La présente page reprend les principales règles qui sont appliquées par les Archives de l’État lors du traitement de demandes de consultation d’archives.
Les règles sont structurées en fonction du producteur d’archives.

Informations générales

• Références à la législation et à la réglementation
• Les règles de consultation sont souvent complexes
• Les exceptions ne sont pas éternelles
• Demandes de consultation pour une recherche scientifique
• Droit de consultation et droit d’auteur

Modalités de consultation spécifiques en fonction du producteur d’archives

• Archives des services publics fédéraux
• Archives des cours et tribunaux
• Notariat
• État civil
• Archives des régions et des communautés
• Archives des provinces et des commissariats d’arrondissements
• Archives des institutions (supra-)locales
• Archives des entreprises, des organismes privés et des personnes

Références à la législation et à la réglementation

Les règles sont formulées le plus sommairement et le plus correctement possible, avec des références au cadre juridique (par ex. article de loi, de décret ou d’arrêté). Dans la mesure du possible, des hyperliens sont intégrés au texte, pour permettre aux utilisateurs de surfer sur les textes des lois ou des réglementations eux-mêmes.  Dans certains cas, l’utilisateur ne peut consulter les documents que s’il soumet au responsable du service d’archives une autorisation écrite d’une certaine instance. Dans d’autres cas, les utilisateurs doivent faire une déclaration de recherche en complétant, datant et signant un formulaire ad hoc.

Les règles de consultation sont souvent complexes

Les règles de consultation d’archives sont souvent très complexes. En regardant de près le cadre légal pour la consultation des archives des Communautés et des Régions, on note que chaque entité régionale applique des règles juridiques différentes. Tous les documents administratifs sont en principe publics, sauf si une ou plusieurs exceptions sont d’application. Il existe deux catégories d’exceptions : les exceptions absolues sont toujours d’application ; pour les exceptions relatives, il faut vérifier pour chaque demande dans quelle mesure l’intérêt de la communication prévaut sur l’intérêt à protéger.  

Les exceptions ne sont pas éternelles

Les exceptions prévues dans la législation régionale ne peuvent pas être invoquées éternellement pour refuser un droit de consultation. Il importe donc que l’utilisateur  sache pour combien de temps une exception peut être appliquée, car c’est après l’échéance de la validité des exceptions que les archives non publiques peuvent être consultées.

Demandes de consultation pour une recherche scientifique

Même si certaines exceptions sont toujours d’application, les chercheurs d’universités, de hautes-écoles ou d’établissements de recherche reconnus peuvent avoir un accès extraordinaire aux documents administratifs qui ne sont pas encore publics.

Droit de consultation et droit d’auteur

De nombreuses questions relatives au droit de consultation des archives ont trait à la reproduction. Il n’est pas vrai que les utilisateurs ne peuvent consulter des documents qui sont encore soumis à des droits. En principe, le droit d’auteur n’a rien à voir avec le droit de consultation. Si un utilisateur peut consulter des archives, par ex. parce qu’elles sont entièrement publiques, parce que les exceptions ne sont plus d’application ou parce que l’utilisateur dispose des autorisations nécessaires, le droit de consultation ne peut lui être refusé pour le fait que les documents seraient encore soumis à des droits. Il s’agit par ex. de photos, d’œuvres d’art, etc. c’est-à-dire les ouvrages dits « créatifs ». La consultation de documents protégés par le droit d’auteur est toujours possible, sans limitations. Toujours est-il que si le service d’archives peut bel et bien fournir une reproduction, il incombe à l’utilisateur de se mettre le cas échéant en règle avec l’auteur ou avec la société de gestion s’il souhaite réaliser une publication (clarification des droits). L’auteur ou l’ayant droit peut également être le service d’archives où les archives sont conservées.