Belgisches Staatsarchiv

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SharePoint

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Zahlreiche Organisationen erwägen den Wechsel zu SharePoint oder haben ihn bereits vollzogen, aber für eine gelungene Einbindung der Anwendung in die Arbeitsarbeitsabläufe müssen zunächst die richtigen Erwartungen und ein an die Plattform angepasster Ansatz vorhanden sein.

Was ist SharePoint (nicht)?

(*)

Verschiedene Prozesse können durch die Benutzung von SharePoint in Kombination mit Microsoft Power Automate automatisiert werden. Diese Möglichkeiten sind mit dem ICT-Dienst zu besprechen.

SharePoint ist eine kollaborative Plattform, auf der Dokumente geteilt, bearbeitet und mit Metadaten angereichert werden können. Um ein übersichtliches System anlegen zu können, bleiben Absprachen über die Ordnung der verschiedenen 'Seiten' und der 'Dokumentbibliothek' unerlässlich. Dokumente werden nicht vom System selbst organisiert.* In dieser Hinsicht ist SharePoint strikt genommen auch kein Dokumentenverwaltungssystem wie Windows’ File Explorer oder Finder von MacOS.

SharePoint wurde auch nicht als Anwendung oder System für Archivverwaltung (Records Management) entworfen. Die Software ist auf darauf ausgerichtet, Dokumente zu teilen und zu bearbeiten, umfasst aber wenige Hilfsmittel, mit denen die langfristige Lesbarkeit, Integrität und Authentizität gewährleistet werden kann. Nur mit den richtigen Einstellungen, Absprachen und zusätzlichen Eingriffen kann SharePoint zur Archivverwaltung benutzt werden oder als Zwischenarchiv für bestimmte Bestände (siehe weiter unten).

Die Plattform erfüllt nicht die Anforderungen für qualifizierte Dienste für elektronische Archivierung.

SharePoint ist also keine Gesamtlösung für die Dokumentenverwaltung, kann aber in Kombination mit anderen Tools zu einer effizienteren Dienstleistungserbringung beitragen.

Was ist der Mehrwert von SharePoint?

  • Einfach Dokumente teilen mit den Mitarbeitern und anderen Benutzern.
  • Effiziente Zusammenarbeit an Dokumenten, zum Beispiel abwechselnd. (Gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten ist auch möglich, kann aber zu Problemen zwischen verschiedenen Versionen führen. SharePoint-Verwalter sollten diese Funktion vorzugsweise deaktivieren: siehe weiter unten.)
  • Websites mit Struktur, Funktionen, Erscheinungsbild und Benutzerfreundlichkeit, die vollständig angepasst werden können an die Anforderungen der Organisation, der Dienste und einzelnen Benutzer.
  • Automatische Speicherung des Versionsverlaufs jedes Dokuments, wodurch die Speicherung von verschiedenen Versionen unter unterschiedlichen Namen überflüssig wird und das Risiko von Versionskonflikten verringert.
  • Zahlreiche Hilfsmittel für Projektmanagement.
  • Weniger Abschottung zwischen Informationen: Ordnerstrukturen (anhand von Aktenplänen) sind zwar möglich, aber das System ist nicht darauf ausgelegt. Dokumente werden vorzugsweise anhand von Metadaten und Filtern gesucht, die gespeichert werden können. Dadurch ist es nicht erforderlich, den Aktenplan der Organisation zu kennen, um eine Datei ausfindig zu machen.
  • Einfaches Identifizieren von Duplikaten dank dieser horizontalen Einordnung.
  • Metadaten und Felder für Metadaten können entsprechend den Bedürfnissen der Dienste leicht hinzugefügt werden. Pflichtfelder können hinzugefügt werden, sowie kontrollierter Begriffslisten, aus denen bestimmte Metadaten ausgewählt werden müssen, und Metadaten können von einem einzelnen Dokument auf die gesamte Dokumentensammlung angewendet werden, zu der es gehört.
  • Benutzer können Kollegen über Änderungen an einem Dokument via das System informieren. Dadurch müssen weniger E-Mails mit Anhängen versendet (und archiviert) werden.
  • Die Integration von Office 365, unter anderem von Microsoft Teams, ermöglicht einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen den Anwendungen. Dies gilt es allerdings gut zu organisieren und zu überwachen, um zu verhindern, dass verschiedene Anwendungen sich gegenseitig beeinträchtigen.

Es kommt also darauf an, zu ermitteln, ob und für welche Aufgaben SharePoint einen Mehrwert für die Organisation darstellen kann.

Wie sind Teams und SharePoint verknüpft?

  • Jedes Team in Teams entspricht einer Seite in SharePoint. Beim Anlegen eines neuen Teams in Teams wird automatisch hierfür eine entsprechende Seite in SharePoint erstellt. Beim Anlegen einer neuen Seite in SharePoint wird allerdings nicht automatisch ein Team in Teams eingerichtet.
  • Jeder Kanal in einem Team entspricht einem Ordner oder einer Standard-Dokumentbibliothek 'Dokumente' auf der Seite des Teams in SharePoint. Wird in Teams ein neuer Kanal erstellt, wird hierfür automatisch ein entsprechender Ordner auf der Seite des Teams angelegt.
  • Jedes Team in Teams verfügt standardmäßig über einen Hauptkanal 'Allgemein', der dem Ordner 'Allgemein' in der Dokumentbibliothek 'Dokumente' in SharePoint entspricht.

Achtung: Teams ist kein Dokumentenverwaltungssystem! Es dient als Kommunikationsmittel, aber die Dokumente, die aufbewahrt werden sollen, sind im Dokumentenverwaltungssystem der Organisation, in der SharePoint Dokumentbibliothek oder der Ordnerstruktur abzulegen.

SharePoint-Verwalter: Wie richtig mit der Plattform umgehen

  • Mit allen Beteiligten sprechen, um ihre Bedürfnisse zu ermitteln und Unterstützung zu gewinnen.
  • Im Voraus festlegen, welche Seiten erstellt werden müssen und wofür jede Seite verwendet wird. Der Aktenplan oder die Aussonderungsliste ihrer Organisation stellt hierfür einen nützlichen Ausgangspunkt dar. Die Seiten können auf der Struktur ihrer Organisation basieren oder auf den Aufgaben, die sie wahrnimmt. Den Seiten können jeweils mehrere Teams oder Personen zugewiesen werden.
  • Relevante Metadatenfelder anhand unserer Tabelle mit grundlegenden Metadaten und gegebenenfalls anhand von im Sektor üblichen Standards auswählen (und wann immer möglich zu Pflichtfeldern machen).
  • Die gemeinsame Dokumenterstellung deaktivieren, um Versionskonflikte zu verhindern.
  • Absprachen darüber treffen, ob und in welchem Maße Teams und Kanäle in Microsoft Teams hinzugefügt werden, da dies automatisch dazu führt, dass neue Seiten in SharePoint und neue Ordner in der Dokumentbibliothek der jeweiligen Seite angelegt werden.
  • Eine strenge Rechteverwaltung, um die Vorschriften über personenbezogene Daten einzuhalten und für Ordnung auf den Seiten zu sorgen.
  • Mindestens einmal pro Jahr eine Weiterbildung für die neuen Mitarbeiter und für die anderen organisieren.
  • Neue Entwicklungen der Software nutzen.

Siehe auch den Ablaufplan für die Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems.

SharePoint-Verwalter: Was vermieden werden sollte

  • Ad-hoc-Seiten freigeben oder zulassen. Den vorgegebenen Plan einhalten, es sei denn, es gibt gute Gründe, davon abzuweichen.
  • Die Ordnerstruktur der alten Ordnung übernehmen oder eine neue, vertikale Ordnerstruktur anlegen. SharePoint ist nicht darauf ausgelegt und es würde zu Frustration bei den Benutzern führen, da Dateien in Unterordnern nicht mit der Suchfunktion gefunden werden können. (Die Suche geschieht in SharePoint über Filter, wie in einer Excel-Tabelle. Daten außerhalb der Tabelle werden nicht gefunden.) Zudem darf der vollständige Pfadname einer Datei nur aus maximal 255 Zeichen einschließlich Domain-Name bestehen.
  • Alle Dateien des Dienstes massenweise in SharePoint speichern ohne in den Metadaten zu vermerken, zu welchen Ordnern sie gehören.
  • Es versäumen, neuen Dokumenten(reihen) Metadaten hinzuzufügen.
  • Die Verwaltung der E-Mails aus den Augen verlieren. Gegebenenfalls mit dem ICT-Dienst prüfen, ob der E-Mail-Client in die SharePoint-Umgebung integriert werden kann, um die Archivierung der E-Mails zu vereinfachen.

Wen braucht man für eine gelungene Eingliederung von SharePoint?

  • Den ICT-Dienst: Bei SharePoint handelt es sich nicht um eine vorprogrammierte und gebrauchsfertige Anwendung, mit der Benutzer direkt arbeiten können. Eine SharePoint-Seite ist Maßarbeit, die technische Kenntnisse voraussetzt. Der ICT-Dienst wird zudem Prozeduren und/oder Anwendungen entwerfen müssen für die Integration von SharePoint mit anderen Anwendungen.
  • Die Informationsverantwortlichen werden eng in die Konfiguration der Seite einbezogen. Sie übersetzen die Bedürfnisse der Benutzer in funktionelle Anforderungen, die der ICT-Dienst umsetzen muss. Sie bestimmen in Absprache mit dem ICT-Dienst und den Benutzern, aus welche Webelemente eine Seite enthalten soll, wer die Verwalter, Eigentümer und Mitglieder sind, und welche Metadaten für ein Team wichtig sind. Sie beschreiben auch, wie sich SharePoint in Zusammenspiel mit anderen Anwendungen verhalten soll, die innerhalb der Organisation benutzt werden, und organisieren entsprechende Weiterbildungen.
  • Die Direktion sollte als erstes über Kosten und Nutzen informiert werden, um über die Zuteilung der notwendigen Haushaltsmittel entscheiden zu können, und über die allgemeine Umsetzung und den Fortschritt informiert werden.
  • Da es für SharePoint keine vorgegebene Arbeitsmethode gibt, sind alle Benutzer mitverantwortlich für die konsequente Umsetzung des Ordnungsplans (Aktenplan) und der Absprachen, die innerhalb der Organisation über die Benutzung der Anwendung getroffen wurden.

Kann SharePoint für Zwischenarchivierung (sicher Aufbewahrung bis an das Ende der Aufbewahrungsfrist) verwendet werden?

SharePoint ist kein Archivierungssystem. Es ist in erster Linie als Medium für die gemeinsame Arbeit an aktiven Akten (dynamisches Archiv) gedacht. Abgeschlossene Akten können nur mittels einer geeigneten SharePoint-Architektur, die speziell hierfür im Vorfeld angelegt wurde, in SharePoint aufbewahrt werden. Dies beinhaltet Folgendes:

  • Die erforderlichen Metadatenfelder wurden vorgesehen und falls möglich als Pflichtfelder.
  • Die Dateien werden hausintern aufbewahrt (SharePoint On-Premise) oder auf belgischen Servern (gehostet zum Beispiel durch Smals/de G-Cloud oder des FÖD Kanzlei).
  • Die Aufbewahrungseinstellungen von SharePoint werden zur Verwaltung und zum Schutz des semi-dynamischen Archivs verwendet. Die vom Staatsarchiv in Aussonderungslisten (oder ad hoc) gebilligten Bewertungsregeln werden in SharePoint in Aufbewahrungsbezeichnungen („retention labels“) wie im Rahmen weiter unten beschrieben umgesetzt.

Zudem muss Folgendes sichergestellt werden:

Außerdem hat das Speichern von semi-dynamischen Archiven in SharePoint bedeutende Nachteile:

  • Eine SharePoint-Seite wird weniger leistungsfähig, wenn auf ihr große Datenvolumen gespeichert sind.
  • Alle Informationen in SharePoint werden online aufbewahrt, obwohl eine kostengünstigere und energieeffizientere Nearline-Lösung (Weitere Informationen) für semi-dynamische Archive ausreichen könnte.

Folgendes sollte daher vorzugsweise nicht in SharePoint aufbewahrt werden:

  • Semi-dynamische Archive mit langer Aufbewahrungsfrist (mehr als 10 Jahre).
  • Statische Archive (Archive, die keinen administrativen Nutzen mehr haben und nicht mehr von der Verwaltung eingesehen werden).
  • Geheimdokumente und Dokumente mit eingeschränkter Verbreitung, insbesondere wenn doch eine SharePoint Online-Anwendung benutzt wird.

 

Aussonderungslisten in Aufbewahrungsbezeichnungen („retention labels“) übersetzen.

  • Jede Linie der Aufbewahrungsliste wird in SharePoint in eine Aufbewahrungsbezeichnung übersetzt. Je nach SharePoint-Version wird eine Kombination des Kodes und der Bezeichnung der Linie in der Aussonderungsliste als Name oder Referenz-ID für die Aufbewahrungsbezeichnung verwendet, z.B. A1.001 Agenden des Direktionsrats.
  • In den Einstellungen für die Aufbewahrungsbezeichnungen ist die Option „Inhalt beibehalten“ immer aktiviert. Darunter wird die Aufbewahrungsfrist aus der Aussonderungsliste angegeben. (Falls die Aussonderungsliste sowohl eine gesetzliche als auch eine administrative Aufbewahrungsfrist enthält, wird die längste Frist angegeben.
  • Bei Aktenreihen, deren Endbestimmung „aufbewahren“ oder „bewerten und aufbewahren“ ist, wird die Option „Nichts. Inhalt unverändert lassen“ ausgewählt. Für Aktenreihen, bei denen in der Aussonderungsliste die Endbestimmung „vernichten“ angegeben ist, wird „Löschungsprüfung aktivieren“ ausgewählt (erfordert E5-Lizenz). (Die Option „Inhalt automatisch löschen“ darf auf keinem Fall aktiviert werden. Jede Vernichtung bzw. Löschung muss vom Staatsarchiv genehmigt werden.)
  • Unter 'Inhalte beibehalten oder löschen auf Basis von' wird der Wert ausgewählt, der der Aufbewahrungsfristangabe in der Aussonderungsliste am besten entspricht.
  • Die Option ‘Elemente als Datensatz markieren’ wird angeklickt, um zu verhindern, dass abgeschlossene Dokumente weiter bearbeitet werden, nachdem sie als Datensatz deklariert wurden (Weitere Informationen).
  • Aufbewahrungsbezeichnungen müssen veröffentlicht werden, bevor Benutzer sie anwenden können.


Das Staatsarchiv kann kontaktiert werden, um dabei zu helfen, die SharePoint-Architektur Ihrer Organisation auf Zwischenarchivierung und alternative oder zusätzliche Lösungen zur Zwischenarchivierung vorzubereiten.

Grundbegriffe SharePoint

  • Dokumentbibliothek: Ein Ort auf einer Website, wo Dateien hochgeladen, erstellt, geteilt, bearbeitet und mit Metadaten angereichert werden können. Jede Website hat eine Standard-Dokumentbibliothek, die als 'Dokumente' bezeichnet ist und links in der Navigationsleiste angezeigt wird. Dateien zu unterschiedlichen Themenbereichen können in separaten Dokumentbibliotheken gespeichert werden.
  • Dokumentensammlung: Eine Sammlung von Dateien, die gemeinsam verwaltet werden können, als ob sie nur aus einer einzigen Datei bestünden: gemeinsam versenden, mit Metadaten anreichern, einen Verarbeitungsprozess durchlaufen lassen etc. Sie sind vergleichbar mit Ordnern, bieten aber mehr Flexibilität: Spezifische Metadaten können ihnen zugewiesen werden und die zulässigen Dateitypen können eingeschränkt werden.
  • Seite: Eine Zusammensetzung von Webelementen auf einer Website. Eine Website kann aus mehreren, komplementären Seiten in unterschiedlicher Zusammensetzung bestehen. Die Seite 'Start' ist standardmäßig als Startseite einer Website eingestellt, aber jede Seite kann als Startseite eingestellt werden.
  • Website: Ein Ensemble von Seiten, Dokumentbibliotheken und Konfigurationen, die von einem Team gemeinsam genutzt werden. Beim Anlegen einer neuen Website besteht die Wahl zwischen einer Team-Site, die auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist (‘connect, collaborate, create’), oder einer Kommunikations-Site, die auf das Präsentieren von Inhalten an Personen außerhalb des Teams ausgelegt ist (‘showcase, share, story’).
  • Webelemente: Module, aus denen die Seiten aufgebaut sind. Hierbei kann es sich um statische Inhalte wie Text und Bild handeln, oder dynamische, wie Timer oder Newsfeeds, und/oder interaktive, wie Listen und Umfragen. Standardmäßig steht eine Reihe von Mini-Anwendungen zur Verfügung und es können zusätzliche installiert werden über den Microsoft App Store.

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