Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Archief verhuizen

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Een omvangrijk archief verhuis je niet op een-twee-drie. Deze pagina legt uit welke voorzorgen getroffen moeten worden opdat er geen informatie beschadigd, verloren of door elkaar geraakt.

Instructies voor de overbrenging van archief naar het Rijksarchief, vind je op de pagina informatie overbrengen.

Papieren archief verhuizen in 10 stappen

Stap 1. Plan het project

Een zorgvuldige planning is essentieel voor een succesvolle archiefverhuizing en begint met het inschatten van de omvang van de onderneming:

  1. Breng de beginsituatie in kaart.
    • Stel een lijst van de archiefruimten op waarin het archief wordt bewaard: bureaus, kelders, zolders, gangen, garages…
    • Stel een zo nauwkeurig mogelijke lijst van het bestaande archief op, per dienst en per archiefruimte.
    • Meet nauwkeurig de huidige omvang van het archief, per dienst en per archiefruimte, en bereken de omvang van het volledige archief.
    • Controleer of het archief (her)verpakt moet worden. Zo ja, moet hier tijd en budget voor voorzien worden. Meer hierover in stap 3.
       
  1. Breng de eindsituatie in kaart.
    • Vraag een plan van de nieuwe locatie, met aanduiding van de ingangen en afmetingen (breedte, lengte en hoogte) van de lokalen.
    • Spreek af met de diensten of ze hun archief zullen onderbrengen in één gemeenschappelijke of in aparte archiefruimten.
    • Selecteer geschikte ruimten aan de hand van deze vragen:
      • Is er voldoende plaats voor de archieven die overgebracht zullen worden?
      • Voldoet de ruimte aan de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten of kan hij worden aangepast om eraan te voldoen?
      • Zijn de deuren en gangen die toegang geven tot de ruimte hoog en breed genoeg, en de vloeren stevig genoeg om er met verhuiskarretjes te passeren?
      • Is de toegankelijkheid in verhouding tot de frequentie waarmee het archief geraadpleegd zal worden en/of verplaatst van en naar de bureaus?
      • Zijn er (goederen)liften aanwezig?
    • Stel een lijst op met het materiaal dat nodig is voor de inrichting: materiaal dat mee kan worden overgebracht en materiaal dat moet worden aangekocht.


  1. Stel op basis van de begin- en eindsituatie een tijdschema op van de verrichtingen.
    • Bereken de voorbereidingstijd die nodig is, verdeeld in fasen (de aftelling). Stappen 2 tot 7 moeten kunnen worden voltooid voor de verhuizing.
    • Bereken het benodigde aantal werkdagen voor de verhuizing zelf. Meer hierover in stap 8.
    • Leg de datum/data van de verhuizing vast en plan de voorbereiding in functie ervan.
       
  1. Duid de interne verantwoordelijken aan.
    • Bepaal hoeveel en welke mensen er nodig zijn voor de voorbereiding, de verhuizing en de opvolging achteraf.
    • Duid een ploeg van medewerkers aan die het volledige proces zullen organiseren en intern zullen beheren. Het is aangeraden dezelfde ploeg gedurende de drie fasen te behouden om de continuïteit te verzekeren. Voorzie invallers voor eventuele afwezigen.

Stap 2. Selecteer het te verhuizen archief

Het heeft geen zin heeft om archief dat vernietigd kan worden, mee te verhuizen. Kijk dus best op voorhand na of bepaalde (delen van) reeksen in aanmerkingen komen voor vernietiging of overbrenging naar het Rijksarchief:

Raadpleeg de selectielijst van je organisatie of dienst als er één is (hier op te zoeken):

  • Voor archief waarvan de bewaartermijn verstreken is en dat bestemd is voor vernietiging kan een aanvraag voor vernietiging gedaan worden bij het Rijksarchief.
  • Voor archief waarvan de bewaartermijn verstreken is en dat bestemd is voor permanente bewaring kan je een overbrenging aanvragen bij het Rijksarchief.

Houd er rekening mee dat deze aanvragen tijdig moeten gebeuren en de selectie een aantal maanden in beslag kan nemen. Voorzie meer tijd als je organisatie of dienst nog niet over een selectielijst beschikt, in welk geval vernietigingen vroeger moeten worden aangevraagd.

Stap 3. Reinig en (her)verpak het archief

Een verhuizing is niet alleen een goede gelegenheid om je archief te selecteren, maar ook om het te reinigen en te verpakken volgens archivistische normen.

  • Reiniging:
    • Verwijder hechtingsmechanieken zoals paperclips, nietjes en elastiekjes, die op termijn kunnen gaan roesten of ontbinden en het document kunnen beschadigen, of vervang ze door mechanieken zonder metalen of weekmakers, zeker wanneer het om blijvend te bewaren documenten gaat.
    • Reinig het archief grondig met een stofzuiger met HEPA-filter als dit lang niet meer gebeurd is. Zo vermijd je dat ook stof mee verhuist naar de nieuwe locatie.
  • (Her)verpakking:
    • Berg papieren documenten bij voorkeur op in stevige archiefdozen, zeker wanneer het om blijvend te bewaren documenten gaat. Zuurvrije dozen en omslagen kunnen aan voordelige prijzen aangekocht worden bij het Rijksarchief. Meer informatie op deze pagina.
    • Noteer de dienst (afgekort), het volgnummer van de doos en de uiterste nummers van de inhoud (beschreven in een inventaris) in potlood op de dozen (zie Stap 6).

Stap 4. Plan de plaatsing van het archief in de nieuwe archiefruimten

Voor het archief naar de nieuwe ruimten kan verhuizen, moeten deze klaargemaakt worden om het te ontvangen:

  • Laat de (toekomstige) archiefruimten indien nodig aanpassen om te voldoen aan de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten.
  • Rust de nieuwe archieflokalen uit met genummerde rekken. De archiefdozen moeten in stevige, metalen rekken of kasten worden opgeborgen.
  • Stel een plan met de indeling van de ruimten en rekken op, rekening houdend met hoe je het archief wil organiseren, de omvang van het archief in iedere dienst, de toegankelijkheid van de lokalen...

Stap 5. Kies een verhuizer (eventueel)

De verhuizing zelf kan worden uitgevoerd met eigen middelen of uitbesteed aan een gespecialiseerde firma. Maak een keuze op basis van de omvang van de verhuizing, de beschikbaarheid van budgettaire en menselijke middelen en de motivatie van uw personeel.

Aandachtspunten als je verhuist op eigen kracht:

  • Duid gemotiveerde krachten en ploegleiders aan en verdeel ze in drie ploegen: één die op de plaats van vertrek zal werken, één die het archief zal vervoeren (chauffeurs) en één die het archief op de plaats van aankomst in ontvangst zal nemen.
  • Leid je personeel op. Archief vervoeren is immers niet hetzelfde als meubels vervoeren.

Aandachtspunten als je de verhuizing uitbesteedt:

  • Stel ruim op tijd een lastenkohier voor de verhuizing op en neem de tijd om een firma te kiezen.
  • Eis dat de verhuisfirma’s zowel de plaats van vertrek als de plaats van aankomst komen bekijken voor ze hun offerte indienen. Vergezel ze tijdens hun bezoek en stel vragen om hun ervaring te testen. Het persoonlijke contact met de prestatieplichtigen is uiterst belangrijk.
  • Selecteer de verhuisfirma niet alleen op basis van de prijs, maar ook op basis van haar ervaring en referenties op het gebied van archieftransport. Aarzel niet om te polsen naar de ervaring van andere overheden met bepaalde verhuisfirma’s.

Stap 6. Identificeer nauwkeurig het over te brengen archief en de plaats van aankomst

Voor er iets verhuist wordt, moeten de verantwoordelijken goed weten over welk archief het gaat.

  1. Stel een inventaris op van het te vervoeren archief
  • Stel de inventaris op per dienst of lokaal van vertrek, met vermelding van het lokaal van aankomst.
  • Hoe nauwkeuriger de identificatie gebeurt, hoe kleiner de kans is dat informatie verloren gaat of de orde verstoord geraakt.
  • Voeg er bij voorkeur de naam bij van één of meerdere belanghebbende ambtenaren per dienst. Zij kunnen door de verhuizers gecontacteerd worden in geval van nood.
  • Kopieer de inventaris in meerdere exemplaren en bezorg hem aan de verhuizers en omkaderingsploeg.
  • Bewaar een digitale kopie van de inventaris op de server van uw instelling.

 

Voorbeeld van een inventaris:

Verhuizing 2007
Dienst beheer en budget - Bureau 357 Bestemming
Kist 1 Doos 1 Reeks 1 Omzendbrieven en dienstnota’s, 1994-1998 DEPOT 1
  Doos 2 Reeks 1 Omzendbrieven en dienstnota’s, 1999-2007 DEPOT 1
  Doos 3 Reeks 2 Boekhoudkundig beheer en begroting: algemeen dossiers, 1989-1994 DEPOT 1
  Doos 4 Reeks 2 Boekhoudkundig beheer en begroting: algemeen dossiers, 1995-2002 DEPOT 1
  Doos 5 Reeks 2 Boekhoudkundig beheer en begroting: algemeen dossiers, 2003-2007 DEPOT 1
Kist 2 Doos 6 Reeks 3 Dossiers materieel aankopen, 1995-1996 DEPOT 2
  Doos 7 Reeks 3 Dossiers materieel aankopen, 1997-1998 DEPOT 2
  Doos 8 Reeks 3 Dossiers materieel aankopen, 1999-2001 DEPOT 2
  Doos 9 Reeks 3 Dossiers materieel aankopen, 2002-2003 DEPOT 2

 

archiefdozenarchiefdozen archief- of verhuiskistarchief- of verhuiskist

 

  1. Pak het archief in en voorzie de archiefdozen of -kisten (en palletten of verhuiskarren) van een kenmerk
  • Indien het archief nog niet in zuurvrije dozen zit, pak je het rechtstreeks in verhuiskisten in (een standaardverhuiskist kan gemiddeld 0,55 lopende meter archief bevatten). Vermeld op elke kist het volgnummer, het jaar van de verhuizing, de naam van de betrokken dienst en het lokaal van aankomst. Breng de aanduidingen goed leesbaar aan op de zijkant en eventueel op de bovenkant van de kist.
  • De archiefdozen of -kisten worden gestapeld op palletten of verhuiskarren en omwikkeld met krimpfolie. Stapel de dozen niet te hoog om te vermijden dat de onderste dozen onder het gewicht zouden bezwijken, de palletten zouden omvallen en/of te zwaar zouden worden voor het transport.
  • Het archief moet zo worden overgebracht dat de archiefdozen of -kisten met het laagste nummer als eerste in de nieuwe rekken kunnen worden gezet. Plaats de dozen of kisten met het hoogste nummer daarom op de bodem van de pallet of kar.
  • Bij grote transporten worden ook de palletten of verhuiskarren doorlopend genummerd om het werk van de verhuizers te vergemakkelijken.
  • Vermeld iedere archiefdoos, verhuiskist en pallet of kar (indien genummerd) in de inventaris.

Voorbeeld van aanduidingen op de archiefkisten:
 

Verhuizing 2007
Dienst Beheer en Budget, bureau 357
Kist n° 1

 

Stap 7. Plan nauwkeurig de verhuizing

De verhuizing wordt opgedeeld in fasen, aan de hand van de inventaris en omstandigheden:

  • Bestudeer de afstand tot de nieuwe locatie en de toegankelijkheid voor de voertuigen.
  • Stel een zo nauwkeurig mogelijk schema op dat het over te brengen archief per dag en per dienst en de lokalen van vertrek en aankomst vermeldt. Druk dit af, in zoveel exemplaren als nodig, en voorzie plaats waar de verhuisploegen hun eventuele opmerkingen kunnen noteren.
  • Voorzie tijd om rekken die mee verhuisd worden af te breken en weer te monteren op de plaats van aankomst. Als er nieuwe rekken worden aangekocht, moeten deze voor de verhuizing geleverd, gemonteerd en genummerd zijn.

Stap 8. Verhuizen

Organisatorische richtlijnen:

  • Vorm de ploegen (met vervangers voor eventuele afwezigen) of vraag de verhuisfirma om de samenstelling van zijn ploegen mee te delen.
  • Voorzie voor iedere ploeg altijd een ambtenaar van uw instelling als correspondent.
  • Geef aan iedere ploeg en iedere verantwoordelijke een exemplaar van het overzicht waarin de eventuele functiestoornissen, incidenten en vertragingen moeten worden opgenomen.
  • Werk het overzicht en het schema bij in functie van de vertragingen, de incidenten, enz.
  • Organiseer regelmatig vergaderingen om de stand van zaken te bepalen en de planning van de overbrengingen aan te passen. Stel een proces-verbaal op van iedere vergadering en voeg dit toe aan het verhuisdossier.

Materiële richtlijnen:

  • Plaats de palletten of karren met daarop de archiefdozen of -kisten met de hoogste nummers achteraan in de vrachtwagen.
  • De palletten en karren moeten in de vrachtwagen worden vastgezet om te vermijden dat het archief tijdens het vervoer schade zou oplopen.
  • Eén verantwoordelijke per ploeg controleert het verloop van de verrichtingen. Hij kijkt vooral na of niets ontbreekt en of het archief op de voorziene plaats en op een correcte manier geplaatst is. Eventueel neemt hij foto’s die mogelijke functiestoornissen kunnen bewijzen.

Stap 9. Controleer het archief

Na de verhuizing moet het archief zorgvuldig gecontroleerd worden op de plaats van aankomst. Dit kan door de verhuisploeg gebeuren of door de betrokken diensten, die hun archief het beste kennen.

Van de bestandscontrole dient een proces-verbaal opgesteld te worden waarmee eventueel een schadevergoeding aan de prestatieplichtige kan worden gevraagd. Het proces-verbaal moet volgende elementen vermelden:

  • de ontbrekende dozen en documenten
  • de verkeerd opgeborgen dozen en documenten
  • de beschadigde dozen en documenten.

Stap 10. Maak de balans op en bewaar het operationeel dossier

  • Analyseer in samenspraak met de betrokken diensten het verloop van de verhuizing. Het logboek, de lijst van functiestoornissen en het proces-verbaal van de bestandscontrole moeten onderzocht worden en ook vergeleken worden met de planning en het lastenkohier om de juistheid ervan na te gaan.
  • Bereid eventueel de opmerkingen aan de verhuizer en zijn evaluatie voor.
  • Verzamel in één dossier alle belangrijke documenten die betrekking hebben op het organiseren en het verloop van de verrichtingen: het schema van de planning, de overzichten die door de verhuizers met aantekeningen zijn voorzien, de notulen van de omkaderingsvergaderingen, de eventuele foto’s, de archiefinventarissen voor en na de selectie, voor en na de overbrenging, enz.
  • Bewaar het verhuisdossier zorgvuldig. Dit kan nuttig zijn voor je administratie en voor toekomstige overbrengingen of verhuizingen.

Digitaal archief op servers verhuizen

Het verhuizen van archief op servers is de taak en specialiteit van je ICT-dienst.

Stel hen en jezelf eerst en vooral de vraag: moeten enkel de data verhuizen of ook de hardware? In beide gevallen zullen de gegevens (tijdelijk) elders moeten worden ondergebracht. Deze operatie vraagt om de volgende voorzorgsmaatregelen:

  • Controle van de doelinfrastructuur. Voldoet deze aan alle technische- en veiligheidsvereisten die men mag verwachten?
  • Controle van de integriteit van de data op de bronserver voor en na de overbrenging. Concreet zal voor en na de overbrenging de checksum (bv. MD5) van de bestanden berekend moeten worden. De waarden moeten op de bron- en doelserver identiek te zijn.
  • Controle op virussen en malware voor en na de overbrenging.
  • Voorzien van een back-up vooraleer de overbrenging, welke pas gewist mag worden na controle van de gegevens op de doelserver.

Audiovisueel archief en data op draagbare opslagmedia verhuizen

We kunnen niet ingaan op de specifieke kwetsbaarheden en aandachtspunten van elk type magnetische, optische en elektrische drager. Hiervoor worden best de instructies van de fabrikant of een expert geraadpleegd.

Als er grote volumes van dergelijk archief verhuisd moeten worden, is het aangeraden om een beroep te doen op een verhuisfirma die hierin gespecialiseerd is of ervaring mee heeft. Denk voor audiovisueel archief bijvoorbeeld aan firma’s die actief zijn in de kunsten- of filmsector.

Voor waardevol archief is het ook geen overbodige luxe om een back-up te maken, of de gelegenheid van de verhuizing aan te grijpen om analoge informatie te digitaliseren.

Denk in elk geval aan het volgende:

  • Zoals bij papieren archief, moeten de temperatuur en vochtigheid tijdens het transport zo veel mogelijk constant gehouden worden aan die waarin de dragers bewaard werden. Plan de verhuizing dus niet in een periode met extreme weersomstandigheden en gebruik weerbestendig verpakkingsmateriaal.
  • Bescherm de dragers tegen stof. Draag pluisvrije handschoenen om de dragers te inspecteren en te verplaatsen.
  • Bescherm de dragers tegen schokken met schokabsorberende schuimfolie en door geen lege ruimtes in de dozen te laten.
  • Gebruik de originele verpakking van de dragers of dozen van stevig karton. Plaats de dragers rechtop in de dozen, zoals boeken in een kast, en beperk het aantal cd’s, tapes, vinylplaten… in één verpakking. (Verschillende kleine dozen kunnen wel samen in een grotere doos geplaatst worden.)
  • Vermijd magnetische velden bij het verhuizen van magnetische dragers. De impact van bijvoorbeeld elektrische wagens op magnetische dragers is nog niet goed bekend, maar vervoer ze voor alle veiligheid in metalen kisten.

Fotomateriaal verhuizen

In de brochure Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer (hoofdstukken 4-6 in het bijzonder) lees je hoe je verschillende types foto’s moet hanteren, reinigen en verpakken voor bewaring en verplaatsing.

Contacteer het Rijksarchief voor hulp of om te weten of de foto’s kunnen worden overgebracht.

Vraag of opmerking?

Contacteer ons.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement