Begriffe und Themen - Belgisches Staatsarchiv

A B

D E

L M

O P

R S

U V W

A

Abgabefrist: Die im Archivgesetz festgelegte Standardfrist, nach der behördliche statische Archivalien, die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmt sind, an das Staatsarchiv überführt werden müssen. Diese Frist beträgt 30 oder 50 Jahre für die Archivalien des FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit und für das Verteidigungsministerium. Nicht zu verwechseln mit der Aufbewahrungsfrist, die von Aktenreihe zu Aktenreihe unterschiedlich ist. Die Abgabefrist kann auf Antrag des Archivbildners verkürzt werden, oder verlängert, falls die Unterlagen nach 30 Jahren noch einen administrativen Nutzen für die Einrichtung haben.
Abgabeverzeichnis: Dokument mit einer detaillierten Auflistung (auf Ebene der Aktenreihen) der an das Staatsarchiv zu überführenden Unterlagen.
Administrative Aufbewahrungsfrist: Die Dauer, während der Unterlagen oder Daten aufgrund ihres administrativen Nutzens von den Behörden, die sie angelegt oder empfangen haben (oder deren Rechtsnachfolger) aufbewahrt werden müssen.
Aktenplan: Vorab festgelegte logisches Schema als Leitfaden für die Schriftgutverwaltung in der dynamischen und semi-dynamischen Phase.
Archivalien/Archivgut: Alle Informationen (Unterlagen, Dateien, Daten…), die unabhängig von Datum, materieller Form, Bearbeitungszustand oder Trägermedium, aufgrund ihrer Natur für die Aufbewahrung durch eine öffentliche Behörde oder Privatperson, eine privatrechtliche Gesellschaft oder Vereinigung bestimmt sind, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeiten, Aufgaben oder zur Wahrung ihrer Rechte und Pflichten empfangen oder angelegt hat. Weitere Informationen.
Archivaufsich
Archivbestand: Eine zeitlich abgegrenzte Ansammlung von Archivreihen (auf Papier oder digital), die zusammen aufbewahrt, verwaltet, überführt und beschrieben werden.
Archivbildner: Die Organisation, Familie oder Person, die Archivalien im Rahmen ihrer privaten, beruflichen oder organisationsgebundenen Tätigkeiten angelegt, gesammelt und verwaltet hat.
Archive der lokalen Behörden
Archivgesetz
Archivierung von E-Mails
Archivräume: Ein Raum für die Aufbewahrung von Unterlagen, die für die Organisation noch von administrativem und/oder juristischem Nutzen sind und von der Organisation oder dem Dienst selbst verwaltet werden, bis die Aufbewahrungsfrist verstrichen ist und die Unterlagen ihrer Endbestimmung zugeführt werden (Überführung an das Staatsarchiv zur langfristigen Aufbewahrung oder Vernichtung).
Archivräume einrichten
Archivreihe: Unterlagen oder Akten, die von einer Organisation im Rahmen eines bestimmten Arbeitsprozesses angelegt, bearbeitet oder empfangen wurden.
Archivstandorte: Der Teil eines Archiv(dienste)s, in dem analoge und digitale statische Archivalien für eine langfristige und sichere Aufbewahrung eingelagert werden.
Archivverwaltung: Gesamtheit der Tätigkeiten beim Anlegen oder Erwerb von Archivgut, bei Ordnung, Beschreibung, Bewertung, Bestandserhaltung und Bereitstellung im Laufe des Lebenszyklus der Archivalien.
Aussonderungsliste: Eine systematische Liste der Aktenreihen, die von der Einrichtung oder Behörde angelegt wurden, einschließlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, der administrativen Aufbewahrungsfrist und der Endbestimmung. Besteht für Ihre Einrichtung eine Aussonderungsliste? Hier können Sie es überprüfen.

B

Bedrohte Archivalien

D

Daten(banken) archivieren
Datenverfall (Bit Rot): Die Umkehr der Bits einer Datei von Eins zu Null oder anders herum, was zu Datenkorruption oder Unlesbarkeit führt. Bei Festplattenlaufwerken (HDD) wird Bit Rot (auch: Bit Flip) durch elektromagnetische Strahlung verursacht, bei Halbleiterlaufwerken (SSD) durch das Entweichen von Elektronen.
Dienste für elektronische Archivierung
Digital Act: Alternative Bezeichnung des belgischen Gesetzes vom 21. Juli 2016 zur Umsetzung der EU-Verordnung über Vertrauensdienste (eIDAS) im Wirtschaftsgesetzbuch und über die Einführung eines Vertrauensdienstes für digitale Archivierung: Weitere Informationen.
Digitale Datenträger
Digitales Archiv (Datenarchiv): Im engeren Sinne: Rein digital angelegte Archive („digital born“) Im erweiterten Sinne: Informationen, die in digitaler Form (binär) angelegt wurden oder durch Digitalisierung entstanden sind, Informationen auf Digitale Datenträger.
Dokumentenverwaltungssysteme

E

Echtheit (Authentizität): Übereinstimmung des angegebenen Datums, Urhebers und Inhalts eines Informationsgegenstands mit der Realität und Nichtvorhandensein von unrechtmäßig vorgenommenen Änderungen.
Endbestimmung: Die Bestimmung, der die Archivalien nach dem Verstreichen der gesetzlichen bzw. administrativen Aufbewahrungsfrist zugeführt werden. Drei Möglichkeiten bestehen: langfristige Aufbewahrung und Überführung an das Staatsarchiv aller Unterlagen oder Daten, Vernichtung aller Unterlagen oder Daten, oder Bewertung d.h. Vernichtung eines Teils der Unterlagen oder Daten und Überführung an das Staatsarchivs des anderen Teils.

G

Gesetzgebung
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Die gesetzliche festgelegte Mindestfrist (die gesetzliche Aufbewahrungsfrist im engeren Sinne) oder die gesetzlich empfohlene Aufbewahrungsfrist (Verjährungsfrist) von Schriftgut. Neben der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können Behörden ergänzend eine (kürzere) administrative Aufbewahrungsfrist festlegen.

I

Informationen: Informationen werden im vorliegenden Kontext synonym zu Archivalien verwendet, um zu unterstreichen, dass es sich um alle möglichen Formen von analogen und digitalen Informationsträgern handelt.
Integrität: Wenn ein Informationsgegenstand vollständig und unverändert ist, unter Vorbehalt von notwendigen Änderungen zum Erhalt der Lesbarkeit.

L

Langlebige Dateiformate

M

Metadaten verwalten

O

Ordnung und Benennung

P

PDF als Aufbewahrungsformat
Personenbezogene Daten in Archivalien
Provinzarchive
Prüfsumme (Checksum): Ein Kontrollwert (auch: „Hash“), der durch die Anwendung eines Algorithmus auf einen Bitstrom (binärer Inhalt) oder einen Informationsgegenstand berechnet wird, und aus einer einzigartigen Kombination aus Zahlen (0 bis 9) und Buchstaben (a bis f) besteht. Prüfsummen können zu verschiedenen Zwecken verwendet werden, z.B. um Duplikate ausfindig zu machen und Änderungen an Daten festzustellen, die durch Defekte an Datenträgern, Arglist oder fehlerhafte Datenmigration entstanden sind.

R

Registraturgut: Unterlagen und Akten in der dynamischen Phase, die also noch bearbeitet und regelmäßig von den Archivbildnern eingesehen und ergänzt werden. Das Registraturgut geht in die semi-dynamische Phase über und wird im Zwischenarchiv (Altregistratur) abgelegt, sobald die Akten abgeschlossen sind und lediglich konsultiert aber nicht mehr bearbeitet werden.

S

Schlüsselbeamte: Beamter oder Mandatsträger, der innerhalb eines Dienstes oder einer Institution eine (in der Regel politik- oder auftragsbezogene) Schlüsselposition innehat und viele wichtige Informationen erzeugt, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Das Staatsarchiv kann diese Personen in der Aussonderungsliste für den Dienst oder die Institution identifizieren.
SharePoint
Statisches Archiv: Schriftgut, das für den Archivbildner keinen juristischen oder administrativen Wert mehr hat, und auf der Grundlage eines Bewertungsurteils seiner Endbestimmung zugeführt wird: vollständige Vernichtung, vollständige oder teilweise Überführung an das Staatsarchiv zur dauerhaften Aufbewahrung.
Substitution (Ersatzdigitalisierung): Ersatz von analogen Originalen durch digitale Kopien. Hierbei muss die Beweiskraft der Originaldokumente erhalten bleiben. Für die Vernichtung – nach Ersatzdigitalisierung – von statischen Archiven oder von Archiven von besonderem Wert ist zudem die Genehmigung des Staatsarchivs erforderlich: Weitere Informationen.

U

Umweltbewusstes Archivieren
Umzug von Archivalien

V

Verteilung der Zuständigkeiten zwischen föderaler und flämischer Ebene in Bezug auf das Archivwesen in Flandern
Verwaltung digitaler Archive: Oberbegriff für alle Techniken zur Aufbewahrung und Verwaltung von verschiedenen Arten von digitalen Archiven.

W

Webarchivierung
Weiterverwendung: Die Verwendung von Informationen der öffentlichen Behörden zu anderen Zwecken als die öffentlichen Aufgaben, für die sie ursprünglich angelegt wurden.

Z

Zwischenarchiv: Registraturgut wird in der semi-dynamischen Phase in einem Zwischenarchiv (einer Altregistratur) abgelegt, wenn es nicht mehr ergänzt oder bearbeitet wird, aber noch von informativem oder juristischem Wert für den Archivbildner ist, beispielsweise als Beweisstück. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und der administrativen Aufbewahrungsfrist geht das Schriftgut in die statische Phase über und wird als statisches Archiv bezeichnet.