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Services d’archivage électronique

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Avec l’introduction d’un service qualifié pour l’archivage électronique, un cadre légal a été créé pour la substitution et l’archivage électronique. Les prestataires de services qualifiés pour l’archivage électronique n’existent toutefois pour l’instant que sur papier.

Qu’est-ce qu’un service d’archivage électronique ?

La fourniture d’un service d’archivage électronique peut recouvrir deux aspects :

  • la numérisation d’informations sur papier en préservant leur valeur probante,

et/ou

  • la conservation d’informations électroniques de manière à garantir leur lisibilité, intégrité et authenticité.

Le service peut être fourni par un prestataire de service externe ou être exploité pour son propre compte par une personne physique ou par une personne morale.

Un prestataire de service peut obtenir le statut de qualifié pour les deux services en faisant exécuter des audits (voir ci-dessous).

Depuis quand existe le service d’archivage électronique ?

Le service d’archivage électronique est introduit dans le Code de Droit économique le 21 juillet 2016 par le dénommé Digital Act .

Le Digital Act est la loi cadre qui traduit le Règlement européen e-IDAS de 2014 dans la législation belge. Le service d’archivage électronique est toutefois un ajout original à ce règlement, qui ne reconnaît que cinq services de confiance.
 

Règlement e-IDAS (910/2014)​​

Le Règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur du 23 juillet 2014 a pour objectif :

  • d’éliminer les barrières techniques et juridiques entre pays au sein du marché intérieur européen,
  • d’accroître la confiance dans les transactions électroniques,
  • d’augmenter la sécurité juridique des usagers et des prestataires de services de confiance,
  • de stimuler le développement du marché des services de confiance.


Le règlement définit 5 services de confiance :

  • la signature électronique,
  • le cachet électronique,
  • l’horodatage électronique,
  • l’envoi recommandé électronique,
  • l’authentification de sites internet.
     

Deux principes de base que le règlement introduit sont :

  • le principe de non-discrimination pour tous les documents électroniques : ceux-ci ne peuvent plus être rejetés ou considérés comme de moindre valeur dans des conflits judiciaires uniquement parce qu’ils sont électroniques.
  • La présomption légale d’intégrité et d’authenticité des documents électroniques qui sont signés, horodatés ou envoyés avec des services de confiance qualifiés : c’est alors à la partie qui conteste la conformité d’un document de fournir les preuves. 


Entre-temps, une proposition pour un nouveau règlement e-IDAS a été présenté, par lequel le service d’archivage électronique serait aussi repris au niveau européen comme service de confiance.

Qu’est-ce qu’un service d’archivage électronique qualifié ?

Les prestataires de services d’archivage électronique qualifiés peuvent, comme d’autres prestataires de services de confiance en Europe, se faire certifier en faisant exécuter des audits par lesquels il est constaté de façon proactive que le prestataire satisfait aux exigences.

Les services d’archivage fournis par les prestataires de services qualifiés, sont automatiquement considérés comme conformes. La valeur probante des informations qui ont été numérisées au moyen d’un service d’archivage électronique qualifié et la fidélité des données qui sont conservées au moyen d’un service d’archivage électronique qualifié, sont considérées comme démontrées.

Ceci implique, et la loi le confirme, que des documents qui sont numérisés avec un service d’archivage électronique qualifié, peuvent ensuite être remplacés et éliminés (= substitués).

Attention : l’autorisation des Archives de l’État peut être requise pour l’élimination de séries qui sont destinées à une conservation permanente (plus d’infos).

Quelles conditions doivent remplir les services d’archivage électronique qualifiés ?

La loi établit les exigences suivantes aux services d’archivage électronique qualifiés :

Le prestataire de services doit pour la conservation des données électroniques :

  • Prendre les mesures nécessaires, compte tenu de l’état de la technique, pour conserver la lisibilité des données, au moins pendant la durée de conservation légale, réglementaire ou contractuelle ;
  • mettre en œuvre les moyens nécessaires, compte tenu de l’état de la technique, pour préserver l’intégrité et l’authenticité des données électroniques conservées et pour éviter, durant la conservation, la consultation ou le transfert, des modifications des données électroniques conservées, sous réserve de modifications relatives à leur support ou leur format électronique nécessaires à l’accomplissement de leur service ;
  • restituer les données dans un délai raisonnable et sous une forme exploitable lorsque l’utilisateur en fait la demande ;
  • veiller à ce que le processus de destruction volontaire des données conservées ne permette pas de les reconstituer entièrement ou partiellement ;
  • recourir à un horodatage électronique qualifié à chaque fois que la date et/ou l’heure doivent être déterminés.

Le prestataire de services doit lorsqu’il procède à la numérisation d’un document papier :

  • utiliser un système, du matériel et des procédures qui garantissent une reproduction fidèle, durable et complète du document papier ;
  • contrôler régulièrement la qualité et la fidélité des copies numériques lors de la procédure de numérisation ;
  • procéder à l’enregistrement et au classement systématiques et complets des données (i.e. classer et nommer) ;
  • enregistrer au minimum le nom, code d’identification, auteur, description, date, délai de conservation et destination définitive des dossiers et documents ainsi que le format du document ;
  • documenter la procédure de numérisation : voir Numériser de l’information, étape 9, point 4.

> Voir l’annexe 1 de l’article XII N1.

L’AR Normes du 29 mars 2019 spécifie comment on peut en pratique se conformer à ces exigences, en indiquant, par critère, les normes (et leurs numéros de référence) qui peuvent être suivies afin de satisfaire aux exigences.

Dienstverleners kunnen zich in deze normen laten certificeren om gemakkelijk gekwalificeerd te geraken, maar dit is geen vereiste. Overheden kunnen het besluit gebruiken als functionele gids voor het opstellen van lastenboeken.

L’usage d’un service d’archivage électronique est-il obligatoire ?

Pour la numérisation :

OUI, si vous souhaitez être sûrs que les informations numérisées ont la même valeur que les originaux papier.

Étant donné qu’il n’y a pas encore de prestataires de services qualifiés, comme expliqué ci-dessous, mieux vaut actuellement être prudent quant à l’élimination des originaux et de procéder à une analyse des risques en savoir plus.

Pour la conservation :

L’usage d’un service d’archivage électronique n’est actuellement en aucun cas une obligation.

Il deviendra obligatoire pour les données ayant une obligation légale de conservation, mais cette disposition n’a pas encore été actée dans la législation.

Bien que le recours à un service d’archivage électronique qualifié n’est pas obligatoire, il peut toutefois s’avérer plus simple et moins couteux que de le faire soi-même.

Quand devient obligatoire l’usage d’un service qualifié pour la conservation des documents électroniques ?

Le législateur a jugé que des parties de la loi, notamment le recours obligatoire à un service d’archivage électronique qualifié pour la conservation numérique, ne prendraient effet qu’une fois que de tels services seront disponibles sur le marché.

Suite à la lenteur du développement d’un schéma de certification et de la confusion sur la procédure de certification, il n’y a actuellement aucun prestataire de services qualifié sur le marché. Par conséquent, on ne sait pas quand l’entrée en vigueur sera effective.

Quels sont les prestataires de services qualifiés ?

Il n’y a actuellement aucun prestataire de services d’archivage électronique qualifié.

Restez donc prudents dans la destruction de documents numérisés et dans la conservation d’archives « born digital ». Plus d’infos à ce sujet sur la page numériser de l’information.

Sur le site Web du SPF Economie vous trouvez la liste actuelle des prestataires de services de confiance qualifiés en Belgique.

Question ou remarque ?

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