Ordnungsgemäße Archivverwaltung beginnt mit dem Anlegen der Informationen. Um zu verhindern, dass historisch wertvolle Unterlagen oder Daten vernachlässigt oder zerstört werden, hilft das Staatsarchiv bei der Überwachung des Zustands Ihrer Archive.
Die Regeln über die Archivaufsicht sind im Königlichen Erlass Archivaufsicht festgelegt.
- Wie wird die Archivaufsicht ausgeübt?
- Wie verläuft eine Inspektion?
- Was wird kontrolliert?
- Welche Instanzen unterliegen der Archivaufsicht?
- Darf einem Staatsarchivar der Zugang verweigert werden?
- Was geschieht bei Zuwiderhandlung?
- Fragen oder Anmerkungen?
Wie wird die Archivaufsicht ausgeübt?
Der Dienst Archivaufsicht und Gutachten des Staatsarchivs führt verschiedene Tätigkeiten aus, um die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Archive der öffentlichen Hand zu gewährleisten:
- Richtlinien und Gutachten verfassen und veröffentlichen;
- die Aufbewahrungsbedingungen und Verwaltung der Archive bei den Archivbildnern kontrollieren – die Staatsarchivare führen hierfür Inspektionsbesuche durch;
- den wissenschaftlichen, historischen und gesellschaftlichen Wert von Archiven bewerten und ihre Endbestimmung (aufbewahren oder vernichten) in Aussonderungslisten festlegen;
- Archivbildnern die Genehmigung zur Vernichtung von Aktenreihen erteilen.
Wie verläuft eine Inspektion?
- Ein Staatsarchivar begibt sich vor Ort.
- Der Staatsarchivar verfasst einen Bericht mit Feststellungen und eventuellen Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen, unter denen die Archive verwaltet und aufbewahrt werden.
- Der Bericht wird der betroffenen Dienststelle übermittelt und gegebenenfalls auf Initiative des Generalarchivars veröffentlicht.
Was wird kontrolliert?
Das Staatsarchiv prüft, ob die für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmten Unterlagen unter guten und sicheren Bedingungen aufbewahrt werden und geordnet und zugänglich sind. Bei digitalen Archiven wird darauf geachtet, dass die Dateien lesbar sind (ob langlebige Dateiformate verwendet werden) und ob geeignete Maßnahmen getroffen werden, um die Authentizität und Integrität der Daten zu gewährleisten.
Welche Instanzen unterliegen der Archivaufsicht?
Sowohl die Behörden, die ihr bewertetes Archivgut gemäß Archivgesetz an das Staatsarchiv überführen müssen (Artikel 1, Absatz 1), als auch die lokalen Behörden (Artikel 1, Absatz 2) unterliegen der Archivaufsicht durch das Staatsarchiv.
Darf einem Staatsarchivar der Zugang verweigert werden?
NEIN. Einem Staatsarchivar muss ungeachtet des Trägermediums oder der materiellen Form Zugang zu den Archiven gewährt werden. Es gelten besondere gesetzliche Vorschriften für als geheim eingestufte Unterlagen und Dokumente mit personenbezogenen Daten.
Was geschieht bei Zuwiderhandlung?
- Der Generalarchivar informiert den Minister für Wissenschaftspolitik und den/die betroffenen Aufsichtsminister.
- Die Minister können Abhilfemaßnahmen treffen.
- Der Generalarchivar nimmt seine Feststellungen in seinen jährlichen Bericht an den Premierminister und den Minister für Wissenschaftspolitik auf.
- Dieser Bericht wird veröffentlicht und verbreitet.
