Die Archive der öffentlichen Hand erfüllen eine bedeutende gesellschaftliche Funktion. Deshalb legt das Archivgesetz fest, wie die öffentlichen Einrichtungen mit ihren Archiven umgehen sollen und müssen.
- Was regelt das Archivgesetz?
- Welche Einrichtungen können oder müssen gemäß Archivgesetz ihre Archivalien an das Staatsarchiv überführen?
- Wann müssen die Archivalien an das Staatsarchiv überführt werden?
- Das besagt das Archivgesetz ebenfalls
- Sind nicht vom Archivgesetz betroffen
- Fragen oder Anmerkung?
Was regelt das Archivgesetz?
In erster Linie schützt das Archivgesetz die Informationen (Unterlagen, Bilder, Audioaufnahmen, Videomaterial, Datenbanken, etc.), die von der öffentlichen Hand bei der Ausführung ihrer Tätigkeiten und der Ausübung ihrer Ämter angelegt oder empfangen werden, die eine relevante Aussagekraft über unsere Gesellschaft haben, also von dauerhaftem historischen Wert sind, und die wir künftigen Generationen hinterlassen möchten.
Dies geschieht auf Basis des Archivgesetzes:
- Historisch bedeutende Archivalien, deren administrativer Nutzen nicht mehr gegeben ist, werden an das Staatsarchiv überführt.
- Das Staatsarchiv ist bevollmächtigt, die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Archive der öffentlichen Hand durch die Behörden zu prüfen (Archivaufsicht).
- Den Behörden ist es untersagt, Archivalien ohne vorherige Genehmigung des Staatsarchivs zu vernichten.
Dadurch trägt das Gesetz zu einem fachgerechten Informationsmanagement der föderalen Behörden bei. (Siehe Warum ist es wichtig Archive ordnungsgemäß zu verwalten?)
Welche Einrichtungen können oder müssen gemäß Archivgesetz ihre Archivalien an das Staatsarchiv überführen?
Folgende Behörden müssen ihre Archivalien, die älter als 30 Jahre sind, nach Bewertung* an das Staatsarchiv überführen und dürfen Archivalien nicht ohne vorherige Genehmigung des Staatsarchivs vernichten (Artikel 1 Absatz 1):
- der Staatsrat
- die Gerichte der rechtsprechenden Gewalt,
- die Staatsverwaltungen (FÖD, ÖPD, FWE, ÖESS, EÖI und andere föderale Einrichtungen)
- die Provinzen und die ihrer Kontrolle oder Verwaltungsaufsicht unterliegenden öffentlichen Einrichtungen (Weitere Informationen unter Archive der provinziellen Behörden)
Folgende Behörden können ihre Archivalien, die älter als 30 Jahre sind, nach Bewertung* an das Staatsarchiv überführen und dürfen Archivalien nicht ohne vorherige Genehmigung des Staatsarchivs vernichten (Artikel 1 Absatz 2):
- die Gemeinden und die ihrer Kontrolle oder Verwaltungsaufsicht unterliegenden öffentlichen Einrichtungen (Weitere Informationen unter Archive der lokalen Behörden)
Dürfen ebenfalls ihre Archivalien, die älter als 30 Jahre sind, an das Staatsarchiv überführen, und dies ohne weitere Einschränkungen (Artikel 1 Absatz 4):
- Privatrechtliche Gesellschaften und Vereinigungen
- Privatpersonen
(*) Weitere Informationen unter Informationen bewerten.
Wann müssen die Archivalien an das Staatsarchiv überführt werden?
Die im Archivgesetz festgelegte Abgabefrist beträgt 30 Jahre.
Dies bedeutet, dass Informationen, die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmt sind, nicht unmittelbar nach dem Ende des juristischen oder administrativen Nutzens überführt werden müssen. Nach Aktenschluss können diese nach 30 Jahren dem Staatsarchiv angeboten werden.
Abweichungen von dieser Frist von 30 Jahren sind möglich:
- Auf Antrag des Archivbildners und unter der Voraussetzung, dass die Archivalien keinen administrativen Nutzen mehr haben (Artikel 1 Absatz 3)
- Wenn nachgewiesen werden kann, dass die Archivalien nach 30 Jahren noch einen administrativen Nutzen haben (Artikel 10 des KE über die Überführung von Archiven)
Für die Archive des FÖD Auswärtige Angelegenheiten Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit und des Ministeriums der Landesverteidigung beträgt die Abgabefrist 50 Jahre (Artikel 9 des KE über die Überführung von Archiven), insofern:
- Fortbestand, Echtheit, Integrität, Anordnung, Zugänglichkeit und Lesbarkeit dieser Archive gewährleistet werden.
- Die Öffentlichkeit diese Archive unter den Bedingungen konsultieren kann, die für das Staatsarchiv gelten.
Das besagt das Archivgesetz ebenfalls
- Archivalien, die für die dauerhafte Aufbewahrung beim Staatsarchiv bestimmt sind, dürfen ohne Erlaubnis des Staatsarchivs nicht durch die archivbildenden Behörden vernichtet werden (Artikel 5) und umgekehrt dürfen die im Staatsarchiv befindlichen Archivalien nicht ohne Einwilligung der zuständigen Behörde, die die Überführung vorgenommen hat, vernichtet werden (Artikel 2).
- Die nach 30 Jahren obligatorisch an das Staatsarchiv abzugebenden Archivalien sind nach der Überführung ins Staatsarchiv im Prinzip öffentlich (Artikel 3). Die Modalitäten zur Einsichtnahme in Archivalien werden durch einen Königlichen Erlass geregelt sowie die Bedingungen, unter denen Reproduktionen angefertigt werden. Zu nennen ist etwa der Königliche Erlass über die Zugangsbedingungen zum Staatsarchiv und die Modalitäten zur Einsichtnahme in die dort aufbewahrten Archivalien vom 16. September 2011.
- Die Modalitäten der Überführung werden durch Königlichen Erlass geregelt (Artikel 1 Absatz 5), siehe Königlichen Erlass über die Überführung der Archive vom 18. August 2010.
- Die Modalitäten der Aufsicht über die Archive werden durch Königlichen Erlass geregelt (Artikel 6), siehe Königlichen Erlasses über die Archivaufsicht vom 18. August 2010.
Sind nicht vom Archivgesetz betroffen
- Spezifische Anforderungen für Papierarchive bzw. digitale Archive.
- Normen, Industriestandards, (Bau)vorschriften und Arbeitsinstrumente, Archivalien in gut erhaltenem, geordnetem und zugänglichem Zustand aufzubewahren. Weitere Informationen hierzu können auf der Webseite über die Informationen aufbewahren gefunden werden.
Die Archive der regionalen Behörden (Flandern – Wallonien – Brüssel) und die ihrer Kontrolle oder Verwaltungsaufsicht unterliegenden öffentlichen Einrichtungen. Relevante Gesetzgebungen sind zu finden auf der Webseite über Gesetzgebung. In Ermangelung einer eigenen Archivgesetzgebung gilt die föderale Archivgesetzgebung in der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens.
