A
- Aménager des locaux d’archives
- Archivage des (bases de) données
- Archivage des e-mails
- Archivage des sites web
- Archivage écoresponsable
- Archives dynamiques
- Les documents et dossiers en cours de traitement et qui sont donc fréquemment consultés et complétés par le producteur d’archives. Les archives dynamiques deviennent des archives semi-dynamiques dès que les dossiers sont finalisés et uniquement consultés de temps en temps.
- Archives en détresse
- Archives numériques
- Au sens strict : les archives nativement numériques (archives born digital). Au sens large : les archives nativement numériques (sous forme binaire) ou générées par numérisation ; des informations enregistrées sur des supports de stockage informatique.
- Archives publiques locales
- Archives publiques provinciales
- Archives semi-dynamiques
- Archives qui ne sont plus complétées ou modifiées mais qui ont encore une valeur informative ou juridique pour le producteur d’archives, par exemple en tant que pièces justificatives. Après l’expiration du délai de conservation légal et délai de conservation administratif, on parle d'archives statiques.
- Archives statiques
- Archives qui n’ont plus de valeur juridique ou administrative pour le producteur d’archives et dont la destination définitive peut être mise en œuvre : soit l’élimination totale, soit le transfert entier ou partiel aux Archives de l’État pour une conservation permanente.
- Archives
- Toutes les informations (documents, fichiers, données...) qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d’élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l’exercice de ses activités, de ses fonctions ou pour maintenir ses droits et obligations. En savoir plus.
- Authenticité
- La date, l’auteur et le contenu indiqués d’un objet informatif correspondent à la réalité et n’ont pas été altérés illicitement.
B
- Bordereau de versement
- Un document contenant une description détaillée (au niveau des séries) des archives qui seront transférées aux Archives de l’État.
C
- Classer et nommer vos dossiers et documents
D
- Dégradation des données (bit rot)
- Changement des bits d’un fichier, les uns devenant des zéros ou inversement, de sorte que le fichier est modifié ou devient illisible. La dégradation des données sur des disques durs (en anglais bit flip) est causée par des rayonnements électromagnétiques et sur les SSD (disques statiques à semi-conducteurs) par le transfert d’électrons.
- Délai de conservation administratif
- Période pendant laquelle les documents ou les données doivent être conservés par les pouvoirs publics qui les ont produits ou reçus (ou leurs successeurs en droit) en raison de leur utilité administrative.
- Délai de conservation légal
- Le délai légal minimal (délai légal de conservation au sens strict) ou le délai de conservation légal recommandé (délai de prescription) des documents. L’existence d’un délai de conservation légal n’exclut pas que l’administration puisse définir un autre délai de conservation administratif (plus long).
- Délai de transfert
- Le délai par défaut, tel que défini par la Loi sur les archives, au terme duquel les archives statiques publiques, destinées à une conservation permanente, doivent être transférées aux Archives de l’État. Le délai est de 30 ans pour les archives de tous les producteurs publics d’archives sauf le SPF Affaires Etrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement et le Ministère de la Défense auxquels s’applique un délai de 50 ans. À ne pas confondre avec le délai de conservation, qui varie en fonction des séries. Le délai de transfert peut être réduit à la demande du producteur d’archives, ou prolongé si les documents ont encore une utilité administrative pour l’établissement au-delà de 30 ans.
- Déménager les archives
- Dépôt d’archives
- Partie d’un service d’archives où sont entreposées les archives statiques, analogiques et numériques, en vue de leur conservation sécurisée à long terme.
- Destination définitive
- La destination des archives après l’échéance de leur délai de conservation légal et délai de conservation administratif. Il y a trois possibilités, à savoir la conservation permanente et le transfert aux Archives de l’Etat de la totalité des documents ou données, l’élimination de la totalité, et le tri, c’est-à-dire, l’élimination d’une partie et la conservation et le transfert aux Archives de l’Etat d’une autre partie des documents ou données.
- Digital Act
- Surnom de la loi du 21 juillet 2016, qui transpose le Règlement européen sur les services de confiance eIDAS dans le Code de droit économique, et introduit également un service de confiance pour l’archivage électronique : en savoir plus.
- Données à caractère personnel dans les archives
F
- Fonctionnaire clé
- Fonctionnaire ou mandataire qui occupe un poste clé au sein d'un service ou d'une institution (généralement en lien avec sa politique ou sa mission) et qui produit un grand nombre d'informations importantes destinées à une conservation permanente. Les Archives de l'Etat peuvent identifier ces personnes dans le tableau de tri des archives du service ou de l'institution.
- Fonds d’archives
- Un ensemble de séries d’archives (papier ou numériques) délimitées dans le temps et conservées, gérées, transférées et décrites ensemble.
- Formats de fichiers durables
G
- Gestion des archives numériques
- Terme générique pour toutes les techniques visant à gérer les différents types d’archives numériques.
- Gestion des archives
- Ensemble des activités ayant trait à la production ou à l’acquisition d’archives, à leur classement, leur description, tri, conservation matérielle et communication, à tout moment de leur cycle de vie.
- Gestion des métadonnées
I
- Information
- Dans ce contexte, informations est un synonyme d’archives : nous voulons mettre en évidence qu’il s’agit de toute forme possible de matériaux analogiques et numériques.
- Intégrité
- Si l’objet informatif est complet et inaltéré, sous réserve des changements nécessaires pour en préserver la lisibilité.
L
- Législation
- Local d’archives
- Un endroit pour la conservation d’archives ayant encore un intérêt administratif et/ou juridique pour l’organisation et gérées par l’organisation ou le service mêmes, jusqu’à la fin du délai de conservation et en attendant l’application de la destination définitive (soit un transfert aux Archives de l’État pour une conservation permanente, soit l’élimination).
- Loi sur les archives
P
- PDF comme format de conservation
- Plan de classement
- Un schéma logique préétabli servant de ligne de conduite pour le classement des archives dynamiques et archives semi-dynamiques d’un service.
- Producteur d’archives
- L’organisation, la famille ou la personne qui a produit, rassemblé et géré les archives lors de l’exécution d’activités personnelles, professionnelles ou organisationnelles.
R
- Réutilisation
- L’exploitation d’informations des pouvoirs publics à des finalités autres que les missions publiques pour lesquelles elles avaient été produites à l’origine.
S
- Série d’archives
- Documents ou dossiers créés, traités ou reçus par une organisation dans le cadre d’un processus de travail.
- Services d’archivage électronique
- SharePoint
- Somme de contrôle (checksum)
- Une somme de contrôle (« hash ») calculée par l’application d’un algorithme sur le contenu binaire d’un fichier ou d’un objet informatif, qui s’exprime sous forme d’une combinaison unique de chiffres (0 à 9) et de lettres (a à f). Les sommes de contrôle peuvent servir à diverses finalités, par exemple pour l’identification de copies ou pour dépister la modification des données suite à une dégradation du support, une malveillance ou une migration imparfaite.
- Substitution
- Le remplacement des originaux analogiques par des copies électroniques. Pour cela, il est nécessaire que la force probante des documents originaux soit préservée. L’élimination après numérisation d'archives statiques ou de valeur particulière nécessite également l’autorisation des Archives de l’État: en savoir plus.
- Supports de stockage informatique
- Surveillance
- Systèmes de gestion électronique des documents
T
- Tableau de tri
- Liste systématique des séries d’archives produites par un établissement ou une administration, qui indique les délais de conservation légaux et/ou les délais de conservation administratifs ainsi que la destination définitive. Votre institution dispose-t-elle d’un tableau de tri ? Retrouvez-le ici.
