Het belang van metagegevens in de digitale wereld is nauwelijks te overschatten.
- Wat zijn metagegevens en waarom zijn ze belangrijk?
- Hoe moet ik metagegevens toevoegen?
- Waar zitten de metagegevens?
- Welke soorten metagegevens zijn er?
- Welke metagegevens zijn belangrijk?
- Hoe kan de kwaliteit van metagegevens geoptimaliseerd worden?
- Wie is verantwoordelijk?
- Vraag of opmerking?
Wat zijn metagegevens en waarom zijn ze belangrijk?
De metagegevens of metadata van een bestand zijn een soort van identiteitskaart: ze zeggen wat het bestand is, wat het bevat, waar het vandaan komt en wat ermee moet gebeuren. Het is dankzij metagegevens dat we bestanden kunnen terugvinden en begrijpen.
Deze video van de National Archives of Australia legt het wat en waarom van metagegevens heel helder uit.
Hoe moet ik metagegevens toevoegen?
Metagegevens worden meestal gecapteerd bij de creatie of aanpassing van een bestand en moeten zelden handmatig worden toegevoegd. Het is vooral een zaak van systeemontwikkelaars, die moeten zorgen dat alles dat met een bestand gebeurt geregistreerd wordt (zie lager).
Waar zitten de metagegevens?
Er zijn verschillende mogelijkheden:
- IN het bestand, en dus onzichtbaar in de bestandsbrowser, behalve als de eigenschappen van de bestanden waarop je kan sorteren.
- NAAST het bestand, in dezelfde map en meestal met dezelfde bestandsnaam, behalve de extensie.
- ELDERS, in een bestand dat de metagegevens van verschillende bestanden verzamelt, en dat op een duurzame manier met die bestanden verbonden is (bijvoorbeeld door middel van een unieke identificatiecode, referentie of link).
Welke soorten metagegevens zijn er?
Er zijn verschillende soorten metagegevens. De National Information Standards Organization (NISO) onderscheidt:
- Descriptieve metadata, voor het identificeren, beschrijven en terugvinden van bestanden: de unieke identificatie, titel, auteur, taal, onderwerpen, samenvatting…
- Structurele metadata, voor het reconstrueren en visualiseren van de samenhang tussen bestanden: paginatitel, inhoudsopgave, hoofdstukken, delen, erratum, index, verhouding tot subobject…
- Administratieve metadata, voor het opvolgen en beheren van bestanden en het gebruik dat ervan gemaakt wordt: creatiedatum, het bestandstype, toegangsbeperkingen, type en model van de gebruikte scanner, resolutie, bitdiepte, kleurenbereik… De informatie met betrekking tot de technische eigenschappen (technische metagegevens), toegangs- en gebruiksbeperkingen (metagegevens voor rechtenbeheer) en voor het onderhouden van bestanden (metagegevens voor preservering) worden soms ook als afzonderlijke categorieën gerekend.
Welke metagegevens zijn belangrijk?
Hoe meer metagegevens gecapteerd worden, hoe beter bestanden beheerd, gecontextualiseerd en gevonden kunnen worden.
Volgende elementen, die meestal automatisch gecapteerd kunnen worden, zijn in elk geval noodzakelijk (indien van toepassing) om bestanden te kunnen identificeren en beheren op een minimaal niveau:
| Element | Toelichting | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Identificatiecode | Uniek identificatie-element zoals een code, nummer of alfanumerieke combinatie. |
10.1000/182 510_25_00 ISBN978-18361100147 |
| Auteur |
De redacteur of maker van het document.
|
voor- en familienaam naam van de dienst homepage van de instelling |
| Datum van aanmaak | Datum van aanmaak van het document. Vaak wordt een nieuwe versie aangemaakt om wijzigingen aan te brengen in het document. | 20170825 |
| Datum van wijziging |
De datum en het uur van de laatste wijziging aan het document.
|
20170826 10:15 |
| Datum van validering | De datum waarop het dossier gefinaliseerd of gevalideerd werd. | 20170829 |
| Oorsprong |
In het kader van welke activiteit (functie, subfunctie of werkproces) het bestand tot stand gekomen is. Kan op basis van de selectielijst van je instelling.
|
loket/ontvangst briefwisseling strategisch beleid opmaken van operationele plannen |
| Onderwerp |
Trefwoord (‘tag’) of zin die het bestand beschrijft, aanvullend op de bestandsnaam en oorsprong, aan de hand waarvan het geclassificeerd en gevonden kan worden.
|
EPC sociaal secretariaat openbare werken |
| Bestandsextensie | Het laatste deel van de bestandsnaam (na de punt), dat een indicatie geeft van het bestandstype. |
xml tiff pdf/a |
| Bestandsformaat | Het MIME-type, een tweeledig kenmerk voor bestandsformaten op het internet. De databank PRONOM kan gebruikt worden om uitleg over elk MIME-type op te zoeken. Er bestaan tools om de MIME-types van bestanden in een map te identificeren, zoals DROID. |
video/x-msvideo image/svg+xml application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet |
| Volume | Hoeveel opslagruimte het bestand inneemt. |
2 MB 2,61 GB |
| Codec |
Coderings- en/of compressietype.
|
MPEG-4 x264 JPEG 2000 |
| Tekencodering |
Schema voor de opslag van tekens in bits.
|
UTF-8 ASCII |
| Checksum |
De hashwaarde van het bestand.
|
5df9f63916ebf8528697b629022993e8 |
| Openbaarheid |
Beperkingen op de raadpleging.
|
Toegang beperkt tot betrokken partijen. Toestemming vragen aan de Administrateur. |
| Vertrouwelijkheid |
Niveau van vertrouwelijkheid. |
Enkel deze waarden zijn mogelijk:
|
| Gebruiksrechten |
Intellectueel eigendomsrecht, beperkingen en voorwaarden verbonden aan het hergebruik.
|
CC BY-NC Enkel voor onderzoek. |
We raden bovendien aan om volgende (semi-)automatisch toe te voegen metagegevens op te nemen in je systeem, om gemakkelijker vernietigingen en overbrengingen naar het Rijksarchief te kunnen plannen:
| Element | Toelichting | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Bewaartermijn: wettelijk |
Te vinden in de selectielijst van je dienst of instelling: |
X jaar na validering X jaar na afsluiting van het dossier X jaar na overlijden van de betrokkene |
| Bewaartermijn: administratief |
X jaar na verjaring X jaar na validering X jaar na afsluiting van het dossier X jaar na overlijden van de betrokkene |
|
| Bestemming |
vernietiging overbrenging en bewaring door het Rijksarchief selectieve overbrenging en bewaring door het Rijksarchief |
Elementen hoeven niet dezelfde naam te hebben. We kunnen samen bekijken welke elementen met elkaar overeenkomen of je kan ons bij de overbrenging van archieven een lijst met de ‘mapping’ bezorgen.
Hoe kan de kwaliteit van metagegevens geoptimaliseerd worden?
De tabel hierboven vraagt een minimum aan gegevens, maar door een paar vuistregels na te streven kunnen wij, jij, onderzoekers van de toekomst…
… bestanden beter behoeden tegen de tand des tijds.
… bestanden beter begrijpen.
… bestanden sneller terugvinden.
… bestanden gemakkelijker uitwisselen.
Dit kan je doen:
- Capteer zo veel mogelijk relevante metagegevens. Op de website van de Library of Congress vind je voor elk informatietype welke metagegevens van belang zijn. Ga ook eens na over welke descriptieve gegevens je zelf graag zou beschikken om bestanden van een (afwezige) collega terug te vinden. Dit zijn wellicht ook nuttige metagegevens voor je organisatie.
- Verfijn elementen uit de tabel met subelementen, bijvoorbeeld de duur waarvoor bepaalde gebruiksrechten van toepassing zijn.
- Gebruik een element ‘relatie aard’ en ‘relatie identificatiecode’ om de verhoudingen tussen verschillende bestanden te documenteren.
- Capteer metagegevens op verschillende aggregatieniveaus. Capteer ze niet enkel voor bestanden, maar ook voor de mappen waarin bestanden en submappen zich bevinden.
- Zoek waar mogelijk relevante taxonomieën of gecontroleerde woordenlijsten om de waarden van metagegevens uit te selecteren.
- Vermijd speciale tekens in de metagegevens, ook de bestandsnaam.
Wie is verantwoordelijk?
Je informatieverantwoordelijke bekijkt met de beheerders van je documentbeheersysteem welke metagegevens automatisch gecapteerd kunnen worden. Hij/zij ziet er ook op toe dat de metagegevens niet achtergelaten worden wanneer de bestanden uit het systeem gemigreerd wordt, bijvoorbeeld naar een gekwalificeerde dienstverlener voor elektronische archivering.
