L’ensemble des documents généré par votre institution ne doit être conservé éternellement. Eliminer certaines choses au bon moment est essentiel pour maintenir un ensemble gérable et utilisable.

• Pourquoi devez-vous régulièrement éliminer de l’information ?
• Comment obtenir l’autorisation des Archives de l’État pour détruire des documents ou des données ?
  • Obtenir une autorisation sur la base d’un tableau de tri.
  • Obtenir une autorisation sans tableau de tri.
• Puis-je détruire mes documents papiers numérisés ?
• Comment une élimination doit-elle être réalisée concrètement ?
• Question ou remarque ?

Pourquoi est-il bon de détruire régulièrement des informations ?

En éliminant l’information qui n’a plus d’utilité, vous gardez une vue d’ensemble, vous économisez des coûts de stockage et vous libérez de l’espace dans vos locaux d’archives et sur vos supports informatiques. Il ne faut donc pas attendre au-delà de ce qui est nécessaire.

Vous pouvez retirer, sans autorisation des Archives de l’Etat :

• Les brouillons
• La documentation qui n’est pas nécessaire pour un dossier
• Les doubles (remarque : un fichier dans différents formats de fichier n’est pas toujours un double – en savoir plus sur les formats de fichier)

Dans ce contexte, on ne parle pas d’élimination, mais d’élagage.

Il est préférable de nettoyer régulièrement.

Comment obtenir l’autorisation des Archives de l’État pour détruire des documents ou des données ?

Les institutions dont les archives sont sous la surveillance des Archives de l’État en vertu de la Loi sur les archives doivent obtenir l’autorisation des Archives d’État pour toute élimination d’archives, aussi bien si elles disposent d’un tableau de tri que si elles n’en ont pas. (Comment un tableau de tri est-il établie ?)

Obtenir une autorisation sur la base d’un tableau de tri.

1. Déterminez quelles séries du tableau de tri sont destinées à être éliminées et pour quels dossiers ou données de ces séries le délai de conservation est expiré.
2. Remplissez ce formulaire de demande et remettez-le au service Surveillance en avis (pour les services centraux) ou aux Archives compétentes (pour les services extérieurs de l’autorité fédérale, les institutions locales, les cours et tribunaux). Faites-le au moins 30 jours avant la planification de l’élimination.
3. Les Archives de l’Etat vérifient que les séries figurant sur votre formulaire de demande peuvent être effectivement détruites et que tous les délais de conservation légaux ont été respectés.
4. Les Archives de l’Etat vous enverront une autorisation par e-mail ou par courrier.

Obtenir une autorisation sans tableau de tri.

1. Identifiez quelles (parties de) séries de vos archives ne sont plus utiles, sur le plan administratif, pour votre organisation.
2. Contactez les Archives de l’Etat pour savoir si ces séries devraient être détruites ou transférées après leur délai de conservation.
3. Remplissez ce formulaire de demande et remettez-le au service Surveillance en avis (pour les services centraux) ou aux Archives compétentes (pour les services extérieurs de l’autorité fédérale, les institutions locales, les cours et tribunaux). Faites-le au moins 60 jours avant la planification de l’élimination.
4. Les Archives de l’Etat vérifient que les séries figurant sur votre formulaire de demande peuvent être effectivement détruites et que tous les délais de conservation légaux ont été respectés.
5. Les Archives de l’Etat vous enverront une autorisation par e-mail ou par courrier.

Puis-je détruire mes documents papiers numérisés ?

Voir À quelles conditions des documents papiers peuvent-ils être remplacés par des copies numériques ?.

Comment une élimination doit-elle être réalisée concrètement ?

Il est important que les documents soient détruits de telle sorte qu’ils ne puissent pas être reconstitués à nouveau, surtout lorsqu’ils contiennent des données personnelles sensibles ou classifiées.

Pour les archives papier, cela signifie que les documents doivent être déchiquetés à la main ou à la déchiqueteuse. Après cela, les fragments doivent être enlevés en toute sécurité (pas par la collecte ordinaire de papier). Les tiers non autorisés ne peuvent, en tout temps, accéder à l’information.

Pour les Archives numériques, c’est plus complexe. Le bouton « Supprimer » ne suffit généralement pas pour éliminer les données de façon irréversible :

• Les supports électromagnétiques sans alimentation électrique doivent être démagnétisés et éliminés en toute sécurité
• Les supports optiques et à semi-conducteurs sans alimentation électrique doivent être brisés et/ou percés et éliminés en toute sécurité
• Les données sur les disques durs des ordinateurs doivent être supprimées à l’aide d’un logiciel fiable (à discuter avec votre service ICT) ou, si ce n’est pas possible ou si les données sont sensibles., détruites physiquement et éliminées en toute sécurité.
• Si les données sont stockées sur des serveurs sécurisés, une suppression avec le bouton supprimer peut être irréversible. Ceci est à discuter avec votre service ICT.

En savoir plus sur les supports de stockage informatique.

N’oubliez pas d’éliminer vos sauvegardes et métadonnées aussi ! Si vous utilisez les services « Cloud », prévoyez dans le contrats des accords clairs sur l’élimination.

Il peut être pratique de faire appel à une entreprise pour l’élimination des données. Après l’élimination, elle délivre une attestation que vous conservez comme preuve d’élimination. Vous ne devez pas la remettre aux Archives de l’Etat.

Question ou remarque ?

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