Belgisches Staatsarchiv

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Metadaten verwalten

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Die Bedeutung von Metadaten in unserer digitalisierten Welt ist kaum zu überschätzen.

Was sind Metadaten und warum sind sie wichtig?

Metadaten oder Metainformationen zu einer Datei sind in etwa wie ein Ausweis: Sie geben Auskunft darüber, um welche Datei es sich handelt, was sie enthält, woher sie kommt und was mit ihr geschehen soll. Anhand von Metadaten können wir Dateien zurückfinden und intellektuell erfassen.

Dieses Video des National Archives of Australia erklärt noch einmal deutlich, worum es bei Metadaten geht.

Wie werden Metadaten hinzugefügt?

Metadaten werden meistens beim Anlegen oder Ändern einer Datei erfasst und müssen selten manuell hinzugefügt werden. Es ist vor allem Aufgabe von Systementwicklern, dafür zu sorgen, dass alle Handlungen an einer Datei registriert werden (siehe weiter unten).

Wo werden Metadaten abgespeichert?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

  • IN DER DATEI SELBST; sie werden also im Dateibrowser nicht angezeigt, außer die Eigenschaften, nach denen die Dateien sortiert werden können.
  • ZUSAMMEN MIT DER DATEI im selben Ordner und meist mit dem selben Dateinamen, nur ohne Dateinamenserweiterung.
  • AN EINEM ANDEREN SPEICHERORT, in einer Datei, in der die Metadaten verschiedener Dateien gesammelt sind, und die dauerhaft mit den Dateien verknüpft ist (zum Beispiel anhand von eindeutigen Identifikatoren, Referenzen oder Links).

Welche Arten von Metadaten gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Metadaten. Die National Information Standards Organization (NISO) unterscheidet zwischen folgenden Metadaten:

  • Beschreibende Metadaten, um Dateien zu identifizieren, zu beschreiben und zu finden: eindeutige Identifikation, Titel, Urheber, Sprache, Inhalte, Zusammenfassung…
  • Strukturelle Metadaten, um die Zusammenhänge zwischen Daten zu rekonstruieren und zu veranschaulichen: Seitentitel, Inhaltsverzeichnis, Kapitel, Teile, Erratum, Index, Beziehung zu untergeordneten Objekten…
  • Administrative Metadaten, zur Überwachung und Verwaltung von Dateien und deren Verwendung: Erstellungsdatum, Dateityp, Zugriffsbeschränkungen, Typ und Modell des benutzten Scanners, Auflösung, Bittiefe, Farbpalette… Die Informationen zu technischen Eigenschaften (technische Metadaten), Zugriffs- und Bearbeitungsrechten (Metadaten über Rechteverwaltung) und Datenpflege (Metadaten über Bestandserhaltung) werden gelegentlich auch in separaten Kategorien festgehalten.

Welche Metadaten sind wichtig?

Je mehr Metadaten gespeichert sind, je besser lassen sich Dateien verwalten, kontextualisieren und auffinden.

Folgende Elemente werden meist automatisch erfasst und sind für die Verwaltung und Identifizierung von Dateien auf einem Mindestniveau notwendig (falls zutreffend):

Element Beschreibung Beispiele
Identifikator Eindeutiges Identifikationselement wie zum Beispiel ein Code, eine Nummer oder eine alphanumerische Kombination.

10.1000/182

510_25_00

ISBN978-18361100147
Urheber

Die Person, die das Dokument verfasst oder angelegt hat.

  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Unterschiedliche Urheber vorzugsweise einzeln speichern.

Vorname und Familienname

Bezeichnung des Dienstes

Homepage der Behörde

Erstellungsdatum Datum der Erstellung des Dokuments. Oft wird eine neue Version erstellt, um Änderungen am Dokument vorzunehmen. 20170825
Änderungsdatum

Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Dokuments.

  • Diese Informationen werden automatisch gespeichert bei Systemen, die einen Versionsverlauf aufbewahren.
20170826 10:15
Validierungsdatum Das Datum, an dem die Akte abgeschlossen oder validiert wurde. 20170829
Herkunft

Im Rahmen welcher Tätigkeit (Funktion, Unterfunktion oder Arbeitsprozess) die Datei angelegt wurde. Kann aus der Aussonderungsliste für die Behörde hervorgehen.

  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Unterschiedliche Tätigkeiten vorzugsweise einzeln speichern.

Schalter/Empfang Schriftverkehr

Strategische Führung

Erstellung eines operativen Plans

Thema

Stichwort (engl. „Tag“) oder Satz zur Beschreibung der Datei, ergänzend zu Dateinamen und Herkunft, mit dem die Datei eingeordnet werden kann und auffindbar ist.

  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Unterschiedliche Themen vorzugsweise einzeln speichern.

Ausweis über die Gesamtenergieeffizienz

Sozialsekretariat

öffentliche Arbeiten

Dateinamenserweiterung Letzter Teil des Dateinamens (nach dem Punkt), der angibt, um welche Art Datei es sich handelt.

xml

tiff

pdf/a
Dateiformat Der MIME-Typ, eine zweiteilige Kennzeichnung von Dateiformaten im Internet. Die Datenbank PRONOM (Englisch) gibt Auskunft über die verschiedenen MIME-Typen. Zudem gibt es verschiedene Tools, um die MIME-Typen von Dateien in einem Ordner zu identifizieren, zum Beispiel DROID.

video/x-msvideo

image/svg+xml

application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet
Dateigröße Gibt an, wieviel Speicherplatz die Datei auf dem Datenspeicher belegt.

2 MB

2,61 GB
Codec

Kodierungs- und/oder Kompressionstyp

  • Anwendbar auf Text-, Audio-, Video-, Bilddateien etc.
  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Bei Videos müssen beispielsweise Audio- und Videocodec erfasst werden.

MPEG-4

x264

JPEG 2000
Zeichenkodierung

Schema zum Speichern von Zeichen in Bits.

  • Bei Textdateien.

UTF-8

ASCII
Prüfsumme (Checksum)

Hashwert der Datei.

  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Verschiedene Hashes, die mit unterschiedlichen Algorithmen berechnet wurden. Auf jeden Fall den MD5-Hashwert speichern. (Dieser Hashwert muss spätestens bei der Überführung der Dateien an das Staatsarchiv berechnet werden, sollte aber vorzugsweise so schnell wie möglich nach dem Abschluss eines Dokuments generiert werden. Hierfür gibt es verschiedene Tools mit graphischer Benutzeroberfläche (GUI), zum Beispiel DROID, oder der Wert wird per Befehlszeileneingabe (command line) berechnet: weitere Informationen.
5df9f63916ebf8528697b629022993e8
Öffentlichkeit

Einschränkung der Einsichtnahme.

  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Unterschiedliche Regeln über die Öffentlichkeit vorzugsweise einzeln speichern.

Zugang beschränken auf betroffene Parteien.

Genehmigung beim Administrator anfragen.
Vertraulichkeit

Vertraulichkeitsgrad.

Nur folgende Werte sind möglich:

  • vertraulich
  • geheim
  • streng geheim
Nutzungsrechte

Rechte an geistigem Eigentum, Einschränkungen Nutzungsbedingungen.

  • Dieses Element kann mehrfach gespeichert werden: Unterschiedliche Regeln über die Nutzungsrechte vorzugsweise einzeln speichern.

CC BY-NC

Nur zu Forschungszwecken.


Zudem empfehlen wir, folgende Elemente (semi-)automatisch in Ihrem Dokumumentenverwaltungssystem hinzuzufügen, um die Vernichtung der Dateien oder ihre Überführung an das Staatsarchiv besser planen zu können:

Element Beschreibung Beispiele
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Ist in der Aussonderungsliste für ihre Behörde vermerkt:

  • Die Behörden, für die eine Aussonderungsliste besteht, können diese hier finden.
  • Behörden ohne Aussonderungsliste können hier nachlesen, wie sie zusammen mit dem Staatsarchiv eine Liste erstellen.

X Jahre nach Validierung

X Jahre nach Abschluss der Akte

X Jahre nach Ableben der betroffenen Person

Administrative Aufbewahrungsfrist

X Jahre nach Verjährung

X Jahre nach Validierung

X Jahre nach Abschluss der Akte

X Jahre nach Ableben der betroffenen Person

Endbestimmung

Vernichten

An das Staatsarchiv überführen zur Aufbewahrung

Teilweise an das Staatsarchiv überführen zur Aufbewahrung


Die Elemente müssen nicht unbedingt dieselbe Bezeichnung haben. Zusammen mit dem Staatsarchiv kann geprüft werden, welche Elemente miteinander übereinstimmen, oder die abgebende Behörde liefert bei der Überführung der Archivalien eine Kartographierung der Daten (Datenmapping) mit.

Wie kann die Qualität von Metadaten verbessert werden?

Die obenstehende Tabelle erfordert ein Minimum an Daten, aber in dem einige Faustregeln beachtet werden, können wir, Sie, zukünftige Nachforscher…

… Dateien besser gegen den Zahn der Zeit schützen.
… Dateien besser verstehen.
… Dateien schneller ausfindig machen.
… Dateien einfacher austauschen.

Das können Sie Ihrerseits tun:

  • So viele relevante Metadaten wie möglich erfassen. Auf der Website der Library of Congress ist nach Informationstyp aufgelistet, welche Metadaten hierfür von Belang sind. Ferner sollte geprüft werden, über welche deskriptiven Daten die Behörde verfügen möchte, um die Dateien eines (abwesenden) Kollegen zurückfinden zu können. Gegebenenfalls sind dies auch nützliche Metadaten für die Behörde.
  • Die Elemente aus der Tabelle mit Subelementen ergänzen, beispielsweise mit der Geltungsdauer von bestimmten Nutzungsrechten.
  • Das Element „Verhältnis Art“ und „Verhältnis Identifikator“ verwenden, um die Verhältnisse zwischen verschiedenen Dateien zu dokumentieren.
  • Metadaten auf verschiedenen Aggregationsebenen erfassen. Metadaten nicht nur für die Dateien erfassen, sondern auch für die Ordner und Unterordner, in denen sie sich befinden.
  • Bei der Festlegung der Werte der Metadaten wenn möglich relevante Taxonomie oder geprüfte Wortschatzlisten verwenden.
  • Sonderzeichen in Metadaten und Dateinamen vermeiden.

Wer ist verantwortlich?

Der Informationsverantwortliche der Behörde prüft zusammen mit den Verantwortlichen des Dokumentenverwaltungssystems, welche Metadaten automatisch erfasst werden können. Er stellt zudem sicher, dass die Metadaten nicht vergessen werden, wenn Dateien aus dem System migriert werden, beispielsweise zu einem qualifizierten Dienst für elektronische Archivierung.

Fragen oder Anmerkungen?

Kontaktieren Sie uns.

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