Eine sorgfältige Planung ist für einen erfolgreichen Umzug von Archivalien unerlässlich und beginnt mit der Einschätzung des Umfangs der Archivalien:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Ausgangssituation.
   • Eine Liste der Archivräume erstellen, in denen die Archivalien aufbewahrt werden: Büros, Untergeschoss, Dachgeschoss, Flure, Garagen…
   • Eine so detailliert wie mögliche Liste der bestehenden Archive erstellen, pro Dienst und pro Archivraum.
   • Den Umfang der einzelnen Archive genau messen, pro Dienst und pro Archivraum, und den Gesamtumfang des Archivs errechnen.
   • Überprüfen, ob die Archivalien (neu) verpackt werden müssen. Ist dies der Fall, müssen hierfür Zeit und Mittel vorgesehen werden. Weitere Informationen dazu in Schritt 3.

2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die vorgesehene Endsituation.
   • Einen Lageplan der neuen Räumlichkeiten anfragen, mit Angabe der Eingänge und Abmessungen (Breite, Länge und Höhe) der Räume.
   • Mit den empfangenden Diensten absprechen, ob die Archivalien in einem gemeinsamen oder separaten Archivraum eingelagert werden.
   • Anhand folgender Prüfpunkte einen geeigneten Archivraum ermitteln:
     • Ist ausreichend Platz für das eingehende Archiv vorhanden?
     • Erfüllt der Raum die Vorschriften für die Einrichtung von Archivräumen oder kann er so hergerichtet werden, dass er sie erfüllt?
     • Sind die Türen und Flure, über die der Zugang zum Archivraum erfolgt, hoch und breit genug, und die Böden tragfähig genug, um einen Transportwagen benutzen zu können?
     • Ist die Zugänglichkeit des Raums der Häufigkeit angemessen, mit der die Archivalien eingesehen und/oder in die Büros gebracht werden?
     • Gibt es (Lasten-)Aufzüge?
   • Eine Liste mit der für die Einrichtung des Raums erforderlichen Ausrüstung erstellen: Ausrüstung, die übernommen werden kann, und Ausrüstung, die neu angekauft werden muss.

3. Auf der Grundlage der Ausgangs- und Endsituation einen Zeitplan für die Durchführung des Umzugs aufstellen.
   • Die nötige Vorbereitungszeit berechnen und in Etappen einteilen (Countdown). Die Schritte 2 bis 7 müssen vor dem eigentlichen Umzug durchgeführt werden.
   • Die Anzahl der benötigten Arbeitstage für den eigentlichen Umzug berechnen. Weitere Informationen dazu in Schritt 8.
   • Das Datum/die Daten festlegen, an dem/denen der Umzug erfolgt, und die Vorbereitungen hierfür entsprechend planen.

4. Interne Verantwortlichkeiten klären.
   • Festlegen, wie viele Personen für die Vorbereitung, den Umzug und die Nachbearbeitung erforderlich sind.
   • Ein Team von Mitarbeitern zusammenstellen, das den gesamten Vorgang organisiert und intern verwaltet. Es wird empfohlen, das selbe Team für alle drei Phasen zu behalten, um Kontinuität zu gewährleisten. Ersatzpersonen vorsehen, falls ein Mitglied des Teams ausfällt.

Es macht keinen Sinn, Archivalien umzusiedeln, die vernichtet werden sollen. Daher vorab prüfen, ob bestimmte (Teile von) Aktenreihen vernichtet werden sollen oder an das Staatsarchiv überführt werden sollen:

Die Aussonderungsliste der betroffenen Behörde oder des betroffenen Dienstes konsultieren, falls vorhanden (Hier zu finden):

• Für Archivalien, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, und die vernichtet werden sollen, kann eine entsprechende Genehmigung zur Vernichtung von Archivalien beim Staatsarchiv beantragt werden.
• Für Archivalien, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, und die zur dauerhaften Aufbewahrung an das Staatsarchiv überführt werden sollen, kann eine Überführung von Archivalien beantragt werden.

Hierbei ist zu beachten, dass die jeweiligen Anträge rechtzeitig beim Staatsarchiv eingehen müssen, und dass die archivalische Bewertung mehrere Monate dauern kann. Mehr Zeit muss vorgesehen werden, falls für die abgebende Behörde oder Dienststelle noch keine Aussonderungsliste besteht; in diesem Fall muss eine Genehmigung zur Vernichtung von Archivgut früher beantragt werden.

Der Umzug eines Archivs stellt nicht nur eine gute Gelegenheit dar, eine Bewertung des Schriftguts vorzunehmen, sondern auch, die Archivalien nach archivalischen Normen zu reinigen und zu verpacken.

• Reinigung:
  • Befestigungsmaterial wie Büro- und Heftklammern, Gummis etc. entfernen, da sie sich nach einiger Zeit zersetzen oder rosten können, was zu Beschädigungen an den Unterlagen führen kann, oder das Material durch nicht-metallische mechanische Befestigungen ohne Weichmacher ersetzen, vor allem, wenn es sich um dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen handelt.
  • Die Archivalien gründlich mit einem Staubsauger mit HEPA-Filter reinigen, falls dies schon lange nicht mehr durchgeführt wurde. So wird vermieden, dass Staub mit umzieht.
• (Neu) verpacken:
  • Papierunterlagen werden vorzugsweise in soliden Archivkartons, aufbewahrt, vor allem, wenn es sich um dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen handelt. Säurefreie Kartons und Mappen können kostengünstig beim Staatsarchiv erworben werden. Weitere Informationen auf dieser Seite.
  • Auf den Kartons wird mit Bleistift der Dienst (Abkürzung), die Folgenummer des Kartons und jeweils die erste und letzte Folgenummer des darin aufbewahrten Inhalts (gemäß Inventar) vermerkt (siehe Schritt 6).

Vor dem Umzug der Archivalien in die neuen Archivräume müssen diese vorbereitet werden:

• Die (zukünftigen) Archivräume erforderlichenfalls so anpassen, dass sie den Vorschriften für die Einrichtung von Archivräumen entsprechen.
• Die neuen Archivräume mit nummerierten Regalen ausstatten. Die Archivkartons müssen in soliden Metallregalen oder -schränken aufbewahrt werden.
• Einen Belegungsplan der Räumlichkeiten und Regale erstellen, und dabei berücksichtigen, wie die Archivalien geordnet und eingelagert werden sollen, sowie deren Umfang pro Dienst, die Zugänglichkeit der Räume, etc.

Der Umzug der Archivalien kann mit eigenen Mitteln oder von einem spezialisierten Unternehmen durchgeführt werden. Diese Entscheidung ist abhängig vom Umfang der Archivalien, der Verfügbarkeit von finanziellen Mitteln und Personal, und von der Motivation der Mitarbeiter.

Falls der Umzug  intern durchgeführt wird, ist Folgendes zu beachten:

• Motivierte Mitarbeiter und Teamchefs auswählen und in drei Teams aufteilen: eins für die Arbeit am Ausgangsort, eins für den Transport der Archivalien (Fahrer), und eins für die Annahme der Archivalien am Bestimmungsort.
• Das Personal im Umgang mit den Archivalien schulen. Archivalien umzulagern ist eine völlig andere Operation als beispielsweise der Umzug von Möbelstücken.

Wenn der Umzug von Archivalien durch einen Auftragnehmer durchgeführt wird, ist Folgendes zu beachten:

• Das Lastenheft für den Umzug rechtzeitig erstellen und sich genug Zeit nehmen, um einen Auftragnehmer auszuwählen.
• Von der Umzugsfirma verlangen, dass sie sowohl den Ausgangsort als auch den Bestimmungsort besichtigt, bevor sie ein Angebot abgibt. Den Unternehmer bei der Besichtigung begleiten und Fragen stellen, um seine Erfahrenheit einzuschätzen. Der persönliche Kontakt mit dem Dienstleister ist äußerst wichtig.
• Die Umzugsfirma nicht ausschließlich auf der Grundlage des Preises auswählen, sondern auch anhand ihrer Erfahrung bzw. Sachkenntnis und von vorgewiesenen Referenzen im Bereich des Transports von Archivgut. Es kann auch nützlich sein, sich bei anderen Verwaltungen über ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen zu erkundigen.

Bevor der Umzug beginnen kann, müssen die Verantwortlichen eindeutig wissen, um welche Archivalien es sich genau handelt.

1. Ein Inventar der umzulagernden Archivalien erstellen

• Pro Ausgangsdienst bzw. -ort ein Inventar der umzulagernden Archivalien mit dem jeweiligen Bestimmungsort erstellen.
• Je genauer dies erfasst wird, desto geringer die Gefahr, dass Informationen verloren gehen oder die Ordnung durcheinander gerät.
• Vorzugsweise den Namen von einem oder mehreren Verantwortlichen je Dienst hinzufügen. Sie fungieren bei Bedarf als Ansprechpartner für das Umzugsunternehmen.
• Das Inventar in mehreren Ausfertigungen erstellen und einige Exemplare dem Umzugsunternehmen und seinem Team aushändigen.
• Die digitale Fassung des Inventars auf dem Server der Behörde aufbewahren.

Beispielinventar:

Archivkartons

Archiv- bzw. Umzugskiste

2. Die Archivalien verpacken und die Archivkartons und -kisten (sowie Paletten und Transportwagen) ordnungsgemäß beschriften

• Falls die Archivalien noch nicht in säurefreien Archivkartons verpackt sind, werden sie direkt in die Umzugskisten verpackt (eine Umzugskiste kann durchschnittlich 0,55 laufende Meter an Archivalien fassen). Auf jede Kiste die Folgenummer, das Jahr des Umzugs, die Bezeichnung des betroffenen Dienstes und den Bestimmungsort vermerken. Diese Angaben gut lesbar auf die Seite und gegebenenfalls auf die Oberseite der Kiste schreiben.
• Die Archivkartons und -kisten werden auf Paletten oder Transportwagen gestapelt und mit Folie umwickelt. Die Kartons nicht zu hoch stapeln, um zu verhindern, dass die unteren Kartons durch das Gewicht der oberen Kartons zerdrückt werden, die Palette umkippt und/oder zu schwer für den Transport ist.
• Die Archivalien müssen beim Umzug so angeordnet sein, dass die Archivkartons oder -kisten mit den niedrigsten Nummern als erste in die Regale eingeräumt werden können. Die Kartons oder Kisten mit den höchsten Nummern also als Erste, im unteren Teil des Stapels, auf die Palette oder den Transportwagen legen.
• Bei umfangreicheren Transporten werden auch die Paletten oder Transportwagen durchnummeriert, um die Arbeit des Umzugsunternehmens zu erleichtern.
• Alle Archivkartons, Kisten, Paletten und Transportwagen (falls nummeriert) müssen im Inventar aufgeführt sein.

Beispielbeschriftung einer Archivkiste:

Der Umzug wird anhand des Inventars und je nach Umständen in Phasen eingeteilt:

• Den Abstand bis zum neuen Archivstandort ermitteln und die Zugänglichkeit für Fahrzeuge prüfen.
• Ein so präzise wie mögliches Schema der pro Tag und pro Dienst überzusiedelnden Archivalien samt der entsprechenden Ausgangs- und Bestimmungsorte erstellen. Dieses Schema in ausreichender Anzahl ausdrucken. Platz für eventuelle Anmerkungen der Umzugsteams vorsehen.
• Es muss auch Zeit eingeplant werden, um Regale, die mit umziehen, abzubauen und am Bestimmungsort wieder aufzubauen. Falls neue Regale gekauft werden, müssen sie vor dem Umzug am Bestimmungsort angeliefert, montiert und nummeriert werden.

Organisatorische Richtlinien:

• Die Teams zusammenstellen (einschließlich Ersatzpersonen bei Ausfällen) oder bei der Umzugsfirma die Zusammensetzung ihrer Teams einholen.
• Für jedes Team jeweils einen Beamten der Behörde als Kontaktperson vorsehen.
• Jedem Team und jedem Verantwortlichen ein Exemplar des Übersichtsbogens aushändigen, in dem eventuelle Störungen, Vorfälle oder Verspätungen vermerkt werden müssen.
• Alle anfallenden Verspätungen, Vorfälle etc. in den Übersichtsbogen und das Schema eintragen.
• Regelmäßig Versammlungen organisieren, um den aktuellen Stand der Umzugsoperationen und eventuelle Planänderungen zu besprechen. Von jeder Versammlung ein Protokoll verfassen und der Umzugsakte hinzufügen.

Materielle Richtlinien:

• Die Paletten oder Transportwagen mit den Archivkartons oder -kisten mit den höchsten Folgenummern müssen zuerst in den LKW geladen werden.
• Die Paletten und Transportwagen müssen ordnungsgemäß gesichert werden, um Beschädigungen an den Archivalien beim Transport zu vermeiden.
• Ein Verantwortlicher je Team kontrolliert die Operationen. Er vergewissert sich vor allem, dass keine Archivalien fehlen und dass sie alle am richtigen Platz und auf korrekte Weise eingelagert werden. Er nimmt gegebenenfalls Fotos, die eventuelle Störungen belegen können.

Nach dem Umzug muss das Archiv am Bestimmungsort sorgfältig überprüft werden. Dies kann entweder das Umzugsteam übernehmen oder der betroffene Dienst, der am meisten mit seinem Archiv vertraut ist.

Über diese Bestandskontrolle muss ein Protokoll verfasst werden, um eventuelle Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftragnehmer geltend zu machen. Folgendes muss im Protokoll vermerkt sein:

• Fehlende Kartons und Unterlagen
• Falsch eingelagerte Kartons und Unterlagen
• Beschädigte Kartons und Unterlagen

• Zusammen mit allen am Umzug beteiligten Personen wird eine Auswertung durchgeführt. Das Logbuch, die Liste der Störungen und das Protokoll der Bestandsaufnahme nach dem Umzug müssen ausgewertet werden und mit dem Ablaufplan und dem Lastenheft abgeglichen werden, um deren Einhaltung zu überprüfen.
• Gegebenenfalls Anmerkungen für das Umzugsunternehmen und dessen Bewertung vorbereiten.
• In der Umzugsakte werden alle wichtigen Unterlagen über die Organisation und die Durchführung gesammelt: Das Planungsschema, die Übersichtsbögen für das Umzugsunternehmen mit eventuellen Anmerkungen, die Protokolle der verschiedenen Versammlungen, die Fotos, Inventare vor und nach der archivalischen Bewertung, vor und nach dem Umzug etc.
• Die Umzugsakte sorgfältig aufbewahren. Sie kann für die Verwaltung und für zukünftige Überführungen oder Umzüge von Nutzen sein.