Archive mit administrativ-juristischem Nutzen oder kulturhistorischem Wert müssen gegen Diebstahl und Beschädigung geschützt werden, und erst recht, wenn sie sensible und/oder personenbezogene Informationen enthalten. Bei Papierarchiven geschieht dies, indem der Zugang zu den Archivräumen mit technischen Mitteln auf die zugangsberechtigten Personen beschränkt wird.

Weitere Informationen zu Einbruch- und Diebstahlsicherung auf der Seite Archivräume einrichten.

Feuchtigkeit

Eine zu feuchte Umgebung kann zu Schäden an den Archivalien führen. Papiere können aneinander haften, sich verfärben, Flecken bekommen, verspröden und zerfallen. Feuchtes Papier kann zudem so schwer werden, dass Regale und sogar Böden nachgeben.

Feuchtes Papier ist ein Nährboden für Mikroorganismen und rasche Schimmelbildung.

• Problemen vorbeugen:
  • Die Vorschriften für das Einrichten von Archivräumen einhalten.
  • Die Luftfeuchtigkeit muss überwacht und unter 55% gehalten werden.

Überflutung

Wasser kann auch zu sehr viel verheerenderen Schäden führen, wie beispielsweise in Belgien im Sommer 2021. Die Überschwemmungen richteten Verwüstung an, unter anderem in den Archiven verschiedener Einrichtungen.

Auch hier gilt es, die Vorschriften für das Einrichten von Archivräumen einzuhalten.
 

• Was tun, wenn das Wasser doch in die Archivräume läuft?

1. Stehendes Wasser umgehend von der Feuerwehr oder einem Reinigungsdienst abpumpen lassen.
2. Die Räume abkühlen, durchlüften und entfeuchten lassen, um Schimmelbildung vorzubeugen.
3. Regale stabilisieren und nötigenfalls eine oder mehrere Unterlage(n) entfernen, um zu verhindern, dass die Regale durch das aufquellende Papier auseinandergedrückt werden.
4. Noch trockene Unterlagen so schnell wie möglich in Sicherheit bringen.
5. Die Räume vollständig reinigen und mit Formalin desinfizieren lassen, bevor sie wieder benutzt werden.
6. Dafür sorgen, dass der Verpackungsraum sauber und trocken ist.
7. Die durchweichten Unterlagen so, wie sie aufgefunden wurden, zusammen lassen. Die Unterlagen aus ihrer Verpackung nehmen und in Plastiksäcke legen, die offen bleiben.
8. Alles in Kisten legen und deren Inhalt und Bestimmung notieren.
    

• Die Dokumente behandeln:
  • Kleine Mengen von durch sauberes Wasser befeuchteten aber nicht durchweichten Unterlagen können in einem kühlen Raum mit niedriger Luftfeuchtigkeit und guter Luftzirkulation an der Luft getrocknet werden.
  • Die Unterlagen ausbreiten und zwischen jedes Blatt ungefärbtes Löschpapier legen, das regelmäßig ausgetauscht wird. Diese Methode ist einfach, aber arbeitsintensiv und benötigt viel Platz.
  • Unterlagen, die vollständig und von Schmutzwasser (z.B. Abwässer) durchgeweicht sind, müssen innerhalb von 48 Stunden eingefroren werden.
  • Das Einfrieren stabilisiert die Unterlagen und verhindert materielle Verformungen und biologische Kontamination. Hierbei sind allerdings auch die Lagerkosten in einem Tiefkühlunternehmen zu bedenken. Anschließend werden die Unterlagen von einer Fachfirma gefriergetrocknet und am Ende dieser Operation neu verpackt.
     
• Zu vermeiden:
  • o Nicht versuchen, Bände mit aneinander klebenden Seiten zu öffnen oder schließen.
  • Aneinander klebende Seiten nicht trennen.
  • Keinen Haartrockner verwenden.
  • Niemals Zeitungspapier als Löschpapier verwenden.

Durch die Einhaltung der Vorschriften für das Einrichten von Archivräumen wird das Risiko von Brandschäden am Archiv verringert. Rufen Sie bei einem Brand immer die Feuerwehr und halten Sie die im Brandfall vorgesehenen Prozeduren ein, selbst wenn der Brand anfänglich als beherrschbar erscheint.

Die Unterlagen können (teilweise) Brand- oder Rußschäden erleiden. Das Löschwasser verursacht mitunter noch größere Schäden als der Brand.

• Unmittelbar nach dem Schadensfall:
  • o Sobald der Raum wieder freigegeben wurde, müssen die Gänge und Flure freigeräumt werden und dafür gesorgt werden, dass sich der Ruß nicht ausbreiten kann.
  • Mit einem Staubsauger so viel Ruß wie möglich entfernen, ohne die Dokumente zu berühren, da Ruß sich nach dem Anfassen oft nicht mehr entfernen lässt.
  • Dafür sorgen, dass der Verpackungsraum sauber und trocken ist.
  • Die Unterlagen so, wie sie aufgefunden wurden, zusammen lassen, in Kisten legen und deren Inhalt und Bestimmung notieren.
     
• Die Dokumente behandeln:
  • Trockene und mit Ruß bedeckte Unterlagen können mit einem geeigneten Staubsauger gereinigt werden, dabei den Bürstenkopf einige Zentimeter über dem Dokument halten. Anschließend können die Unterlagen wieder verpackt werden.
  • Nasse und mit Ruß bedeckte Unterlagen müssen erst eingefroren und gefriergetrocknet werden (siehe „Wasser“).

Insekten wie z.B. Silberfischchen, Bücherläuse und Küchenschaben stellen eine Gefahr für Archive dar. Sie können über verschiedene Wege in die Räume eindringen (Fenster, Türen, Ritze etc.) oder über bereits infizierte Unterlagen oder Gegenstände (Paletten, Verpackungsmaterial etc.) hineingebracht werden.

• Probleme beheben:

1. 1Die Insektenart identifizieren.
2. Die von Insekten (und deren Larven) befallenen Unterlagen aussondern und behandeln lassen.
3. Die Räume von einem professionellen Schädlingsbekämpfer behandeln lassen und anschließend reinigen.
    

​Die Broschüre Buggy Biz: integrated pest management in collections des Instituut Collectie Nederland, dem Nationaal Archief und der Koninklijke Bibliotheek van Nederland bietet eine Übersicht der möglichen Insektenarten, wie sie aussehen, welche Spuren sie hinterlassen und wie sie bekämpft werden können.

Mäuse und Ratten sind die häufigsten Übeltäter.

• Probleme identifizieren:
  • Im Herbst, bei den ersten kalten Tagen, suchen Mäuse eine warme Zuflucht. Sie reißen Papier in kleine Schnipsel, um damit ein Nest zu bauen und hinterlassen Exkremente und Urin. Die Exkremente von Mäusen sind glatt, dunkel und meist spitz.
  • Ratten nagen an den Unterlagen, um ihre Nagezähne abzustumpfen und die Schäden, die sie verursachen, sind größer als bei Mäusen. Ihre Exkremente sind größer und oval.
     
• Probleme beheben:​

1. Die Nagetierart identifizieren.
2. Die Räume von einem professionellen Schädlingsbekämpfer behandeln lassen und anschließend reinigen.
3. Alle möglichen Öffnungen und Einfallswege der Nagetiere verschließen, um einen erneuten Schädlingsbefall zu verhindern.

Schimmelpilze sind Mikroorganismen, die Tausende oder sogar Millionen von Sporen bilden. Aktiver Schimmelbefall kann sich so rasch ausbreiten und binnen 48 Stunden ganze Räume kontaminieren. Zudem sind sie schwer zu entfernen.

• Problemen vorbeugen:
  • Die Vorschriften für das Einrichten von Archivräumen einhalten.
  • Die Luftfeuchtigkeit muss in allen Bereichen der Archivräume unter 55% gehalten werden.
  • o Die Temperatur in den Archivräumen unter 20°C halten, insofern dies bei der dort gelagerten Art von Archivalien möglich ist: Siehe die Vorschriften für das Raumklima in Archivräumen .
     
• Probleme identifizieren:
  • Aktiver Schimmelbefall ist oft pelzig und schmierig. Nicht-aktiver Schimmelbefall ist hingegen oft trocken und pudrig.
  • Befallene Archivalien können folgende Merkmale aufweisen: Sprödes Papier, beschädigte Ränder an Unterlagen, aneinander klebende Seiten, farbige Flecken, Gerüche (verursacht durch flüchtige organische Verbindungen wie Alkohole, Aldehyde und Ketone) oder Wasserflecken (neue oder alte).
  • Auch nicht-aktiver Schimmelbefall muss behandelt werden. Sporen können mehrere Monate in einem latenten Zustand bleiben und auch unter ungünstigen Bedingungen überdauern, bis die Umstände wieder die Bildung von Schimmelpilzkolonien ermöglichen.
     
• Probleme beheben:

1. Früh reagieren ist das Gebot der Stunde. Im Zweifelsfall eine Probe nehmen lassen.
2. Von Schimmelpilz befallene Unterlagen müssen isoliert, registriert und mittels Gefriertrocknung oder Gammabestrahlung behandelt werden.
3. Trockene Schimmelpilzsporen können mit einem mit HEPA-Filter ausgestatteten Staubsauger entfernt werden.
4. Die Ursache des Schimmelbefalls muss identifiziert und beseitigt werden.

Unsere Broschüre  Schimmelpilzbefall verhindern und behandeln bietet weitere Informationen über die Probeentnahme und die Behandlung von befallenen Archivalien.

Achtung: Personen, die an Allergien leiden, müssen jeglichen Kontakt mit den schimmelpilzbefallenen Unterlagen und Räumen vermeiden. Beim Umgang mit schimmelkontaminierten Unterlagen müssen Handschuhe, Schutzanzug und Atemschutzmaske (FFP3) getragen werden.

Papiere und Bücher verschleißen bzw. zerfallen. Häufig auftretende Verschleißerscheinungen an Papierarchiven sind:

• Beschädigte Aktendeckel (Front- und Rückblatt)
• Abbrechende oder losgelöste Buchrücken (Abbildung 1)
• Verschlissene Nähte
• Lose Papiere
• Verformtes Papier
• Abgenutzte Ränder
• Auseinanderfallen von wegen Übersäuerung spröde gewordenem Papier
• Stockflecken auf dem Papier (engl. „Foxing“)
• Durch Tinte zersetztes Papier (Tintenfraß, Kupferfraß, Farbfraß)
   

Die häufigsten Ursachen sind:

• Intensive Benutzung
• Papier oder Einband von schlechter Qualität
• Schädliche Stoffe auf Papier, Umschlag, Einband; oder Aufkleber oder Klebeband auf dem Papier
• Lagerung in ungeeigneten Verpackungen oder Schränken
• Unvorsichtiger Umzug von Archivalien (Weitere Informationen über den Umzug von Archivalien).