Peut-on photographier les documents d’archives en salle de lecture ? Combien cela coûte-t-il pour reproduire une archive ? Découvrez toutes les informations relatives à la reproduction des documents d’archives.
- Tarifs
- Quels documents peut-on reproduire ?
- Quel usage peut-on faire d’une reproduction ?
- Quelles sont les différents types de reproductions ?
Tarifs
Les modalités de reproductions et les tarifs sont détaillés dans l’arrêté ministériel du 25 mai 2018, publié au Moniteur belge le 5 juin 2018. Il a été indexé ce 1er mars 2024 afin de mieux répondre aux coûts réels. Un exemplaire de ce document est disponible au comptoir de chaque dépôt.
Quels documents peut-on reproduire ?
Vous souhaitez reproduire ou obtenir la reproduction d’une archive ? Seuls les documents suivants peuvent être reproduits :
- Les documents publics communicables et pour lesquels vous avez reçu une autorisation de consultation et de reproduction.
- Les documents qui ne sont pas propriété des Archives de l’État mais pour lesquels vous pouvez produire l’autorisation écrite de reproduction du propriétaire (déposant).
- Les documents libres de droits d’auteur.
- Les documents contenant des données personnelles pour lesquels vous avez reçu de l’instance compétente l’autorisation écrite de reproduction.
- Les documents qui ne forment pas une partie significative d’un fonds d’archives (volumes, parties, séries, sous-fonds).
Dans un souci de préservation, les pièces non consultables en raison de leur mauvais état matériel ne font pas l’objet de reproduction.
Quel usage peut-on faire d’une reproduction ?
Toutes les reproductions d’archives, réalisées avec un appareil personnel ou par les Archives de l’État, sont uniquement destinées à des fins privées. L’usage à des fins privées implique que les reproductions ne peuvent en aucun cas être diffusées, communiquées ou transmises à des tiers, et que le droit de les utiliser ne peut l’être également.
En cas de reproduction destinée à des publications ou à des fins commerciales, veuillez consulter le tarif des Archives de l’État.
Quelles sont les différents types de reproductions ?
En parcourant le tarif, vous découvrirez les différents types de reproductions possibles et leur prix : reproductions digitales de fonds d’archives, copies ou scans à partir d’un microfilm, photographies etc. Toutes les demandes de reproduction qui ne sont pas reprises dans le tarif font l’objet d’un devis.
Reproductions d’archives originales, réalisées par les Archives de l’État
Vous souhaitez que les Archives de l’État vous fournissent la reproduction d’une archive ? Prenez contact avec le dépôt des Archives de l’État dans lequel est conservé le document d’archive.
- Les documents originaux sont scannés par le personnel des Archives de l’État à l’aide d’un scanner spécialement conçu pour les documents d’archives.
- La majorité des documents peuvent être scannés. Ne peuvent cependant pas être scannés : les documents qui ne sont pas publics, qui sont en trop mauvais état ou qui sont soumis à des droits d’auteur.
- Ces reproductions peuvent être délivrées sous forme numérique ou imprimée.
- L’impression sur papier du document numérisé peut être effectuée par vos soins en salle de lecture, moyennant paiement (voir tarif).
Reproductions à partir d’un microfilm
- En salle de lecture, vous pouvez réaliser vous-même des copies d’images microfilmées, à l’aide d’un « reader-printer ». Chaque page imprimée est néanmoins payante (voir tarif).
- L’impression sur papier peut également être effectuée par le personnel de la salle de lecture, moyennant paiement (voir tarif).
Reproductions à l’aide de votre propre appareil
Vous souhaitez utiliser votre appareil de reproduction personnel ? Les reproductions à usage privé, réalisées personnellement, sont autorisées uniquement :
- si vous avez lu au préalable la directive concernant la réalisation personnelle de reproductions photographiques de documents d’archives ;
- si vous avez complété et signé la déclaration concernant la réalisation personnelle de reproductions photographiques de documents d’archives et l’avez remise au personnel de la salle de lecture des Archives de l’État.
Les conditions suivantes doivent également être respectées :
- Il ne peut y avoir aucun contact entre le document et l’appareillage utilisé. L’emploi d’instrument à scanner (lecteur de code-barres, scanner manuel et autre scanner) n’est pas autorisé.
- Il est interdit d’utiliser un flash ou un éclairage supplémentaire (ex : lumière artificielle).
- Le document à photographier ne peut pas être plus grand que la surface de la table.
- Le document à photographier doit toujours reposer sur la table, sur un lutrin ou sur un coussin de lecture. Le document ne peut subir aucun dommage pendant la prise de vue.
- Un pied photographique n’est autorisé que si son utilisation n’endommage pas les documents ni la table de travail.
- L’utilisation d’un appareil de reproduction personnel ne peut en aucun cas perturber les autres lecteurs.
