Il est impossible de tout conserver pour l’éternité. C’est pourquoi les Archives de l’État opèrent un tri des archives des pouvoirs publics qui soient suffisamment intéressantes pour être transmises à la postérité.

• En quoi consiste le tri ?
• Que trouve-t-on dans un tableau de tri ?
• Que ne trouve-t-on pas dans un tableau de tri ?
• Peut-on trier et éliminer des archives de sa propre initiative ?
• Comment obtenir un tableau de tri pour votre institution ou votre service ?
• Avec quelle fréquence faut-il actualiser un tableau de tri ?
• Question ou remarque ?

En quoi consiste le tri ?

Lors d’un tri, l’on détermine quelles séries d’archives doivent être transférées aux Archives de l’État pour une conservation permanente, et quels documents peuvent être éliminés avec l’autorisation des Archives de l’État dès qu’ils n’ont plus d’utilité administrative.

À côté de la conservation et de l’élimination, il existe aussi une destination définitive « trier et conserver », où seulement une partie de la série doit être conservée, comme:

• un échantillon de la série (par ex. tous les dossiers de certaines années ou un dossier sur dix)
• certains types de documents de la série (par ex. les questionnaires vierges et les résultats globaux d’une enquête mais pas les réponses individuelles à l’enquête)
• les documents d’une série répondant à certains critères (par ex. conserver l’agenda d’une réunion si les points à l’ordre du jour ne sont pas repris dans le procès-verbal)

En moyenne, environ 10 % des archives produites par un organisme sont conservés.

Pour garantir l’efficacité du tri, les Archives de l’État rédigent des tableaux de tri des archives. Trouvez le tableau de tri de votre institution ici.

Que trouve-t-on dans un tableau de tri ?

Pour chaque série d’archives, le tableau de tri mentionne :

• la dénomination de la série + d’éventuelles informations sur sa base légale, la composition des dossiers, les dates extrêmes etc.
• le délai de conservation administratif et/ou légal (si d’application) + des spécifications éventuelles + une motivation ou la base légale
• la destination définitive (conserver, éliminer ou trier) + les critères de tri éventuels
• un code de sorte qu'aucune confusion ne soit possible avec une autre série d'archives au moment de rédiger une demande d’autorisation d’élimination d’archives.

Les tableaux de tri sont un instrument de base pour une bonne gestion des documents et des informations. Ils permettent d’organiser régulièrement des éliminations et des transferts et d’éviter que les documents vraiment importants ne se perdent.

Que ne trouve-t-on pas dans un tableau de tri ?

La forme ou le support où sont conservées les informations n’ont en principe aucune pertinence pour la destination définitive et ils ne sont donc pas systématiquement repris dans les tableaux de tri.

Pour les séries qui existent, à la fin de leur délai de conservation, tant sur papier que sous forme numérique, les Archives de l’État décident au cas par cas quelle version devra être transférée.

Peut-on trier et éliminer des archives de sa propre initiative ?

Le tri des archives est en grande partie une responsabilité du producteur des documents, mais pour déterminer et mettre en pratique la destination définitive, une intervention des Archives de l’État est nécessaire.

Si votre institution dispose d’un tableau de tri :

1. Vérifiez régulièrement (par exemple, une fois par an) s’il y a des dossiers et des fichiers dont le délai de conservation juridico-administrative est venu à échéance. (En reprenant le délai de conservation dans les métadonnées, ce processus peut être automatisé partiellement pour les archives numériques).
2. Consultez le tableau de tri afin de savoir quels documents peuvent être éliminés et quels autres doivent être conservés. (En reprenant la destination dans les métadonnées, ce processus peut être automatisé partiellement pour les archives numériques).
3. Établissez une liste des documents du point 1 qui sont destinés à une élimination et soumettez-la pour approbation aux Archives de l’État.
4. Isolez les documents du point 1 qui sont destinés à la conservation (rangez-les avec les autres archives statiques qui doivent encore être transférées).
5. Si beaucoup d’archives sont prêtes à être transférées aux Archives de l’État (en principe après trente ans ou plus tôt s’il en a été convenu ainsi avec les Archives de l’État), établissez un bordereau de transfert et demandez aux Archives de l’État de planifier le transfert. Plus d’informations sur la page transférer de l’information.

Si votre institution ne dispose pas d’un tableau de tri :

1. Vérifiez régulièrement s’il y a des dossiers et des fichiers qui n’ont plus de valeur administrative pour votre institution ni de valeur légale.
2. Contactez les Archives de l’État pour savoir si ces archives peuvent être éliminées ou si elles doivent être transférées. Afin d’éviter des décisions ad hoc dans l’avenir, les Archives de l’État proposeront de rédiger un tableau de tri des archives.

En organisant régulièrement des éliminations et des transferts d’archives, vous pouvez gagner du temps et de l’espace pour mieux gérer le flux des informations.

Comment obtenir un tableau de tri pour votre institution ou votre service ?

Le tableau de tri peut être rédigé par un archiviste des Archives de l’État ou par l’administration elle-même. De toute façon, l’input de l’administration intéressée est crucial, car elle a un bon aperçu des documents produits et reçus en son sein.

Procédez comme suit :

1. Mettez-nous au courant de votre intention de rédiger/obtenir un tableau de tri des archives. Souvent, cette décision est prise suite à une question spécifique ou en réaction à une demande d’élimination ou de transfert, mais vous pouvez aussi agir proactivement.
2. Téléchargez le tableau de tri modèle pour les organismes fédéraux (Excel - pdf) et lisez attentivement le mode d’emploi.
3. Questionnez vos collègues concernant leurs archives :

• Concertez-vous avec des agents des services horizontaux (services du président, P&O, B&B, etc.) pour voir quelles séries du tableau de tri modèle sont (oui ou non) présentes.
  • Supprimez dans le tableau de tri modèle les séries qui ne sont pas présentes dans votre organisation.
  • Adaptez la description des autres séries, afin de refléterexactement la production des dossiers de votre organisation.
• Organiser des entrevues avec les agents des services verticaux (entre autres les directions générales). Parcourez avec eux leurs archives (celles conservées dans les locaux d’archives ainsi que les archives numériques). Vous aurez ainsi un aperçu des séries d’archives qu’ils produisent et reçoivent dans l’exercice de leurs tâches.
  • Ajoutez dans le tableau de tri modèle les séries (dossiers et bases de données) issues des fonctions spécifiques de l’institution.
  • Demandez ou vérifiez si un délai de conservation légal est d’application pour les informations.
  • Concertez-vous avec l’agent compétent pour attribuer à chaque série un délai de conservation administrative approprié (la période pendant laquelle les documents restent utiles pour le service). Si vous n’avez pas d’idées à ce sujet sur base de votre expérience pratique, les Archives de l’État vous conseilleront.
• Servez-vous du mode d’emploi pour remplir correctement le modèle et contactez les Archives de l’État en cas  de questions. Les Archives de l’État peuvent également déléguer un archiviste qui effectuera  les interviews, les visites et rédigera le tableau de tri, mais sachez que les disponibilités sont limitées.

4. Soumettez le projet de tableau de tri aux Archives de l’État. Nous l’examinerons minutieusement et nous poserons probablement encore des questions, ou nous vous inviterons à un entretien. Nous attribuons aussi une destination définitive (conserver, éliminer ou trier) aux séries non génériques. Les documents de valeur historique sont conservés à perpétuité aux Archives de l'État. Au final, nous faisons valider le tableau par l’archiviste général du Royaume.
5. Soumettez le tableau de tri final à votre directeur général qui l’approuvera, de préférence par voie électronique (pdf avec signature électronique à envoyer par e-mail).

Avec quelle fréquence faut-il actualiser un tableau de tri ?

Les tableaux de tri doivent être actualisés au moins tous les cinq ans, à l’initiative de/ par l’institution intéressée (voir l’AR Surveillance).

Depuis peu, les Archives de l’État utilisent un nouveau tableau de tri modèle. Veuillez donc partir de ce nouveau canevas pour mettre  à jour votre tableau de tri.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez les tableaux de tri des différents services de votre institution (vous les trouverez ici).
2. Téléchargez le nouveau tableau de tri modèle pour les organisations fédérales (Excel - pdf) et lisez attentivement le mode d’emploi.
3. Questionnez vos collègues à propos de leurs archives:

• Concertez-vous avec les agents des services horizontaux (services du président, P&O, B&B…) pour savoir si des séries ont été ajoutées ou supprimées depuis la rédaction du tableau de tri actuellement en vigueur.
  • Supprimez dans le tableau de tri modèle les séries qui ne sont pas/plus présentes dans votre organisation, sur base du tableau de tri actuel et du feedback de vos collègues.
• Concertez-vous avec les agents des services verticaux (entre autres les directions générales) pour savoir si des séries (dossiers ou bases de données) ont été supprimées ou ajoutées depuis la rédaction du tableau de tri actuellement en vigueur.
  • Remplissez le tableau de tri modèle avec les séries issues des fonctions spécifiques de l’institution, sur base du tableau de tri actuel et du feedback de vos collègues.
  • Renseignez-vous pour savoir si les descriptions du tableau actuellement en vigueur sont suffisamment claires et bien comprises par vos collègues.
  • Demandez si des séries sur support papier ont été remplacées par des séries numériques. Si c'est le cas, notez-le dans la colonne ‘description / informations complémentaires’.
  • Renseignez-vous pour savoir si les délais de conservation légale actuels sont encore d’application (modifications législatives éventuelles) et si les délais de conservation administrative sont encore appropriés.
  • Pour les nouvelles séries, vérifiez si un délai de conservation légale est d’application et quel est le délai de conservation administrative approprié. Si l’expérience pratique ne vous permet pas de trancher, les Archives de l’État vous orienteront.
• Suivez les instructions du mode d’emploi pour remplir correctement le modèle et contactez les Archives de l’État en cas de questions.

4. Envoyez votre tableau de tri actualisé à notre service Surveillance et Avis (e-mail), pour les services centraux, ou aux Archives compétentes (Archives de l’État dans les Provinces), pour les services extérieurs de l’autorité fédérale, les institutions locales, les cours et tribunaux) pour approbation. Sans l’approbation des Archives de l’État le nouveau tableau de tri n’est pas valable.

Question ou remarque ?

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