Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Archief in nood

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

De natuur, de mens en de tand des tijds kunnen onverbiddelijk zijn voor archief, zowel voor analoge als voor digitale informatie.

Vijf gouden regels

  1. Respecteer de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten.
  2. Volg de klimatologische omstandigheden in de archiefruimten regelmatig op.
  3. Stel een noodplan op. Geen enkel archief is onaantastbaar.
  4. Laat herstellingen uitvoeren door een deskundige of restaurator.
  5. Vraag zo nodig advies aan het Rijksarchief.

Bedreigingen voor digitaal archief

Digitale bestanden zijn gevoeliger voor veroudering dan papier, maar zijn gemakkelijker te dupliceren en met back-ups voor verlies te behoeden. Het beschermen van digitaal archief is een gedeelde taak van de archief- en informatieverantwoordelijke(n) en de ICT-dienst.
 

Opzettelijke schade of diefstal

Bron: CNN

De grootste bedreiging voor digitaal archief is de mens. Je ICT-dienst is het best geplaatst om een veiligheidsplan en noodprocedure op te stellen.

  • Problemen voorkomen:
  1. Beveilig het netwerk en elke pc die erop is aangesloten. Een systeem is maar zo sterk als zijn zwakste schakel.
  2. Bouw firewalls in je systeem in, om de schade bij een inbreuk te beperken of minstens tijd te winnen.
  3. Gebruik een sterke authenticatiemethode (en liefst meer dan één), zeker voor gevoelige delen van je systeem, zoals de plaats waar gebruikersgegevens worden opgeslagen en waar het overzicht bewaard wordt van je back-ups (ransomware-hackers gaan hier naar op zoek).
  4. Laat niet alle back-ups realtime met elkaar synchroniseren, om te vermijden dat een lokaal verlies leidt tot een globaal verlies.
  5. Laat alle systemen zo veel mogelijk automatisch updaten.
  6. Train je personeel in het herkennen van fraudepogingen (phishing, smishing, CEO fraude…). Spreek duidelijke procedures af voor bijvoorbeeld financiële transacties.
  7. Cyberverzekeringen bestaan, maar hebben meestal al zeer hoge voorzorgsmaatregelen als voorwaarden.


ISO 27005 en de toolkit DRAMBORA van het Digital Curation Centre (DCC) kunnen gebruikt worden om de risicogevoeligheid van je eDepot te evalueren.

Raadpleeg de website van het Centre for Cybersecurity Belgium voor meer advies, tools en opleidingen.

Jaarlijks wordt door het CCB de Digitale gezondheidsindex van de Belgen berekend. De DGI peilt naar vijf belangrijke aspecten van cyberveiligheid:
 
  1. Goed gebruik van wachtwoorden
  2. Phishing herkennen
  3. Back-ups maken
  4. Updates uitvoeren
  5. Virusscans gebruiken

Water

Bron: CNN

Bij wateroverlast in serverruimtes kan de schade variëren van kortsluiting tot compleet verlies van de data.

  • Problemen voorkomen:
  • Data recovery:
    • Onderneem zo snel mogelijk actie.
    • Een harde schijf die maar kort onder water gestaan heeft, kan in veel gevallen door een specialist gered worden.
    • Bij een harde schijf die lang onder water gestaan heeft, kan er water en vuil door de afdichting gelekt zijn en de data op de schijven zelf beschadigd hebben.
    • Een natte harde schijf moet nat aan de data recovery expert bezorgd worden. Uitdroging kan ervoor zorgen dat vuil meer schade aanricht.
    • Solid-state drives (SSD) zijn moeilijker te herstellen dan hard disk drives (HDD) omdat de controllerchip intact moet zijn om toegang te kunnen krijgen tot de data.

Brand

Een brand beschadigt in het beste geval enkel de behuizing van apparatuur, maar in het slechtste geval ook de schijven met de data.

Insecten

Insecten en ongedierte zijn minder bedreigend voor digitaal archief dan voor papier, maar kunnen wel degelijk voor problemen zorgen. Men spreekt niet voor niks van ‘bugs’ in een systeem.

  • Problemen voorkomen:
    • Maak serverruimtes regelmatig schoon.
    • Laat eventueel een detectiesysteem en/of anti-insectenfilters voor serverkasten installeren.
       
  • Problemen aanpakken:
  1. Identificeer de insecten en de plaatsen waar ze zich bevinden.
  2. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder.

Oude bestandsformaten

  • Problemen voorkomen:
    • Raadpleeg de pagina duurzame bestandsformaten.
    • Analyseer op bijvoorbeeld jaarlijkse basis welke bestandsformaten in je organisatie gebruikt worden en obsoleet dreigen te worden.
    • Maak bewaarkopieën in duurzame formaten van bestanden in de risicozone.
    • Werk een strategie uit met je ICT-dienst.

Oude types gegevensdragers

Gegevensdragers verouderen net als bestandsformaten naarmate de technologie vordert. Opslagmedia blijven zelden meer dan 10 jaar in gebruik bij een breed publiek.

  • Problemen voorkomen:
    • Analyseer op bijvoorbeeld vijfjaarlijkse basis welke dragers in je organisatie gebruikt worden en obsoleet dreigen te worden.
    • Kopieer administratief of historisch waardevol archief tijdig naar een andere drager.
    • Werk een strategie uit met je ICT-dienst.

Op de website van het Museum of Obsolete Media vind je een evaluatie van de mate waarin verschillende media met obsoletie bedreigd zijn.

Beschadigde bestanden

Bestanden kunnen beschadigd (corrupt) worden tijdens het opslaan, downloaden, comprimeren, kopiëren, verplaatsen, hernoemen of sluiten, als zich tijdens één van die processen een onverwacht probleem voordoet, bijvoorbeeld:

  • een onverwachte shutdown van de computer
  • een USB-stick die verwijderd wordt terwijl het bestand nog geopend is
  • malware op de computer
  • beschadigde gegevensdragers
  • de bestandsextensie wordt veranderd of verwijderd.

Wanneer het formaat beschadigd is, moet herstelsoftware gebruikt worden. Deze biedt echter geen garantie op een volledig of correct herstel.

Beschadigde gegevensdragers

Bron: winxdvd

Wanneer de drager fysiek beschadigd is, is de schade meestal onherroepelijk. Via sommige (zeer dure) technieken kan de informatie gedeeltelijk worden gerecupereerd: bij een crash van de harde schijf kunnen gespecialiseerde firma’s bijvoorbeeld de schijf openen en een kopie maken van de bestanden die nog gerecupereerd kunnen worden.

Degradatie van gegevensdragers

De levensduur van gegevensdragers is beperkt:

  • hard disk drives (HDD): 3-7 jaar
  • solid-state drives (SSD): 5-10 jaar
  • magnetische tapes: 10-30 jaar
  • optische schijven: afhankelijk van het type
  • complete servers gaan zo’n 3-5 jaar mee, maar kunnen modulair vernieuwd worden.

De kwaliteit en verwachte levensduur van gegevensdragers varieert overigens naargelang het type, de fabrikant en het gebruik.

Dragers die lang in gebruik blijven, kunnen last krijgen van bitrot en de bestanden die ze bevatten beschadigen. Controleer regelmatig de integriteit van bestanden om bitrot op het spoor te komen.

Gegevensdragers moeten dus regelmatig vervangen worden. Maak samen met je ICT-dienst afspraken rond het kiezen, controleren en vernieuwen van je dragers.

Bedreigingen voor papieren archief

Papieren documenten moeten in de juiste klimatologische omstandigheden bewaard worden, maar zijn dan relatief gemakkelijk in een goede staat te houden. Een goed hulpmiddel voor de identificatie van verschillende vormen van schade aan papieren archief, is de Schadeatlas archieven van Metamorfoze.
 

Opzettelijke schade of diefstal

In het geval van papieren archief, doet men dit door de toegang tot de archiefruimten fysiek te beperken tot de personen die toegang moeten hebben.

Meer info over inbraak- en diefstalbeveiliging op de pagina Archiefruimten inrichten.

Water

Vocht

Een te vochtige omgeving kan schade berokkenen aan archief. Papier kan aan elkaar gaan plakken, verkleuren, vlekken gaan vertonen en vervilten tot het uiteenvalt. Vochtig papier kan ook zodanig toenemen in gewicht dat legplanken en zelfs vloeren kunnen doorzakken.

Vochtig papier vormt bovendien een gunstige bodem voor een snelle ontwikkeling van micro-organismen, zoals schimmels.

Overstromingen

Water kan ook gewelddadiger toeslaan, zoals België in de zomer van 2021 ondervond. De overstromingen richtten een ravage aan, ook in de archieven van verschillende instellingen.

Ook hier luidt de boodschap om zeker de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten te respecteren.
 

  • Wat als het water toch de archiefruimten bereikt?
  1. Laat stilstaand water onmiddellijk wegpompen door de brandweer of door een schoonmaakdienst.
  2. Laat de ruimte koelen, ventileren en ontvochtigen om beschimmeling te voorkomen.
  3. Stabiliseer rekken en neem zo nodig op ieder legbord één of meerdere bescheiden weg om te vermijden dat rekken uit elkaar gedrukt worden door opzwellend papier.
  4. Evacueer zo snel mogelijk nog droog materiaal.
  5. Laat de ruimte volledig schoonmaken en ontsmetten met formaline vooraleer ze opnieuw in gebruik te nemen.
  6. Zorg voor een schone, droge inpakruimte.
  7. Hou de doorweekte documenten samen zoals ze zijn aangetroffen. Haal ze uit hun oorspronkelijke verpakking, verpak ze in plastic zakken en laat de zakken open.
  8. Berg alles in kratten op en registreer hun inhoud en bestemming.
     
  • De documenten behandelen:
    • Kleinere hoeveelheden van vochtige, niet doorweekte documenten, die aangetast zijn door schoon water, kunnen aan de lucht gedroogd worden in een koele ruimte met een lage luchtvochtigheid en een goede luchtcirculatie.
    • Leg documenten open, voeg ongekleurd vloeipapier tussen de pagina’s en vervang dit regelmatig. Deze methode is eenvoudig maar arbeidsintensief en vraagt veel ruimte.
    • Documenten die volledig doorweekt en door vuil water aangetast zijn (zoals rioolwater) worden binnen de 48 uur ingevroren.
    • Invriezing stabiliseert documenten en voorkomt fysieke vervormingen en biologische aantasting. Hou wel rekening met de opslagkost in een vriesbedrijf. Vervolgens kunnen documenten gevriesdroogd worden door een gespecialiseerde firma en na afloop opnieuw verpakt worden.
       
  • Te vermijden:
    • Probeer doorweekte banden met aan elkaar klevende pagina’s niet te openen of te sluiten.
    • Haal aan elkaar klevende vellen niet uit elkaar.
    • Gebruik geen haardrogers.
    • Gebruik nooit gedrukt krantenpapier als vloeipapier.

Brand

Door de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten te respecteren, beperk je de kans op brandschade aan archief. Roep bij een brand altijd de brandweer op en pas alle brandprocedures toe, ook al lijkt de brand aanvankelijk controleerbaar.

Documenten kunnen (deels) verbranden of roetschade oplopen. Het bluswater veroorzaakt soms nog grotere schade dan het vuur zelf.

  • Onmiddellijk na de ramp:
    • Van zodra de ruimte is vrijgegeven, moeten de gangpaden vrijgemaakt worden en ervoor gezorgd worden dat roet zich niet verder kan verspreiden.
    • Verwijder met een stofzuiger zoveel mogelijk roet zonder de documenten aan te raken, want eenmaal aangeraakt kan roet vaak niet meer verwijderd worden.
    • Zorg voor een schone, droge inpakruimte.
    • Hou de documenten samen zoals ze zijn aangetroffen, verpak ze in kratten en registreer hun inhoud en bestemming.
       
  • De documenten behandelen:
    • Droog beroet materiaal kan met een geschikte stofzuiger droog gereinigd worden door deze enkele centimeters boven het materiaal te houden. Na afloop kunnen de documenten opnieuw verpakt worden.
    • Nat beroet materiaal wordt eerst ingevroren en gevriesdroogd (zie ‘water’).

Insecten

Insecten zoals zilvervisjes, boekenluizen en kakkerlakken vormen een belangrijke bedreiging voor archief. Ze kunnen binnendringen door fysieke toegangswegen (vensters, deuren, spleten, enz.) of door het binnenbrengen van reeds aangetaste bestanden of andere voorwerpen (palletten, verpakkingsmateriaal, enz.)

  • Problemen aanpakken:
  1. Identificeer de insecten.
  2. Isoleer de aangetaste documenten wanneer er insecten in huizen (zoals larven) en laat deze behandelen.
  3. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder en ze nadien schoonmaken.
     

​In de brochure Het loopt in de papieren van het Instituut Collectie Nederland, het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek van Nederland vind je een overzicht van de insecten die je kan aantreffen, hoe ze eruit zien, welke sporen ze achterlaten en hoe ze te bestrijden.

Knaagdieren

De belangrijkste schuldigen zijn muizen en ratten.

  • Problemen herkennen:
    • Muizen zoeken een toevlucht in de herfst, bij de eerste kou. Zij versnipperen papier om er nesten mee te maken en laten uitwerpselen en urine achter. De uitwerpselen van muizen zijn glad, donker en doorgaans gepunt.
    • Ratten vallen de documenten enkel aan om hun snijtanden af te stompen en de sporen op de beschadigde documenten zijn veel groter dan bij muizen. Hun uitwerpselen zijn groter en ovaal.
       
  • Problemen aanpakken:​
  1. Identificeer het type knaagdier.
  2. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder en nadien schoonmaken.
  3. Zorg ervoor dat alle openingen waarlangs knaagdieren zouden kunnen binnendringen, afgesloten zijn om herhaling te vermijden.

Schimmels

Schimmels zijn microscopische zwammen die duizenden of zelfs miljoenen sporen voortbrengen. Actieve schimmels kunnen zich daardoor snel uitbreiden en in 48 uur een volledige ruimte aantasten. Bovendien zijn ze moeilijk te verwijderen.

  • Problemen voorkomen:
  • Problemen herkennen:
    • Actieve schimmel is wollig en slijmerig. Niet-actieve schimmel is vaak droog en poederig.
    • Aangetaste archieven kunnen volgende kenmerken vertonen: broze documenten, aangetaste randen van documenten, documenten die aan elkaar kleven, gekleurde vlekken, geurtjes (te wijten aan vluchtige organische verbindingen zoals alcoholen, aldehyden en ketonen) of watervlekken (recent of oud).
    • Ook niet-actieve schimmels moeten aangepakt worden. Sporen kunnen verschillende maanden in latente toestand blijven en weerstand bieden aan ongunstige omstandigheden, tot de omgevingstoestand gunstig wordt om zich te ontwikkelen tot een kolonie.
       
  • Problemen aanpakken:
  1. Vlug reageren is de boodschap. Bij twijfel, laat een staal nemen.
  2. Beschimmelde documenten moeten geïsoleerd, geregistreerd en met vriesdroging of gammastraling behandeld worden.
  3. Droge schimmelsporen kunnen gestofzuigd worden met een speciale stofzuiger voorzien van een HEPA-filter.
  4. De oorzaak van de schimmels moet opgespoord en aangepakt worden.


In onze brochure Schimmels voorkomen en bestrijden vind je meer informatie over het nemen van een staal en het behandelen van aangetast archief.

Opgelet: personen die aanleg hebben voor allergieën moeten elk contact met geïnfecteerd materiaal en besmette plaatsen vermijden. Wie aangetaste documenten moet manipuleren, dient handschoenen, beschermende kleding en een fijn stofmasker (P3) te gebruiken.

Slijtage

Papier en boeken zijn onderhevig aan slijtage. Veelvoorkomende vormen van slijtage aan papieren archief zijn:

  • Beschadigde platten (voor- en achterkanten)
  • Ruggen die loskomen of breken (afbeelding 1)
  • Versleten naden
  • Losse papieren
  • Papieren die kromtrekken
  • Rafelranden
  • Uit elkaar vallen van broze papieren door verzuring (afbeelding 2)
  • Willekeurige vlekken op papieren (‘foxing’)
  • Fel doorschijnende of door het papier heen bijtende inkt (‘inktvraat’ of ‘kopervraat’)
     

De meest voorkomende oorzaken zijn:

  • Intensief gebruik
  • Papier of bindsels van lage kwaliteit
  • Schadelijke materialen in het papier, de kaft, de bindingsmechanismen of stickers en plakband op het papier
  • Berging in verkeerde verpakkingen en kasten
  • Onvoorzichtige verhuizing van archief (meer info over archief verhuizen).

Bedreigingen voor audiovisueel archief en data op draagbare opslagmedia

Videobanden, filmbanden, geluidscassettes en andere audiovisuele media zijn in het algemeen bedreigd tot zeer bedreigd door obsoletie. De afspeelapparatuur is meestal uit productie en soms nog moeilijk te vinden. Bovendien zijn de producten en materialen waaruit ze bestaan onderhevig aan verduring, waardoor ze ook risico’s kunnen vormen voor de gezondheid en brandveiligheid.

Voor de bewaring, bewaargeving, restauratie en/of digitalisering van waardevol materiaal contacteer je best het Koninklijk Belgisch Filmarchief, CINEMATEK.

De digitalisering van audiovisueel materiaal (zeker met schade) is overigens expertenwerk, waarvoor een gespecialiseerde firma moet worden aangesproken.


Tip: de website kenjedrager.be van Meemoo helpt je om dragers van een onbekend type te identificeren.

Het noodherstelplan: wacht er niet mee tot het te laat is!

Risico’s voor je archief kunnen beperkt worden door het in conforme lokalen te bewaren en met een goed cyberveiligheidsbeleid voor je digitaal archief. Geen enkel systeem is echter onaantastbaar. Je bent dus maar beter voorbereid op het ergste. Zo vermijd je nodeloos tijd- en informatieverlies als het noodlot toch toeslaat.

Stel een disaster recovery plan op. Als archief- of informatieverantwoordelijke ben je ideaal geplaatst om te bepalen wat de prioritaire bestanden zijn voor de instelling:

  • vanuit administratief oogpunt (bestanden die cruciaal zijn voor de dagelijkse werking)
  • vanuit juridisch oogpunt (bestanden met een kritiek juridisch belang)
  • vanuit historisch oogpunt (bestanden die bestemd zijn voor overbrenging naar het Rijksarchief).

De prioritaire lijst kan opgesteld worden op basis van de selectielijst, als je instelling hierover beschikt, en zowel analoge als digitale reeksen bevatten.

Maak afspraken met je ICT-dienst over het maken en beheren van back-ups van je archief.

Vraag of opmerking?

Contacteer ons.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement