Op deze webpagina worden de voornaamste regels opgesomd die het Rijksarchief toepast bij de behandeling van aanvragen voor de raadpleging van archieven. De regels zijn samengebracht per archiefvormer.
Algemene info
- Weergave van de wet- en regelgeving
- Raadplegingsregels zijn vaak complex
- Uitzonderingen kunnen niet eeuwig ingeroepen worden
- Aanvragen tot inzage voor wetenschappelijk onderzoek
- Inzagerecht en auteursrecht
Specifieke raadplegingsmodaliteiten volgens archiefvormer
- Archief van federale overheidsdiensten
- Archief van hoven en rechtbanken
- Notariaat
- Burgerlijke stand
- Archief van gewesten en gemeenschappen
- Archief van provincies en arrondissementscommissariaten
- Archief van (boven)lokale instellingen
- Archief van ondernemingen, privéorganismen en privépersonen
Weergave van de wet- en regelgeving
De regels worden op een zo kernachtig en correct mogelijke wijze weergegeven, met verwijzing naar de rechtsgrond (bv. het artikel uit de wet, het decreet of het besluit). In de mate van het mogelijke worden de hyperlinks in de tekst geïntegreerd, wat voor gebruikers de mogelijkheid biedt om door te klikken naar de teksten van de wet- en regelgeving zelf. In sommige gevallen krijgen gebruikers pas inzage wanneer zij een schriftelijke toestemming van een instantie aan de verantwoordelijke van de archiefdienst kunnen voorleggen. In andere gevallen dienen gebruikers een onderzoeksverklaring af te leggen. Dat gebeurt door het volledig invullen, dateren en ondertekenen van een voorgedrukt formulier.
Raadplegingsregels zijn vaak complex
De raadplegingsregels in verband met archieven zijn vaak heel complex. Wie bijvoorbeeld het wettelijk kader voor de raadplegingsregels van archief van Gemeenschappen en Gewesten bekijkt, ziet dat er voor elke regionale entiteit verschillende rechtsregels van toepassing zijn. Alle bestuursdocumenten zijn in principe openbaar, behalve als één of meerdere uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Er zijn twee categorieën uitzonderingen: de zgn. absolute uitzonderingen zijn altijd geldig; bij de relatieve uitzonderingen moet voor elke aanvraag nagegaan worden in welke mate het belang van de openbaarmaking opweegt tegen het te beschermen belang.
Uitzonderingen kunnen niet eeuwig ingeroepen worden
De uitzonderingsgronden voorzien in de regionale wetgeving kunnen niet eeuwig ingeroepen worden om het inzagerecht te weigeren. Het is voor de gebruiker dus belangrijk precies te weten hoelang een uitzonderingsgrond kan toegepast worden want het is precies na het verlopen van de geldigheidsduur van de uitzonderingsgronden dat niet-openbare archieven ingezien kunnen worden.
Aanvragen tot inzage voor wetenschappelijk onderzoek
Zelfs indien bepaalde uitzonderingsgronden nog gelden, kunnen onderzoekers van universiteiten, hogescholen of erkende onderzoekinstellingen een bijzondere toegang krijgen tot bestuursdocumenten die nog niet openbaar zijn.
Inzagerecht en auteursrecht
Veel vragen in verband met het inzagerecht van archieven hebben betrekking op reproductie. Het is niet zo dat gebruikers geen inzage krijgen in documenten waarop nog rechten rusten. Het auteursrecht heeft in principe niets te maken met het inzagerecht. Indien een gebruiker archieven mag inzien, bv. omdat ze volstrekt openbaar zijn, of omdat de uitzonderingsgronden niet langer van toepassing zijn, of omdat de gebruiker beschikt over de nodige toelatingen voor inzage, kan hem/haar het inzagerecht niet ontzegd worden omdat op bepaalde documenten nog rechten rusten. Het gaat bv. om foto’s, kunstwerken e.a. zgn. creatieve werken. Inzage van auteursrechtelijk beschermde stukken blijft altijd mogelijk, zonder beperking. Alleen is het zo dat de archiefdienst wel een reproductie kan afleveren, maar het is de gebruiker die zich desgevallend in regel moet stellen met de auteur of met de beheersvennootschap indien hij/zij tot publicatie wil overgaan (klaren van de rechten). De auteur of de rechthebbende kan ook de archiefdienst zelf zijn waar de archieven bewaard worden.
