die für die Aufbewahrung von digitalen Archiven verwendeten Computersysteme werden mit „Archiv“ gekennzeichnet.
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| Ausgestaltung der Archivräume |
Die Archivräume müssen geräumig genug sein, um alle Archivalien für die jeweils in den Aussonderungslisten festgelegten Zeitspannen (gesetzliche und verwaltungstechnische Fristen) zur Aufbewahrung aufnehmen zu können. Hierbei muss dem zukünftigen Zuwachs an Archivalien (Akzessionierung) ebenfalls Rechnung getragen werden. Tipp: Den Archivzuwachs für die Magazine berechnen, indem die Zuwachsrate der letzten fünf Jahre auf die kommenden 20 bis 30 Jahre hochgerechnet wird. Ebenfalls zu beachten sind der eventuelle Zugang von Archivalien, die wegen Platzmangels andernorts aufbewahrt werden, und die Tatsache, dass die Informatisierung der Arbeitsvorgänge nicht zwangsläufig zu einer Verringerung der Unterlagen auf Papier führt. Die Archivregale werden so aufgestellt, dass sie ausreichend Bewegungsfreiheit für das Personal bieten, dass genug Freiraum für die Luftzirkulation vorhanden ist, und dass sie die Außenwände nicht berühren. Idealerweise sind die Nebengänge zwischen den Regalen mindestens 80 cm breit, die Hauptgänge mindestens 150 cm breit und die Fluchtwege zwischen den Regalen/Regalenden und den Mauern mindestens 50 cm breit.
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| Schränke |
Für Papierarchive:
In Archivdepots müssen gegebenenfalls Schränke vorgesehen werden für eine liegende Aufbewahrung bzw. Horizontalablage von Chartas, Karten, Zeichnungen und anderen empfindlichen Archivalien oder großformatigen Materialien.
Trägermedien mit eingeschalteter Stromversorgung In Server- und Datenräumen: Standard-19-Zoll-Racks.
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| Beleuchtung |
Idealerweise 200 Lux auf Bodenhöhe und maximal 75 Mikrowatt per Lumen im UV-Anteil, mit einer Uniformität U0 von 0,40. Tipp: Akten und Unterlagen nicht direkt unter Beleuchtungskörper aufbewahren, um Schäden durch Lichteinfall und Brandgefahr zu vermeiden. In Server- und Datenräumen: Eine mittlere Lichtstärke (Em) von 300 Lux auf Bodenhöhe mit einer Uniformität U0 von 0,60 und einem Blendungswert UGRL von 19.
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| Lautstärke | In den Archivräumen darf der Schalldruckpegel der Wärme-, Belüftungs- und Klimatisierungsanlagen bei Nominalbetrieb die Lautstärke und Frequenz des Beurteilungspegels NR50 nicht überschreiten. |
Tipp: Beim Entwurf eines neuen Archivgebäudes zuerst die Anordnung der Archivregale einzeichnen und anschließend den Rest des Gebäudes ringsherum entsprechend entwerfen. Bei einem bereits bestehenden Magazin zunächst eine so effizient wie mögliche Raumnutzung ausarbeiten. Reinigung
Bestens ausgestattete Archivräume nützen wenig, wenn sie nicht fachgerecht gereinigt werden. Staub und Schmutz ziehen in der Tat Mikroorganismen und Insekten an. Außerdem wirken sie brandbeschleunigend.
- Die Böden und leere Archivregale sollten mehrmals pro Jahr feucht gereinigt werden.
- Alle drei Jahre sind die Böden, Archivregale und Archivkartons auch mit einem Staubsauger mit Schwebstofffilter (HEPA-Filter: high efficiency particulate air) zu reinigen.
- Falls nötig sollte öfter gereinigt werden, beispielsweise raue Oberflächen von Wänden.
- Keine Reinigungsmittel verwenden, die oxydierende Stoffe enthalten wie Chlor oder andere Bleichmittel.
