Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Elektronische archiveringsdiensten

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Met de invoering van een vertrouwensdienst voor elektronische archivering werd een wettelijk kader gecreëerd voor substitutie en elektronische archivering. Gekwalificeerde dienstverleners voor elektronische archivering bestaan voorlopig echter enkel op papier.

Wat is een elektronische archiveringsdienst?

Het verlenen van een elektronische archiveringsdienst kan twee dingen betekenen:

  • het digitaliseren van gegevens op papier met behoud van hun bewijswaarde,

en/of

  • het bewaren van elektronische gegevens op zodanige wijze dat hun leesbaarheid, integriteit, authenticiteit behouden blijven.

De dienst kan verleend worden door een externe dienstverlener of voor eigen rekening worden uitbaat door een natuurlijke persoon of rechtspersoon.

Een dienstverlener kan voor beide diensten de gekwalificeerde status behalen door audits te laten uitvoeren (zie lager).

Sinds wanneer bestaat de elektronische archiveringsdienst?

De elektronische archiveringsdienst is ingevoerd in het Wetboek van Economisch Recht op 21 juli 2016 door de zogenaamde Digital Act.

De Digital Act is de kaderwet die de Europese eIDAS-verordening uit 2014 vertaalt naar Belgische wetgeving. De elektronische archiveringsdienst is overigens een originele toevoeging aan deze verordening, die slechts vijf vertrouwensdiensten kent.
 

eIDAS-verordening (910/2014)

De Europese Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt van 23 juli 2014 heeft als doel om:

  • technische en juridische barrières tussen landen binnen de Europese interne markt te elimineren,
  • het vertrouwen in elektronische transacties te vergroten,
  • de rechtszekerheid te vergroten voor gebruikers en verleners van vertrouwensdiensten, en
  • de markt en ontwikkeling van vertrouwensdiensten te stimuleren.


De verordening definieert vijf vertrouwensdiensten:

  • de elektronische handtekening,
  • het elektronisch zegel,
  • de elektronische datumstempel,
  • de elektronische aangetekende zending en
  • de authenticatie van websites.


Twee basisprincipes die de verordening invoert zijn:

  • het non-discriminatieprincipe voor alle elektronische documenten: deze mogen in juridische geschillen niet geweigerd of als minder bewijskrachtig beschouwd worden enkel en alleen omdat ze elektronisch zijn.
  • het wettelijk vermoeden van integriteit en authenticiteit voor elektronische documenten die getekend, gedateerd of verstuurd zijn met gekwalificeerde elektronische vertrouwensdiensten: het is aan de partij die de conformiteit van een document betwist om bewijs te leveren.


Inmiddels is een voorstel voor een nieuwe eIDAS-verordening ingediend, waardoor de elektronische archiveringsdienst ook op Europees niveau zou worden opgenomen als vertrouwensdienst.

Wat is een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst?

Verleners van elektronische archiveringsdiensten kunnen zich, zoals andere vertrouwensdienstverleners in Europa, laten certificeren door audits te laten uitvoeren, waarbij proactief vastgesteld wordt dat de dienstverlener aan de vereisten voldoet.

Archiveringsdiensten verleend door gekwalificeerde dienstverleners, worden automatisch als conform beschouwd. De bewijskracht van gegevens die d.m.v. een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst gedigitaliseerd zijn en de betrouwbaarheid van gegevens die d.m.v. een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst bewaard worden, worden als bewezen beschouwd.

Dit impliceert, en de wet bevestigt, dat documenten die met een gekwalificeerde archiveringsdienst gedigitaliseerd zijn, daarna vervangen en vernietigd (= gesubstitueerd) kunnen worden.

Opgelet: voor de vernietiging van reeksen die bestemd zijn voor permanente bewaring is soms de toestemming van het Rijksarchief vereist (meer info).

Aan welke eisen moeten gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten voldoen?

De wet stelt volgende eisten aan gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten:

De dienstverlener moet bij het bewaren van elektronische gegevens:

  • de noodzakelijke maatregelen treffen, rekening houdend met de stand van de techniek, voor het leesbaar houden van de gegevens tenminste tijdens de wettelijk of reglementair opgelegde dan wel de contractueel overeengekomen duur;
  • de noodzakelijke middelen aanwenden, rekening houdend met de stand van de techniek om de integriteit en authenticiteit van de bewaarde elektronische gegevens te bewaren en om iedere verandering van de bewaarde elektronische gegevens tijdens de bewaring, het consulteren of het overbrengen te vermijden, onder voorbehoud van de veranderingen betreffende de drager of het elektronische formaat van de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun dienst;
  • de gegevens binnen een redelijke termijn en in een bruikbare vorm teruggeven wanneer de afnemer daarom vraagt
  • ervoor zorgen dat het proces van vrijwillige vernietiging van de bewaarde gegevens niet toelaat om ze volledig of gedeeltelijk te herstellen;
  • gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische tijdstempel telkens wanneer de datum en/of het uur moet worden vastgesteld.

De dienstverlener moet bij het inscannen van papieren originelen:

  • gebruik maken van een systeem, materiaal en procedures die een getrouwe, duurzame en volledige reproductie van de papieren documenten garanderen
  • de kwaliteit en getrouwheid van de scans regelmatig controleren tijdens het scannen
  • de gegevens systematisch en volledige registreren en klasseren (i.e. ordenen en benoemen)
  • minstens de naam, identificatiecode, auteur, beschrijving, datum, bewaartermijn en definitieve bestemming van het dossier/document en het formaat van het document registreren
  • het digitaliseringsproces documenteren: zie Informatie digitaliseren, stap 9, punt 4.

> Zie bijlage 1 van artikel XII N1.

Het KB Normen van 29 maart 2019 specifieert hoe in de praktijk aan deze vereisten voldaan kan worden, door per criterium de normen (en referentienummers) aan te wijzen die gevolgd kunnen worden om aan de vereiste te volden.

Dienstverleners kunnen zich in deze normen laten certificeren om gemakkelijk gekwalificeerd te geraken, maar dit is geen vereiste. Overheden kunnen het besluit gebruiken als functionele gids voor het opstellen van lastenboeken.

Is het gebruik van een elektronische archiveringsdienst wettelijk verplicht?

Voor digitalisering:

JA, als je zeker wil zijn dat de digitale bestanden dezelfde bewijswaarde hebben als de papieren originelen.

Aangezien er nog geen gekwalificeerde dienstverleners zijn, zoals lager uitgelegd, is men voorlopig beter voorzichtig met het vernietigen van originelen, en voert men best een risicoanalyse uit: meer info.

Voor bewaring:

Momenteel is het gebruik van een elektronische archiveringsdienst in geen geval verplicht.

Het zal verplicht worden voor gegevens met een wettelijke bewaarplicht, maar deze bepaling in het wetboek is nog niet geactiveerd.

  • Zie artikel XII.25 § 5 3e lid van het Wetboek van Economisch Recht.

Ook als het gebruik van een gekwalificeerde archiveringsdienst niet verplicht is, kan dit overigens eenvoudiger en goedkoper zijn dan het zelf te doen.

Wanneer wordt het gebruik van gekwalificeerde dienst voor de bewaring van elektronische documenten verplicht?

De wetgever heeft geoordeeld dat delen van de wet, met name de verplichting om gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst voor digitale bewaring, pas in werking kunnen treden eenmaal er dergelijke diensten beschikbaar zijn op de markt.

Door het aanslepen van de ontwikkeling van een certificeringsschema en onduidelijkheid over de certificeringsprocedure, zijn er momenteel nog geen gekwalificeerde dienstverleners op de markt. Het is bijgevolg nog niet bekend wanneer de bepaling geactiveerd zal worden.

Welke gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners zijn er?

Voorlopig zijn er geen verleners van gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten.

Blijf daarom voorzichtig met het weggooien van gedigitaliseerde documenten en de opslag van ‘born digital’ archief. Meer hierover op de pagina informatie digitaliseren.

Op de website van de FOD Economie vind je de actuele lijst van gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners in België.

Vraag of opmerking?

Contacteer ons.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement