Un projet de numérisation doit avoir des objectifs clairs parce que ceux-ci déterminent le sens ou le non-sens, la portée, le budget, le timing, l’impact et les chances de réussite du projet. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la plus-value d’une numérisation des documents pour l’institution ?
• Quelle est la plus-value pour les utilisateurs du (des) service(s) ?
• Quelles fonctions auront les documents numérisés ? Doivent-ils servir d’exemplaires de remplacement authentiques ou seulement de copies d’usage ?
• Mes motivations reposent-elles sur de bonnes ou de mauvaises raisons ?

• Quelles séries voulez-vous numériser ?
• Quels documents au sein d’une série voulez-vous numériser ? Est-il utile de scanner tous les documents d’une série ou seulement certains dossiers ou pièces des dossiers ? 

En général, il est recommandé de numériser des dossiers complets et d’éviter les dossiers mixtes, parce que la gestion de dossiers hybrides est plus complexe.

Prenez en considération :

• L’objectif du projet de numérisation
• Le cadre légal des documents
• La fréquence de consultation des documents
• Le délai d’utilité restant des documents
• Si votre institution est l’auteur des pièces ( > Les articles de presse, monographies, brochures, etc. valent rarement la peine d’être numérisés.)
• S’il existe d’autres documents déjà digitaux ou précédemment numérisés qui contiennent la même information ou de l’information qui se recouvre
• La politique de votre institution en matière de transformation numérique

Astuce: impliquez les gestionnaires de dossiers dans cette réflexion. Ils connaissent le mieux « leurs » archives.

Cartographiez ensuite votre sélection :

• Combien de dossiers doivent être numérisés ? À combien de pages cela peut être évalué ?
• Quel est le format des documents (A4, A3, A2, A1, mesures hors standards) ?
• Des supports autres que le papier doivent-ils être numérisés (papier calque, photos…) ?
• Dans quel état se trouvent les documents ou les supports : neufs, anciens, endommagés, touchés par des moisissures, en état de décomposition, agrafés, reliés…

Toute personne qui veut numériser des documents, doit réfléchir à leur valeur légale :

• Les documents ont-ils une valeur probante (signature, paraphe) ou s’agit-il de documents administratifs courants (procès-verbal, rapport, document de travail) ?
• Les documents contiennent-ils des données à caractère personnel ?
• Les documents que l’on veut numériser tombent-ils sous des droits d’auteurs ?
• Les documents sont-ils classifiés ?
• Existe-t-il des règles spécifiques concernant la numérisation dans mon domaine ou pour ces types de documents ?

Si vous souhaitez substituer vos documents, ces questions sont également pertinentes :

• Est-ce qu’un délai de conservation légal est encore d’application pour les documents ?
• Les documents sont-ils destinés à être transférés aux Archives de l’État pour leur conservation permanente (en quel cas une autorisation des Archives de l’État est requise pour l’élimination : voir ci-dessus) ?

Lieu de travail :

• Un espace doit être prévu à proximité de l’équipement de numérisation où les documents pourront être stockés et préparés (enlever les agrafes, etc.). Il doit également y avoir suffisamment d’espace pour classer et déplacer les documents et les conditions doivent être adaptées à la conservation des archives (par exemple être exemptes de moisissures).
• Ces espaces et celui comprenant l’équipement de numérisation doivent fournir le confort nécessaire aux membres de l’équipe qui réalise la numérisation.

Équipement :

• Une première exigence est un équipement de numérisation approprié, qui offre une rapidité de numérisation suffisamment élevée et qui est adapté au type d’archives :
  • Des scanners à plat sont utilisés pour la plupart des opérations de numérisation. Les modèles les plus courants (A4 et A3) sont relativement bon marché, ne requièrent pas de grandes compétences techniques et disposent d’une bonne capacité de traitement. Les plus grands modèles (jusque A0) sont plus coûteux.
  • Opter pour un scanner avec bascule de livres et plateau en verre (ou bookscan) pour la numérisation de livres reliés et pour des documents exceptionnellement grands comme les cartes ou les plans. Ces scanners sont chers et donc surtout appropriés pour les projets à long terme dans lesquels un grand nombre de sources ou des sources de tailles exceptionnelles doivent être numérisés.
  • L’usage d’appareils photo numériques est approprié pour la numérisation de sujets en trois dimensions.
  • Des scanners spécifiques sont nécessaires pour les microfilms, négatifs de photos, etc.
• Souciez-vous aussi de disposer d’un ordinateur avec une capacité suffisante pour le traitement et le contrôle de la qualité des images. ( > Le choix du hardware fait la plupart du temps l’objet d’un compromis. Les responsables de projet doivent choisir entre la réduction des coûts et la meilleure qualité possible pour la capture et la gestion des images.)

Software :

• Déterminez si vous avez besoin de software et de quel type pour la reconnaissance optique des caractères.
  • Pour une bonne reconnaissance, le software doit comprendre des dictionnaires dans les bonnes langues.
  • Des passages non reconnus et des fautes sont inévitables si vous les rectifiez pas manuellement.

Si vous souhaitez substituer vos documents, la loi vous oblige à faire usage d’un système, de matériel et de procédures qui garantissent une reproduction fidèle, durable et complète des documents papiers (voir les exigences pour les services d’archivage électronique qualifiés).

Paramètres de numérisation :

• Adaptez les paramètres aux caractéristiques de documents et aux objectifs du projet:
  • Choisissez une résolution (dpi) qui fournit une image numérique avec la netteté souhaitée d’une part, et une taille de fichier réaliste, d’autre part. Utilisez un minimum de 300 dpi (résolution standard) pour les documents textes, 400 dpi pour les cartes et plans, 600 dpi pour les photos et 1200 dpi pour les négatifs et les diapositives.
  • Choisissez un paramètre de couleurs en fonction du résultat souhaité. Optez pour des niveaux de gris (ou éventuellement en noir/blanc pour les textes imprimés) si la couleur n’apporte pas de valeur ajoutée. Les fichiers en couleurs sont 3 à 4 fois plus volumineux que les fichiers en niveaux de gris.
• Les paramètres de numérisation pourront encore être ajustés pendant le test sur un échantillon.

Formats de fichiers :

• Il faut faire une distinction entre le format des scans originaux (les fichiers maîtres) et le/les formats dans lesquels ils sont proposés aux utilisateurs (en prévisualisation, sur un site web, à usage informatif…) :
  • Fichier maître
    • Les documents textes et images seront de préférence numérisés en fichiers TIFF non compressés.
    • Le format pdf peut être envisagé comme format de conservation, à condition de respecter la norme ISO 32000-1 (veraPDF peut être utilisé pour vérifier les fichiers pdf/A).
    • Un format ouvert non compressé aura la préférence dans tous les cas.
  • Copies de consultation
    • À partir de ce fichier maître des fichiers TIFF, ou (ce qui arrive souvent) PNG, JPEG ou JPEG 2000, moins lourds peuvent être réalisés.
    • Les formats ouverts pour lesquels une compression est possible, comme JPEG, JPEG 2000 et pdf ont la préférence.
    • Les copies de consultation peuvent aussi être générées, automatiquement ou manuellement, « sur demande » lorsque la fréquence de consultation est basse.
• Aucun format n’est conçu pour l’éternité. Assurez-vous du suivi et si nécessaire des conversions. Conservez également des back-up, de préférence à des endroits physiques différents. Voir Conserver de l’information.

Métadonnées :

• Les aspects techniques du processus de numérisation (le type de scanner, la résolution, la profondeur des couleurs, la compression...) doivent être documentés et préservés.
• L’objectif du projet détermine quelles métadonnées descriptives sont utiles ou nécessaires. Au plus il y a de métadonnées descriptives conservées, au plus il y a de possibilités de faire des recherches dans le fonds d’archives, et plus les résultats seront précis.

Si vous souhaitez substituer vos documents, alors les données suivantes des dossiers numérisés doivent au minimum être enregistrées :

• Le nom du dossier ou du document
• Le code d’identification
• L’auteur
• La description
• La date
• Le délai de conservation
• La destination définitive, à savoir la conservation permanente ou l’élimination
• Le format du document

è Voir les exigences pour les services d’archivage électronique qualifiés.

Pour une gestion facile des archives, nous recommandons d’ailleurs de toujours enregistrer / inclure (au moins) ces éléments ; ceci vaut également pour les scans qui serviront seulement d’exemplaire de consultation.

Un test sur échantillon est important afin d’obtenir une idée des heures de travail nécessaires à la numérisation et au traitement des images.

• Utilisez un échantillon représentatif des objets à numériser
• Testez les équipements de numérisation que vous souhaitez obtenir
• Observez le résultat de numérisation sur le média avec lequel les résultats seront consultés (écran PC, tablette, papier…). Faites attention à ce que les écrans soient correctement paramétrés.

Si vous n’avez pas encore d’équipement, par exemple s’il ne sera acheté ou loué que si le projet est validé, vous pouvez faire appel à une autre institution qui en possède déjà. C’est également une bonne opportunité de tester l’adéquation de l’équipement avec votre projet, d’acquérir du savoir-faire avec l’équipement et de poser des questions à des personnes qui en ont l’expérience.

Vous devez déjà penser, avant la numérisation, à l’intégration des scans à une application existante ou nouvelle. À quoi cette application doit ressembler (quelles sont les exigences fonctionnelles), comment est-elle liée aux documents et à quoi elle sera utilisée :

• Combien de temps les documents doivent être conservés ? Que faut-il en faire au terme du délais de conservation ?
• Avec quel système doit-on prévoir leur intégration ?
• Des conversions doivent elles pouvoir être faites ?
• L’accès doit-il être limité à certains utilisateurs ?
• Des règles de sécurité particulières doivent-elles être prises, par exemple en ce qui concerne les informations personnelles ou sensibles ? Voir l’étape 3.

Sur base de l’échantillon, vous pouvez aussi réaliser une estimation du volume de données qui sera généré pendant le projet.

Maintenant que vous avez une idée de l’équipement nécessaire, de la vitesse de numérisation et des infrastructures de stockage à court et long terme, vous pouvez faire une estimation de ce que va coûter le projet.

Tenez compte de :

• L’achat de software
• L’achat et l’entretien de l’équipement (prendre en compte les frais d’amortissement et les coûts de remplacement)
• Les heures de travail nécessaires :
  • pour le planning et le management du projet
  • pour la préparation, le transport et la manipulation des originaux, de l’étagère à l’équipement de numérisation et retour
  • pour le nettoyage ou la restauration (éventuelle)
  • pour la numérisation elle-même (sur base d’une estimation du nombre de pages à numériser et de l’échantillon qui a indiqué la vitesse de numérisation)
  • pour l’indexation et la gestion des métadonnées
• la formation du personnel
• le stockage (volume et exigences fonctionnelles) et le suivi des documents numériques ( > Les données créées n’auront qu’une viabilité temporaire si le projet ne prévoit pas de financement pour leur gestion.)
• la diffusion des documents

Le coût du scannage représente environ un tiers du budget total d’un projet de numérisation si on ne tient pas compte de la conservation à long terme, à laquelle sont également liés des coûts significatifs. La création de métadonnées et les tâches administratives (y compris le contrôle qualité) occupent environ une aussi grande part que la numérisation elle-même.

Le planning doit être aussi détaillé que possible.

• Définissez les différentes étapes du processus de numérisation et du timing estimé. Décrivez notamment :
  • La préparation (et le traitement éventuel) des documents
  • La collecte des documents à l’endroit où ils sont conservés (au début de chaque journée/semaine ou série par série)
  • La numérisation, par phases ( > Numérisez les documents qui nécessitent les mêmes appareils, paramètres ou opérations en même temps afin de ne pas gaspiller de temps à préparer et configurer les équipements.)
  • Le contrôle des fichiers
  • Le retour des documents à leur place de conservation
  • Le développement / l’adaptation du système de gestion des archives dans lequel des données vont se retrouver
  • Le stockage des données dans le système de gestion des archives
  • La réalisation éventuelle de versions qui pourront être diffusées en ligne
  • La stratégie de gestion des données à long terme (conversions, back-up…)
• Indiquez pour chacune des étapes quels sont les risques potentiels et quel impact ils peuvent avoir sur le projet.
• Construisez un fichier, par exemple dans une base de données ou un tableur, avec une vue de tous les dossiers numérisés (et leur numéro). Ce fichier sera complété pendant la numérisation avec de l’information, notamment le statut (numérisé / à numériser), pour le suivi du projet.

Une analyse coûts-bénéfices peut être réalisée sur base des objectifs (étape 1) et de la budgétisation (étape 8).

• Les résultats envisagés et attendus sont-ils proportionnels aux investissements, à court et à long termes ?
• Le projet est-il tenable financièrement ?
  • Est-ce que le projet s’intègre dans le budget du département ?
  • Le budget alloué est-il suffisant ?
  • Un budget supplémentaire doit-il être demandé ?
• Le projet est-il tenable techniquement ?
  • L’équipement nécessaire est-il présent ou peut-il être acheté ou loué et être installé sans problèmes ?
  • L’expertise nécessaire est-elle présente ou peut-elle être apportée pour l’installation du software, la numérisation, le traitement des métadonnées… ?
• En tant qu’institution, suis-je en capacité de conserver les données numériques dans de bonnes conditions à long terme ?

Soumettez maintenant le planning (y compris l’analyse de risques), la budgétisation et l’analyse coûts-bénéfices à la direction.

Vous pouvez éventuellement proposer deux scénarii : un dans lequel la numérisation est réalisée en interne et un dans lequel elle est sous-traitée. Les coûts sont alors comparables.

Une fois approuvé, l’exécution du projet peut démarrer.

Rassemblez les personnes appropriées pour chaque phase du projet : de la préparation, au scannage, au contrôle des données, à la création et à l’encodage des métadonnées:

• Un petit groupe de projet avec des personnes qualifiées aura la préférence à un plus grand groupe de participants occasionnels. Souciez-vous que l’équipe du projet compte au moins une personne qui dispose des compétences IT nécessaires.
• Bien qu’il soit plus efficient pour le bon déroulement du projet de développer une certaine spécialisation, il peut être profitable au personnel qu’ils soit impliqué dans chaque phase du projet.
• Gardez, pendant l’ensemble du projet, les coordonnées de tous les membres du personnel chargés de l’accompagnement.

À moins que les membres de l’équipe aient déjà l’expérience de projets antérieurs, ils doivent aussi être formés :

• Déterminez les besoins en formation et organisez, avant le début du projet, les initiatives de formation nécessaires afin d’éviter les problèmes pendant la phase d’exécution. La formation doit couvrir la technologie utilisée (équipement et software).
• Faites de la formation des producteurs une exigence lors de la publication d’un appel d’offres ou d’une demande de devis pour l’achat d’une infrastructure de numérisation professionnelle.

Il est essentiel, pour le bon déroulement de la numérisation, que les documents soient prêts pour la phase de scanning :

• Éliminez les trombones, les agrafes et autres systèmes d’attache : ils peuvent endommager aussi bien les appareils de numérisation que les objets à numériser
• Coupez dans la mesure du possible la reliure des dossiers reliés ou des livres

Si les dossiers ne sont pas déjà ordonnés et décrits avec un nom et/ou un numéro, cela doit être fait avant le début de la numérisation.

L’intégration des données dans le classement (déjà existant ou encore à développer) ou dans le système de gestion électronique des documents doit être préparée et documentée au préalable.

Le classement correspond mieux à l’arborescence de dossier qui existe déjà dans l’institution (généralement sur base des fonctions et activités de l’institution).

La dénomination doit également être conforme aux accords conclus au sein de l’institution. Les noms de fichiers doivent être cohérents et respecter les règles de bonne dénomination.

• Ils peuvent contenir des éléments descriptifs (par ex., services_juridiques_litiges_2010_00001) ou se composer uniquement de codes, qui renvoient au numéro de classement et d’inventaire du dossier (par ex., 510_0001_30886_0001).
  • Dans la première option, la traçabilité des dossiers est moins dépendante de leur intégration à une base de données descriptive.
  • Dans la deuxième option, les dossiers sont mieux intégrés dans le système de gestion des documents et, sans accès, les tiers ne peuvent pas déduire le contenu des dossiers (= important pour les dossiers confidentiels).
• Ils peuvent être uniques dans le système (par ex. 09_455_04_77112_00001) ou uniquement dans le dossier dans lequel ils se trouvent (par ex. 00001).
  • Avec la première option, vous êtes sûr de pouvoir toujours identifier les fichiers de manière unique, même s’ils sont sortis de leur contexte.
  • Avec la deuxième option, vous évitez les fichiers dont le nom et le chemin d’accès sont longs et la répétition des noms ou des codes des noms des dossiers parents dans le nom du fichier. Puisque ces noms de fichiers sont ‘dénués de sens’, leur dénomination peut être entièrement automatisée, contrairement aux noms de fichiers significatifs. Ils sont également moins sensibles aux changements de certains processus ou systèmes, ou aux modifications du plan de classement.

Veillez à ce que l’extension des fichiers soit toujours conservée !

Si les étapes précédentes ont été soigneusement suivies, alors le scannage lui-même est une opération relativement simple et ordinaire.

La numérisation comprend quatre étapes, qui doivent être répétées à chaque série de documents :

15.1 : Configurer les équipements

Adoptez les paramètres tels que prévus à l’étape 5 et testés à l’étape 6.

15.2 : Scanner

Évitez de plier les documents et de scanner « en mosaïque » (en parties).

Si un document doit quand même être numérisé en plusieurs fois, assurez-vous qu’il y ait suffisamment de chevauchement afin de permettre un réassemblage de l’image dans le traitement ultérieur (à l’aide d’un software adapté).

15.3 : Contrôle qualité

Contrôlez que les fichiers sont complets :

• est-ce que tous les documents ont été scannés?
• est-ce que toutes les pages de chaque dossier ont été scannées ?

Contrôlez la qualité des fichiers :

• les pages sont-elles scannées complètement, sans qu’aucune partie ne sorte du cadre ?
• les pages scannées sont-elles droites et non tordues ?
• les images sont-elles nettes et non floues ?

Contrôlez les noms des fichiers et les métadonnées. Cela peut se faire de deux manières :

• systématique, mais c’est un travail monotone et fastidieux (il existe aussi des outils, mais il n’est pas possible de contrôler tous les aspects avec), ou
• à l’aide d’un échantillon : en général il est recommandé de contrôler systématiquement environ 10% du volume numérisé (par lot)

Si la qualité n’est pas bonne, les documents qui posent problème doivent être à nouveau scannés. S’il s’agit d’un problème systématique, les équipements de numérisation doivent être réévalués. N’oubliez pas de mentionner chaque adaptation dans le fichier de rapport (voir en bas de cette étape).

Si vous souhaitez substituer vos documents, alors vous êtes obligé de contrôler rigoureusement et régulièrement la qualité des copies numériques et leur fidélité aux originaux papier pendant la procédure de numérisation (voir les exigences pour les services d’archivage électronique qualifiés).

15.4 : Intégration des fichiers

Une fois les fichiers contrôlés, vous pouvez les intégrer dans le classement ou le système de gestion électronique de documents et éventuellement ajouter des métadonnées supplémentaires, que le scanner n’a pas enregistré automatiquement.

Veillez à ce que des dénominations correctes aient été attribuées pour que vos fichiers soient placés dans les bons dossiers, comme prévu dans l’étape 14.

Il est recommandé de documenter soigneusement le processus de numérisation (qui a fait quoi, quand, quels problèmes se sont produits…). Si vous souhaitez substituer vos documents, alors vous êtes tenus d’enregistrer au minimum les données suivantes sur le processus de numérisation (et les conserver aussi longtemps et avec les mêmes garanties que les données elles-mêmes) :

• l’identité du responsable de la numérisation et de ceux qui l’ont exécutée
• la nature et l’objet des documents numérisés
• la datation de toutes les opérations importantes
• les rapports des éventuels dysfonctionnements qui seraient apparus pendant la numérisation
• les documents en rapport avec la politique de numérisation, les systèmes utilisés et le matériel utilisé
  è Voir les exigences pour les services d’archivage électronique qualifiés.

Nous recommandons dans tous les cas de conserver ces données dans le fichier de rapport des dossiers numérisés (voir étape 9). Ajoutez en plus ces données :

• Le statut (par exemple “à numériser”, “numérisé”) et d’autres informations nécessaires au suivi du projet
• Les paramètres de numérisation utilisés, de sorte que la procédure de numérisation puisse être relancée ou répétée à tout moment, si des données devaient se perdre ou être refusée au contrôle

Après leur numérisation, les images et leurs métadonnées doivent être préservées en sécurité et accessibles pendant le délai de conservation souhaité. Il est nécessaire d’implémenter une stratégie de conservation durable afin de faire face à l’inévitable obsolescence technologique des formats de fichiers et des supports d’information (après 5 à 10 ans).

Vous trouverez de l’information sur la page conserver de l’information, y compris dix commandements pour la gestion des archives numériques.

Les documents authentiques (qui ont une valeur juridique) dont le délai de conservation n’est pas encore expiré ne seront dans le futur pas seulement numérisés mais également conservés au moyen d’un service d’archivage électronique qualifié. Toutes les infos concernant les obligations légales à ce sujet se trouvent sur la page relative aux services d’archivage électronique.