Archives de l'État en Belgique

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Surveillance

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Une bonne gestion des archives commence dès la création des informations. Pour éviter que des documents ou des données à valeur historique ne soient négligés ou éliminés, les Archives de l’État assurent un suivi de vos archives. C’est ce qu’on appelle la surveillance.

Les règles relatives à la surveillance sont définies dans l’AR Surveillance.

Comment s’exerce la surveillance ? 

Le service Surveillance & Avis des Archives de l’État aide les services publics à conserver correctement leurs archives en: 
 
  • rédigeant et publiant des avis en matière de gestion des archives ;
  • contrôlant les conditions dans lesquelles les services publics gèrent et conservent leurs archives.  Les archivistes de l’Etat procèdent dès lors à des inspections ;
  • évaluant la valeur scientifique, historique et sociétale des archives. La destination définitive (conservation ou élimination) des archives est consignée dans des tableaux de tri ;
  • autorisant les producteurs d’archives à éliminer une partie de leurs archives.

Comment se déroule une inspection ? 

  1. Un archiviste de l’État vient sur place.
  2. Il rédige un rapport détaillant ses constatations et d’éventuels conseils pour améliorer les conditions de gestion et de conservation des archives. 
  3. Le rapport est communiqué au service public intéressé et éventuellement publié à l’initiative de l’archiviste général du Royaume.

Quels sont les éléments contrôlés ?

Nous vérifions si les documents destinés à une conservation permanente sont conservés dans des conditions correctes, sécurisées, ordonnées et accessibles. Pour les archives numériques, l’attention est portée sur la lisibilité des fichiers (notamment la durabilité des formats de fichier) et sur les mesures prises afin de garantir leur authenticité et leur intégrité

Quelles instances sont soumises à la surveillance ? 

Tant les institutions qui sont obligées de transférer leurs archives (après tri) aux Archives de l’État en vertu de la Loi sur les archives (article 1, 1ier alinéa) que les pouvoirs publics locaux (article 1, 2ème alinéa) sont soumis à la surveillance. 

Puis-je interdire l’accès à un archiviste de l’État ? 

NON. Un archiviste de l’État doit avoir accès aux archives conservées par une institution publique, indépendamment de leur support ou de leur état matériel. Des procédures légales spécifiques sont prévues pour les documents classifiés ou contenant des données à caractère personnel. 

Quelle est la procédure en cas d’infraction ?

  1. L’archiviste général du Royaume en informe le ministre de la Politique scientifique et le(s) ministre(s) de tutelle concernés.
  2. Les ministres peuvent prendre des mesures correctives.
  3. L’archiviste général du Royaume intègre les constats dans le rapport annuel sur la surveillance qu’il remet au Premier ministre et au ministre de la Politique scientifique.
  4. Ce rapport est diffusé publiquement.

Question ou remarque ?

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