Les locaux et dépôts d’archives doivent respecter certaines prescriptions, afin de limiter les dangers.
- A quelles exigences doit satisfaire le local d’archives ou le dépôt d’archives ?
- Question ou remarque ?
A quelles exigences doit satisfaire le local d’archives ou le dépôt d’archives ?
- Dans un local d’archives sont conservées des archives semi-dynamiques, destinées ou non à être transférées aux Archives d’État en temps voulu.
Les exigences minimales pour les locaux d’archives (également pour les locaux serveurs et centre de données) sont fixées par arrêté ministériel. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des conditions de stockage idéales, en partie issu de l’arrêté, en partie complémentaire.
- Dans un dépôt d’archives (ou local de conservation d’archives historiques) sont conservées des archives statiques, destinées à une conservation permanente.
Les exigences relatives à ces locaux d’archives spéciales sont plus strictes, mais seules les Archives d’État elles-mêmes et les autres institutions qui conservent beaucoup d’archives statiques doivent s’y conformer. Les exigences supplémentaires pour les dépôts d’archives (non déterminées par un arrêté) sont expliquées ci-dessous par thème.
La réglementation s’applique aux locaux d’archives pour tous les types de supports d’archives, analogiques et numériques, sauf indication contraire.
Généralité
- Les locaux doivent être implantés, construits et équipés de telle manière à minimiser les risques de détérioration de l’information en raison de causes externes comme les phénomènes météorologiques ou sismiques, les inondations, un incendie ou une explosion, les champs électromagnétiques, la pollution, les rongeurs et les insectes.
- Souvent, la mise à disposition d’un bâtiment ou d’une parcelle est d’une importance cruciale. Chaque proposition doit être étudiée attentivement et il est nécessaire de signaler au(x) gestionnaire(s) les dangers ou les inconvénients liés à un site déterminé.
Localisation du bâtiment
Environnement | Le bâtiment ne peut pas être localisé dans une zone à risque en matière d’inondation et d’incendie, avec une pollution de l’air extrême ou un risque d’accident industriel. |
Sol | Un sol solide est nécessaire pour supporter parfois des tonnes d’archives. |
Accèssibilité |
Le bâtiment doit être accessible pour les camions, pour les flux entrants et sortants des archives. Les dépôts d’archives doivent aussi être facilement accessible au public.
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Astuce: sur le site www.seveso.be vous pouvez contrôler si un local d’archives est localisé dans l’environnement immédiat d’une entreprise qui développe des activités de traitement, de production, d’utilisation ou de stockage de substances dangereuses.
L’implantation des locaux d’archives
Espace nécessaire |
Il faut prévoir des locaux d’archives pour chaque type d’information et de support que vous conserverez. Les locaux d’archives peuvent aussi avoir des besoins d’espaces pour :
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Implantation dans le bâtiment |
Aménager l’espace pour la chaudière et l’éventuel stockage des matières combustibles à une distance de sécurité suffisante des locaux d’archives (et des espaces pour le personnel et le public). |
Caractéristiques techniques pour la construction
Solidité |
Une construction solide en béton armé est nécessaire avec une capacité portante de :
La déformation du sol ne doit pas dépasser la limite acceptable qui est d’application pour ce type de sol. Astuce: essayer de trouver dans des locaux d’archives existants si un plan de construction existe, afin de vérifier plus facilement ces points. |
Matériaux |
Les matériaux de construction et d’aménagement ne peuvent avec le temps dégager des particules, des émanations ou des gaz qui peuvent être nocifs pour les documents d’archives. Ils doivent être choisis afin qu’ils ne favorisent pas la propagation du feu, et en cas de surchauffe ou d’incendie ne dégagent pas des substances, de la fumée ou une suie irritante ou dommageable. Astuce: faite appel au responsable du bâtiment de votre organisation pour l’évaluation des aspects techniques des locaux d’archives. |
Fenêtres |
Elles sont de préférence à éviter ou occultées par un écran fixe ou un système amovible (ex. volets) afin de limiter la lumière directe. Elles doivent être certainement à éviter dans les locaux conservant du matériel audovisuel comme les bandes de film. Elles ne peuvent pas être utilisées pour la ventilation. Dans les dépôts d’archives, les fenêtres ne sont pas autorisées dans les locaux d’archives à cause des dégâts potentiels que peuvent causer les rayons ultraviolets de la lumière, de la sécurité en matière d’intrusion, de la sécurité incendie et de la climatisation des locaux d’archives, qui sont rendus plus difficiles par la présence de fenêtres. Lorsque les locaux d’archives sont aménagés dans un bâtiment existant, les travaux d’adaptation doivent être réalisés.
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Planchers, murs et plafonds |
Ils doivent se composer d’un matériau pierreux, être étanches et lisses afin de ne pas retenir la poussière et faciliter le nettoyage. Des matériaux tels que le linoleum, le tapis, le bois, le papier peint sont à éviter. Les locaux serveurs et centre de données doivent être pourvus d’un plancher antistatique surélevé pour une meilleure circulation de l’air.
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Étanchéité |
Il ne peut y avoir de condensation sur aucune face interne des parois des locaux, et ce quelles que soient les conditions atmosphériques. Les dépôts d’archives situés en zône (à risque) inondable (à éviter au maximum !) ou qui sont en-dessous de 3m du niveau du sol, doivent être construits de manière étanche (en ce compris les portes, goulottes pour les cables, les conduites et les canalisations pour la ventilation et le traitement de l’air) et équipés de détecteurs d’eau et de pompes à eau avec une capacité suffisante, reliés à un système d’alimentation électrique autonome.
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Cables, conduites et canalisations |
Ils sont de préférence installés en apparent ou dans le faux plafond (donc pas intégrés dans les murs). Ces éléments peuvent uniquement servir le (compartiment du) local, à l’exception de l’équipement pour la lutte contre l’incendie. Aucun tuyau/conduite d’eau ou d’autres liquides ne peut être placé au-dessus ou à proximité des documents d’archives (vu le risque de fuite ou de condensation superficielle). Les locaux serveur doivent en outre être équipés :
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Climat intérieur
Généralité |
Un climat intérieur stable est important pour lutter contre la dégradation des archives.
Les locaux serveurs et centre de données doivent être équipés d’un système de climatisation distinct.
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Température et humidité de l’air |
La température et l’humidité doivent être maintenues aussi constantes que possible.
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Ventilation |
Les systèmes de ventilation et les installations de climatisation sont équipés de filtres afin d’éviter que de l’eau, de la saleté ou de la vermine ne pénètrent dans le local. Les locaux d’archives sont équipés d’un système de ventilation mécanique conforme à la norme NBN EN 13779 et garantissant un bon brassage d’air en vue d’une uniformisation des conditions hygrométriques ambiantes. La classe de filtre minimum (norme NBN EN 779) est :
La concentration de particules fines ou de gaz nocifs doit être limitée dans les locaux; les prises d’air sont disposées dans des zones extérieures les moins polluées possibles. Astuce: consultez le site web www.irceline.be de la cellule interrégionale pour l’environnement (IRCEL) pour obtenir plus d’information sur les concentrations de ces substances. Les locaux de conservation d’archives :
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Sécurité incendie
Prévention |
Il est donc important que les magasins d’archives soient protégés efficacement contre tout risque d’incendie conformément aux normes en vigueur, aux règles de l’art et aux avis du service incendie compétent dans le ressort. Le bâtiment doit prévoir des paratonnerres, conforme à la norme NBN EN 62305. Tous les câbles entrants sont équipés d’un dispositif d’équilibrage de potentiel, avec une protection contre les impacts directs de la foudre et un parasurtenseur. |
Détection |
Il faut disposer d’un système de détection incendie conforme à la norme NBN S21-100 (et addenda) pour détecter le feu à un stade précoce. |
Limitation des dégâts |
Les locaux d’archives ne doivent pas avoir de compartiments de plus de 200 m2, sauf si il sont équipés d’une installation d’extinction automatique au gaz ou par un sprinklage sous air avec pré-action (le conditionnement des archives doit être adaptés le cas échéant). Les parois (horizontale et verticale) doivent avoir une résistance au feu d’ une heure, conformément à la norme NBN EN 13501-2. Le revêtement de parois, plafonds et planchers doit répondre à la classe de réaction C-s2, d2 (parois), C-s2, d0 (plafond) et CFl-s2 (plancher), selon la norme NBN EN 13501-1. Les portes d’accès aux locaux doivent fermer automatiquement (en cas d’incendie) et doivent avoir une résistance au feu de 30 minutes (EI1 30). La résistance incendie ne doit pas être influencée par les conduites (comme des conduites de fluides ou d’électricité, des tuyaux de ventilation et de cheminées) ou tous affaiblissements (comme les joints de dilatation, les interrupteurs, les prises de courant et les luminaires des éléments de construction). Pour les locaux serveurs et centre de données, une protection efficace contre l’incendie ainsi qu’un système d’extinction automatique au gaz ou à brouillard d’eau sont nécessaires (éventuellement complété par des extincteurs CO2).
Astuce: vous reconnaissez les portes coupe-feu au label inscrit sur le côté de la porte, le long du côté des charnières. Le chiffre indique le nombre de minutes que la porte offre comme résistance au feu (RF signifie resistance to fire). |
Sécurité en matière de vol et d’infraction
- Le bâtiment doit être conçu de manière à prévoir une sécurité en matière d’effraction, avec des contrôles d’accès suffisants au bâtiment et aux locaux d’archives, par exemple en fermant les portes d’accès à clé et en installant un système d’alarme anti-intrusion, un système de badge et/ou une surveillance par caméra, certainement lorsque des pièces financières importantes ou des données à caractère personnel sont conservées.
- Les portes d’accès des locaux d’archives doivent être retardatrices d’effraction et au minimum de classe 2 selon la norme NBN EN 1627.
- Il est important de convenir au sein de chaque service qui a accès au locaux d’archives et il faut éviter des clés ou des badgent d’accès qui trainent.
Equipement
Affectation |
Les locaux d’archives doivent être exclusivement affectés à la conservation des archives. Il faut éviter que les locaux d’archives servent à la conservation de matériaux et d’appareils susceptibles d’avoir un impact négatif sur le microclimat du local, d’être une source de pollution, de présenter des risques incendie ou d’attirer des insectes ou des micro-organismes. Les postes de travail, photocopieuses, déchiqueteuses, stocks d’articles de bureau, vieux meubles et ordinateurs sont donc à proscrire. Dans les locaux d’archives, il faut aussi éviter les déchets, les denrées alimentaires, les boissons et le stockage du petit matériel de bureau . Les types d’archives nécessitant un climat intérieur différent doivent être conservées dans des locaux d’archives distincts. Les locaux serveurs et centre de données sont aussi uniquement affectés à cet usage. Les systèmes informatiques qui sont utilisés pour la conservation des archives numériques doivent aussi être repérés comme “archive”.
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Aménagement des locaux d’archives |
Les locaux d’archives doivent être suffisamment spacieux pour conserver les archives pendant une période déterminée dans le tableau de tri (délais légaux et administratifs) . Il faut tenir compte de la croissance des archives dans le temps. Astuce: calculez l’accroissement en archives du magasin en comptant le rythme de croissance des cinq dernières années et en extrapolant ensuite ce chiffre pour les 20 à 30 ans à venir. Tenez compte aussi du transfert d’archives temporairement entreposées ailleurs en raison du manque actuel de place et du fait que l’informatisation des procédures de travail n’a pas nécessairement diminué la production de documents papiers. Les rayonnages d’archives sont disposés de manière à laisser un espace suffisant pour les mouvements du personnel, à laisser l’air circuler et à ne pas toucher les murs extérieurs. Idéalement les travées sont espacées de 80 cm minimum, la largeur des couloirs de circulation est de 150 cm minimum et celle des couloirs d’évacuation ente la fin des rayonnages et les murs est de 50 cm minimum. Astuce: A l’ébauche d’un nouveau bâtiment, dessinez d’abord l’implantation des rayonnages et ensuite le plan du bâtiment en fonction des rayonnages. En cas de bâtiment existant, dessinez d’abord l’aménagement le plus rationnel possible de l’espace dans le magasin d’archives. |
Armoires |
Pour les archives papiers :
Dans les dépôts d’archives, il faut prévoir suffisamment d’armoires pour ranger à plat des chartres, cartes, dessins et autre matériel de grand format ou de composition fragile.
Dans les locaux serveurs et centre de données : rack standardisés 19".
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Éclairage |
Idéalement 200 lux au niveau du sol et maximum 75 microwatt par lumen rayon UV, avec une uniformité UO de 0,40. Astuce: evitez de placer des dossiers ou des documents directement en-dessous ou à proximité des installations d’éclairage afin d’éviter les dégâts causés par la lumière et les risques d’incendie. Dans les locaux serveurs et centre de données : un éclairage moyen de 300 lux au niveau du sol, avec une uniformuté U0 de 0,60 et avec une limite d’éblouissement d’inconfort UGRL de 19.
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Bruit | Le niveau de bruit dû aux équipements de chauffage, de ventilation et de climatisation fonctionnant à leur régime nominal ne peut dépasser NR50 dans les locaux. |
Nettoyage
Disposer d’un magasin d’archives bien équipé mais ne pas le nettoyer suffisamment n’a pas de sens; la poussière et la saleté attirent les micro-organismes et les insectes. De plus, la poussière et la saleté sont des accélérateurs de feu potentiels.
- Nettoyer une fois par an les sols et les rayonnages vides à l’aide de chiffons humides.
- Nettoyer deux ou trois fois par an les sols, les cloisons, les rayonnages et les boîtes d’archives à l’aide d’un aspirateur à filtre HEPA (high efficiency particulate air).
- Augmentez la fréquence du nettoyage si ce n’est pas suffisant, par exemple quand les parois ne sont pas lisses.
- N’utilisez pas de produits de nettoyage contenant des matières oxydantes, comme le chlore ou l’eau de javel.