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Gestion des métadonnées

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L’importance des métadonnées dans le monde digital ne peut être surestimée.

Qu’est-ce que les métadonnées et pourquoi sont-elles importantes ?

Les métadonnées sont en quelque sorte la carte d’identité d’un fichier. Elles disent ce qu’est le fichier, quel en est le contenu, d’où il vient et quelle est sa destination. C’est grâce aux métadonnées que nous pouvons retrouver et comprendre les fichiers.
 
Cette vidéo des Archives Nationales d’Australie explique clairement la nature et les objectifs des métadonnées.  

Faut-il ajouter des métadonnées ?

Les métadonnées sont généralement captées lors de la création ou de la modification d’un fichier et doivent rarement être ajoutées manuellement. C’est avant tout l’affaire des développeurs, qui doivent veiller à ce que toutes les opérations que subit un fichier soient enregistrées (voir ci-dessous).  

Où les métadonnées se trouvent-elles ?

Il y a différentes possibilités :

  • DANS le fichier, et donc invisibles dans le navigateur, sauf les propriétés permettant de trier les fichiers.
  • À CÔTÉ du fichier, dans le même dossier et généralement avec le même nom, sauf l’extension.  
  • AILLEURS, dans un fichier rassemblant les métadonnées de différents fichiers et associées durablement à ceux-ci (par exemple, au moyen d’un code d’identification unique, une référence ou un lien).

Quels sont les différents types de métadonnées ?

Il existe différents types de métadonnées. La National Information Standards Organization (NISO) distingue :

  • Les métadonnées descriptives, pour l’identification, la description et la recherche des fichiers : l’identification unique, le titre, l’auteur, la langue, les sujets, le résumé…
  • Les métadonnées structurelles, pour la reconstitution et la visualisation de la cohérence entre les fichiers : titre de page, sommaire, chapitres, sections, erratum, index, relation avec un sous-objet...
  • Les métadonnées administratives, pour le suivi et la gestion des fichiers et l’usage qui peut en être fait : date de création, type de fichier, restrictions d’accès, type et modèle du scanner utilisé, résolution, définition, gamme de couleurs…  Les informations relatives aux caractéristiques techniques (métadonnées techniques), les restrictions d’accès et d’utilisation (métadonnées de gestion des droits) et pour la maintenance des fichiers (métadonnées de préservation) sont parfois aussi considérées comme des catégories à part entière.

Quelles métadonnées sont importantes ?

Au plus de métadonnées sont captées, au mieux les fichiers sont gérés, contextualisés et peuvent être retrouvés.

Les éléments suivants, généralement captés automatiquement, sont de toute façon nécessaires (si d’application) pour pouvoir identifier et gérer les fichiers à un niveau minimal :

Élément Définition Exemples
Code d’identification Élément d’identification unique, ex. : un code, un numéro ou une combinaison alphanumérique.

10.1000/182

510_25_00

ISBN978-18361100147
Auteur

Le rédacteur ou créateur du document.

  • Cet élément peut être répété : différents auteurs seront de préférence repris comme des éléments séparés.  .

Prénom et nom de famille

Nom du service

Page d’accueil de l’établissement 

Date de création Date de création du document. Souvent, une nouvelle version du fichier est créée pour apporter des modifications au document. 20170825
Date de modification

Date et heure de la dernière modification apportée au document.

  • Ces informations sont incluses dans les systèmes enregistrant l’historique des versions.
20170826 10:15
Date de validation Date de finalisation ou de validation du document. 20170829
Origine

L’activité (fonction, sous-fonction ou processus de travail) dans le cadre de laquelle le fichier a été élaboré. Par exemple, sur base du tableau de tri de l’établissement.

  • Cet élément peut être répété : différentes activités seront de préférence reprises comme des éléments séparés.

guichet/réception de la correspondance

politique stratégique

rédaction de plans opérationnels

Objet

Mot clé (balise) ou phrase décrivant le fichier, en complément du nom du fichier et de son origine, et permettant de le classer et de le retrouver.

  • Cet élément peut être répété : différents objets seront de préférence repris comme des éléments séparés.

EPC

Secrétariat social

Travaux publics

Extension de fichier La dernière partie du nom du fichier (après le point), indiquant le type de fichier.

xml

tiff

pdf/a
Format de fichier Le type MIME, un identifiant de format de fichiers sur le Web en deux parties. La base de données PRONOM peut être utilisée pour rechercher des explications sur chaque type de MIME. Il existe des outils pour identifier les types MIME des fichiers d’un dossier, comme par ex. DROID.

video/x-msvideo

image/svg+xml

application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet
Volume Le volume occupé par le fichier.

2 MB

2,61 GB
Codec

Type d’encodage et/ou de compression.

  • S’applique aux fichiers de texte, audio, vidéo, images…
  • Cet élément peut être répété : pour les vidéos il faut, par exemple, capter les audiocodec et les videocodec.

MPEG-4

x264

JPEG 2000
Encodage texte

Schéma pour l’enregistrement des caractères en bits.

  • S’applique aux fichiers textes.

UTF-8

ASCII
Somme de contrôle

Empreinte du fichier.

  • Cet élément peut être répété, s’il est utile de stocker l’empreinte calculé avec différents algorithmes. Sinon, utilisez l’algorithme MD5. (La valeur MD5 doit être définie au plus tard avant le transfert aux Archives de l’État, mais il convient de la générer le plus vite possible après la finalisation du document. On peut utiliser des outils avec GUI, comme par ex. DROID, ou la ligne de commande: en savoir plus.)
5df9f63916ebf8528697b629022993e8
Publicité

Restrictions de la consultabilité.

  • Cet élément peut être répété : différentes règles relatives à la publicité seront de préférence reprises comme des éléments séparés.

Accès restreint aux parties concernées.

L’autorisation de l’administrateur doit être demandée.

Confidentialité

Niveau de confidentialité.

Seules ces valeurs sont possibles :

  • confidentiel
  • secret
  • très secret
Droits d’utilisation

Droits de propriété intellectuelle, restrictions et conditions de réutilisation.

  • Cet élément peut être répété : différents droits d’utilisation seront de préférence repris comme des éléments séparés.

CC BY-NC

Uniquement à des fins de recherche.


Nous recommandons d’ajouter les métadonnées (semi-)automatiques suivantes dans le système, afin de pouvoir planifier plus facilement les éliminations et les transferts aux Archives de l’État :

Élément Définition Exemples
Délai de conservation: légal

Peuvent être trouvés dans le tableau de tri de votre service ou institution :

  • Les entités disposant d’un tableau de tri peuvent le trouver ici
  • Les entités ne disposant pas d’un tableau de tri peuvent s’informer ici de la manière dont elles peuvent l’établir avec les Archives d’État.

X ans après la validation

X ans après la clôture du dossier

X ans après le décès de l’intéressé

Délai de conservation: administratif

X ans après la prescription

X ans après la validation

X ans après la clôture du dossier

X ans après le décès de l’intéressé 

Destination

élimination

transfert et conservation aux Archives de l’État

transfert sélectif et conservation aux Archives de l’État


Les éléments ne doivent pas avoir le même nom. Nous pouvons nous concerter pour déterminer quels éléments correspondent ou vous pouvez nous transmettre une liste de mise en correspondance lors d’un transfert d’archives. 

Comment optimiser la qualité des métadonnées ?

Le tableau ci-dessus requiert un minimum de données, mais en suivant quelques règles de base, nous, vous et les futurs chercheurs pourrons :  

… mieux préserver les fichiers contre l’usure du temps.
… mieux comprendre les fichiers.
… retrouver plus rapidement les fichiers.
… échanger plus facilement des fichiers.

Ce que vous pouvez faire:

  • Captez un maximum de métadonnées pertinentes. Sur le site Internet de la Bibliothèque du Congrès vous trouverez pour chaque type d’informations quelles sont les métadonnées importantes. Vérifiez également quelles données descriptives vous voudriez avoir à disposition pour pouvoir retrouver les fichiers d’un collègue (absent). Ce sont probablement des métadonnées utiles pour votre institution.
  • Affinez les éléments du tableau avec des sous-éléments, par exemple la durée d’application de droits d’utilisation.
  • Utilisez un élément comme « nature de la relation » ou « relation avec le code d’identification » pour documenter les relations entre les différents fichiers.   
  • Captez des métadonnées à divers niveaux d’agrégation. Ne les captez pas seulement pour les fichiers mais également pour les dossiers où se trouvent des fichiers et des sous-dossiers.  
  • Cherchez si possible des taxinomies ou des vocabulaires contrôlés et pertinents pour formater les métadonnées.  

Évitez d’utiliser des caractères spéciaux dans les métadonnées, y compris dans le nom du fichier.

Qui est responsable ?

Votre responsable des informations examinent avec les administrateurs du système de gestion électronique de documents quelles métadonnées peuvent être captées automatiquement. Ils/elles veilleront aussi à ce que les métadonnées ne soient pas perdues au moment où les fichiers sont extraits du système, par exemple vers un prestataire de service qualifié pour l’archivage électronique

Question ou remarque ?

Contactez-nous.

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