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Déménager les archives

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Déménager des archives volumineuses prend du temps. Cette page explique les précautions à prendre pour qu’aucune information ne soit endommagée ou perdue.

Pour des informations sur le transfert d’archives aux Archives de l’État, rendez-vous sur la page Transférer des documents.

Déménager les archives en 10 étapes

Étappe 1. Planifier le projet

Une planification soigneuse est essentielle pour le succès d’un déménagement d’archives et débute par l’évaluation de l’ampleur de l’opération :

  1. Cartographiez la situation départ.
    • Dressez la liste des locaux dans lesquels des archives sont conservées (bureaux, caves, greniers, couloirs, garages, etc.).
    • Dressez la liste la plus précise possible des archives existantes, par service, et par local de conservation.
    • Mesurez de façon précise l’ampleur actuelle des archives, par service et par local de conservation, afin de calculer le métrage total existant.
    • Vérifiez si les archives doivent être (ré)emballées. Si tel est le cas, il faudra prévoir du temps et du budget.
       
  1. Cartographiez la situation à l’arrivée.
    • Demandez un plan du nouveau site, indiquant les entrées et les mesures des locaux (largeur, longueur et hauteur).
    • Convenez avec les services si leurs archives seront conservées dans des locaux d’archives communs ou distincts.
    • Sélectionnez les espaces adéquats à l’aide des questions suivantes :
      • Y-a-t-il assez d’espace pour les archives qui devront être transférées ?
      • Est-ce que le local satisfait aux prescriptions pour l’aménagement des locaux d’archives ou peut-il être adapté pour s’y conformer ?
      • Est-ce que les portes et les couloirs qui donnent accès aux locaux sont suffisamment hauts et larges, les sols suffisamment solides pour faire passer les chariots de déménageurs ?
      • Est-ce que l’accessibilité est en rapport avec la fréquence à laquelle les archives seront consultées ou déplacées d’un bureau à l’autre ?
      • Y-a- t-il des ascenseurs (pour marchandises) ?
    • Etablissez la liste des équipements nécessaires pour l’aménagement : les équipements du bâtiment d’origine qui peuvent être transférés et les équipements qui doivent être achetés.

  1. Etablissez sur la base de la situation initiale et finale, un calendrier des opérations.
    • Calculez le temps de préparation nécessaire et phasez la préparation (compte à rebours). Les étapes 2 à 7 doivent pouvoir être réalisées avant le déménagement .
    • Calculez le nombre de jours ouvrables dont vous disposez pour effectuer le déménagement. Plus de détails à l’étape 8.
    • Fixez la (les) date(s) du déménagement et planifiez la préparation en fonction.
       
  1. Indiquez les responsabilités internes.
    • Déterminez combien de/quelles personnes seront nécessaires pour la préparation, le déménagement ainsi que pour le suivi.
    • Indiquez l’équipe de collaborateurs qui organisera et gèrera en interne le processus dans sa globalité. Il est conseillé de garder la même équipe afin d’assurer la continuité durant les 3 phases. Prévoyez des remplaçants en cas d’absence.

Étappe 2. Triez les archives à déménager

Cela n’a pas de sens de déménager des archives qui peuvent être éliminées. Examinez préalablement les (parties de) séries qui peuvent être éliminées ou être transférées aux archives de l’Etat :

Consultez le tableau de tri de votre organisation/service :

  • Pour les archives dont le délai de conservation est écoulé et dont la destination définitive est l’élimination, vous pouvez introduire une demande d’élimination auprès des Archives de l’Etat.
  • Pour les archives dont le délai de conservation est écoulé et qui sont destinées à être conservées, vous pouvez demander un transfert auprès des Archives de l’Etat.

Tenez compte du fait que ces demandes doivent être introduites à temps et que le tri peut prendre quelques mois. Prévoyez aussi plus de temps si vous ne disposez pas d’un tableau de tri, car les demandes d’élimination ne pourront être demandées avant.

Étappe 3. Nettoyez et (re)conditionnez vos archives

Un déménagement n’est pas seulement une bonne occasion pour trier ses archives, mais aussi pour les nettoyer et les conditionner selon les normes archivistiques.

  • Nettoyage :
    • Eliminez les attaches comme les trombones, les agrafes et élastiques, qui à terme peuvent rouiller ou se décomposer et peuvent endommager le document, ou remplacez-les par des attaches mécaniques sans métal ou plastifiant, certainement lorsque les documents sont à conserver en permanence.
    • Si les documents n’ont pas été nettoyés depuis longtemps, et pour ne pas transporter de la poussière dans les nouveaux locaux, nettoyez en profondeur les archives avec un aspirateur à filtre HEPA.
  • (Re)conditionnement :
    • Rangez les documents papiers dans des boîtes d’archives solides, certainement lorsqu’il s’agit de documents à conserver en permanence. Des boîtes et des chemises non acides peuvent être achetées à des prix avantageux auprès des Archives de l’Etat. Plus d’informations sur cette page.
    • Notez au crayon le service (nom abrégé), un numéro de série et les numéros ultimes du contenu (décrit dans un inventaire) sur les boîtes (voir l’Étappe 6).

Étappe 4. Planifiez l’implantation des archives dans les nouveaux locaux

Avant de déménager les archives dans les nouveaux locaux, ceux-ci doivent être au préalable préparé pour les recevoir :

  • Si nécessaire, adaptez les (futurs) locaux d’archives afin qu’ils soient conformes aux prescriptions pour l’aménagement des locaux d’archives.
  • Equipez les nouveaux locaux d’archives avec des rayonnages numérotés. Les boîtes d’archives doivent être rangées dans des rayonnages ou des armoires solides et en métal.
  • Dressez un plan de répartition des espaces et des équipements, en fonction de comment vous organiser vos archives, de l’ampleur des archives de chaque service, de l’accessibilité des locaux, …

Étappe 5. Choisissez un (éventuel) déménageur

Le déménagement peut être réalisé avec vos moyens propres ou par une firme spécialisée. Choisissez en fonction de l’ampleur du déménagement, des moyens budgétaires et humains disponibles et la motivation du personnel.

Si vous déménagez avec vos propres moyens, soyez attentif aux points suivants :

  • Choisissez des collaborateurs et des chefs d’équipe motivés et répartissez-les en trois groupes : un qui travaillera sur le site du départ; un qui s’occupera du transport (chauffeurs) et un qui prendra les archives sur le site d’arrivée.
  • Formez le personnel. On ne déménage pas des archives comme des meubles.

Les points d’attention si vous faites appel à une entreprise externe :

  • Rédigez un cahier des charges et prenez le temps pour la sélection de la firme.
  • Exigez que les entreprises de déménagement visitent le site de départ et d’arrivée avant de déposer leur offres. Accompagnez-les et posez des questions afin d’évaluer leur expérience. Le contact personnel avec le prestataire de service est primordial.
  • Ne sélectionnez pas l’entreprise uniquement sur la base du prix mais aussi sur la base de son expérience et de ses références en matière de transport d’archives. N’hésitez pas à demander auprès d’autres administrations leur expérience avec certaines entreprises de déménagement.

Étappe 6. Identifiez très précisément les archives à transférer et leur lieu d’arrivée

Avant de déménager, les responsables doivent bien savoir de quelles archives il s’agit.

  1. Rédigez un inventaire des archives à déménager
  • Rédigez un inventaire par service ou local de départ, avec la mention du local d’arrivée.
  • Au plus précis sera l’identification, moins il y a de risque de perdre des informations ou de perturber l’ordre.
  • Ajoutez de préférence le nom d’un ou plusieurs agents de référence par service. Ils pourront être contactés par les déménageurs en cas de problème.
  • Copiez l’inventaire en plusieurs exemplaires et donnez- en aux déménageurs et à l’équipe d’encadrement.
  • Conservez une copie digitale de l’inventaire sur le serveur de votre institution.

Exemple d’inventaire :

Déménagement 2007
Service gestion et budget - Bureau 357 Destination
Caisse 1 Boîte 1 Série 1 Circulaires et note de service, 1994-1998 DEPOT 1
  Boîte 2 Série 1 Circulaires et notes de service , 1999-2007 DEPOT 1
  Boîte 3 Série 2 Gestion comptable et budget : dossiers généraux, 1989-1994 DEPOT 1
  Boîte 4 Série 2 Gestion comptable et budget : dossiers généraux, 1995-2002 DEPOT 1
  Boîte 5 Série 2 Gestion comptable et budget : dossiers généraux, 2003-2007 DEPOT 1
Caisse 2 Boîte 6 Série 3 Dossiers des achats de matériel, 1995-1996 DEPOT 2
  Boîte 7 Série 3 Dossiers des achats de matériel, 1997-1998 DEPOT 2
  Boîte 8 Série 3 Dossiers des achats de matériel, 1999-2001 DEPOT 2
  Boîte 9 Série 3 Dossiers des achats de matériel, 2002-2003 DEPOT 2

 

boîtes d’archivesboîtes d’archives caisses d’archives ou de déménagementcaisses d’archives / de déménagement

 

  1. Emballez les archives et identifiez les boîtes ou caisses (et les palettes ou chariots)
  • Si vos archives ne sont pas encore conditionnées dans des boîtes d’archives en carton neutre, emballez-les directement dans des caisses de déménagement (comptez qu’une caisse standard accueille en moyenne 0,55 mètre linéaire d’archives). Sur chaque boîte, indiquez le numéro d’ordre, l’année du déménagement, le nom du service concerné et le local d’arrivée. Portez ces indications de manière lisible, sur le côté et, si nécessaire, sur le dessus de la caisse.
  • Les boîtes ou caisses d’archives sont placées sur des palettes ou des chariots et emballées sous film plastique. Veillez à ne pas constituer de trop hautes piles pour ne pas abîmer les boîtes qui se trouvent en dessous de la pile sous le poids des autres boîtes et pour éviter que les palettes ne tombent et/ou ne soient trop lourdes à déplacer.
  • Les archives doivent être transférées de manière que les boîtes ou caisses ayant les numéros d’ordre les plus petits puissent être placées en premier dans les nouvelles étagères. Placez donc les boîtes ou les caisses portant les numéros les plus élevés au bas de la palette ou du chariot.
  • Dans le cas d’un grand déménagement, les palettes ou chariots sont également numérotés de manière consécutive afin de faciliter le travail des déménageurs.
  • Identifiez chaque boîte, chaque caisse et palette ou chariot (s’ils sont numérotés) dans l’inventaire.

Exemple d’indication sur les caisses d’archives :
 

Déménagement 2007
Service Gestion et Budget, bureau 357
Caisse n° 1

 

Étappe 7. Etablissez le planning précis des transferts

Le déménagement est divisé en phases à l’aide de l’inventaire et des circonstances :

  • Etudiez la distance jusqu’au nouveau site et l’accessibilité pour les véhicules.
  • Etablissez un schéma aussi précis que possible des archives à transférer par jour et par service avec la mention des locaux de départ et d’arrivée. Imprimez-le en quantité nécessaire et prévoyez de la place pour que les équipes de déménagement puissent noter leurs éventuelles remarques.
  • Prévoyez le temps nécessaire pour les rayonnages à démonter et qui sont déménagés vers le site d’arrivée pour être montés. Si des nouveaux rayonnages ont été achetés, ils doivent être livrés, montés et numérotés avant le déménagement.

Étappe 8. Déménagez

Sur le plan organisationnel :

  • Formez les équipes (prévoir des remplaçants en cas d’absence) ou demandez à l’entreprise de déménagement de vous communiquer la composition des équipes.
  • Prévoyez toujours un agent de votre institution comme correspondant pour chaque équipe.
  • Munissez chaque équipe et chaque responsable d’un exemplaire du tableau de bord dans lequel devront être consignés les éventuels dysfonctionnements, les incidents, les retards.
  • Mettez à jour le tableau de bord et l’agenda en fonction des retards, des incidents etc.
  • Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur les opérations et ajuster le planning des transferts. Dressez un procès-verbal de chaque réunion, qui sera versé dans le dossier du déménagement.

Sur le plan matériel :

  • Placez les palettes ou les chariots contenant les boîtes ou les caisses d’archives portant les numéros d’ordre les plus élevés au fond du camion.
  • Les chariots sont attachés dans le camion pour éviter les chocs ou les déplacements qui pourraient endommager les archives.
  • Un responsable par équipe contrôle le déroulement des opérations, vérifie en particulier que rien ne manque, que les archives sont implantées à l’endroit prévu et de manière correcte. Eventuellement, il prendra des clichés susceptibles de prouver d’éventuels dysfonctionnements.

Étappe 9. Contrôlez les archives

Après le déménagement, les archives doivent être minutieusement contrôlées sur le site d’arrivée. Cela peut être effectué par l’équipe de déménagement ou par le service concerné qui connait le mieux leurs archives.

Un procès-verbal sera rédigé de ce contrôle des fonds d’archives, dans lequel il sera demandé, le cas échéant, un dédommagement au prestataire de service. Le procès-verbal doit comprendre les éléments suivants :

  • les boîtes et documents manquants
  • les boîtes et documents mal rangés
  • les boîtes et documents abîmés.

Étappe 10. Faites le bilan et conservez le dossier opérationnel

  • En concertation avec les services concernés, analysez le déroulement du déménagement. Le journal de bord, la liste des dysfonctionnements, le procès-verbal de récolement seront étudiés et comparés au planning et au cahier des charges pour en vérifier la bonne application.
  • Préparez, le cas échéant, les observations à faire au déménageur et une évaluation de sa prestation.
  • Rassemblez en un dossier tous les documents importants relatifs à l’organisation et au déroulement des opérations : l’agenda du planning, les tableaux de bords annotés par les déménageurs, les procès-verbaux des réunions d’encadrement, les photos éventuelles, les inventaires des archives avant et après tri, avant et après transfert, etc.
  • Conservez soigneusement le dossier du déménagement, qui pourra être consulté par les archivistes de l’Etat lors d’un nouveau transfert ou d’un déménagement.

Le déménagement des archives sur des serveurs

Le déménagement des archives sur des serveurs est une tâche et une spécialité de votre service ICT.

Posez-leur ainsi qu’à vous d’abord la question : est-ce que seules les données doivent être déménagées ou aussi les serveurs ? Dans chaque cas, les données devront être (temporairement) transférées ailleurs. Cette opération nécessite des mesures de précaution :

  • Contrôle de l’infrastructure d’accueil. Est-ce qu’elle satisfait à toutes les exigences techniques et de sécurité qui sont attendues ?
  • Contrôle de l’intégrité des données sur le serveur source avant et après le transfert. Concrètement la somme de contrôle (MD5 par ex.) des fichiers devra être calculé avant et après chaque transfert. Les valeurs doivent être identique entre le serveur source et le serveur cible/d’accueil.
  • Contrôlez les virus et logiciels malveillants avant et après le transfert.
  • Prévoyez un back-up avant le transfert, qui peut être effacé après le contrôle des données sur le serveur d’accueil.

Le déménagement d’archives audiovisuelles et de données sur des supports portables

Il n’est pas possible de détailler les fragilités spécifiques ou les points d’attention de chaque type de support magnétique, optique ou électrique. Dans ce cas, il faut tenir compte des instructions du fabricant ou consulter un expert.

Si de grands volumes de ce type d’archives doivent être déménagés, il est conseillé de faire appel à une firme spécialisée ou qui a de l’expérience dans cette sorte de média. Pensez aux entreprises qui travaillent habituellement dans le secteur de l’art ou du film.

Pour des archives de grande valeur, ce n’est pas un luxe de réaliser un back-up, ou de profiter du déménagement pour numériser l’information analogique.

Pensez en tous cas aux éléments suivants :

  • Comme pour les archives papiers, la température et l’humidité doivent être, pendant le transport, autant que possible maintenue constante par rapport aux conditions habituelles de conservation du support. Ne planifiez donc pas votre déménagement lors de circonstances météorologiques extrêmes et utilisez du matériel d’emballage résistant aux intempéries.
  • N’écrivez jamais sur le support même pour les numéroter ou les décrire.
  • Protégez les supports contre la poussière. Portez des gants qui ne peluchent pas lorsque vous inspectez ou déplacez les supports.
  • Protégez les supports contre les chocs avec des feuilles de mousse qui absorbent les chocs et sans espace libre entre les boîtes.
  • Utilisez l’emballage original des supports ou des boîtes en carton solide. Placez les supports verticalement dans les boîtes; comme des livres dans une armoire, et limiter le nombre de CD, cassettes, vinyls…dans un emballage (plusieurs petites boîtes peuvent être emballées ensemble dans une plus grande boîte).
  • Evitez les champs magnétiques lors du déménagement de supports magnétiques. L’impact par exemple des voitures électriques sur les supports magnétiques n’est pas encore connu, mais déplacez-les pour plus de sécurité dans des caisses métalliques.

Le déménagement de matériel photographique

La brochure Archives photographiques. Recommandations pratiques pour leur conservation et gestion (chapitres 4 à 6 en particulier) vous informe de la manière de manipuler, nettoyer et emballer différents types de photographies pour la préservation et le transfert.

Contactez les Archives d’État pour obtenir de l’aide ou pour savoir si vos photos peuvent être transférées.

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