In einem Digitalisierungsprojekt müssen klare Zielsetzungen formuliert sein, denn von ihnen hängt es ab, inwiefern das Projekt sinnvoll ist, wie hoch die Erfolgschancen sind, und sie bestimmen Umfang, Budget, Zeitplan und Herangehensweise. Folgende Fragen gilt es zu beantworten :

• Welchen Mehrwert hat die Digitalisierung der Unterlagen für die eigene Einrichtung?
• Welchen Mehrwert bringt sie für die Benutzer der Einrichtung?
• Welche Funktionen werden die digitalisierten Dokumente haben? Dienen sie als authentische Ersatzausfertigungen oder lediglich als Gebrauchskopie?
• Beruhen die Beweggründe für die Ersatzdigitalisierung auf guten oder schlechten Gründen?

• Welche Bestände sollen digitalisiert werden?
• Welche Unterlagen innerhalb der Schriftgutreihen sollen digitalisiert werden? Ist es sinnvoll, alle Unterlagen eines Bestandes zu digitalisieren oder nur bestimmte Akten oder Teile von Akten?

Es wird allgemein empfohlen, einzelne Akten vollständig zu digitalisieren, um die Bildung von gemischten Akten zu vermeiden, da hybride Schriftgutverwaltung komplexer ist.

Folgendes berücksichtigen:

• Zielsetzungen des Digitalisierungsprojekts
• Gesetzlicher Rahmen für die Unterlagen
• Häufigkeit der Benutzung der Unterlagen
• Verbleibende Aufbewahrungsfristen der Unterlagen
• Ob die eigene Einrichtung Urheber der Unterlagen ist ( > Der Digitalisierungsaufwand rechtfertigt sich bei Presseartikeln, Monografien, Broschüren etc. meist nicht)
• Vorhandensein von digitalen oder digitalisierten Unterlagen mit identischen oder ähnlichen Informationen
• Die Politik der eigenen Einrichtung in Sachen digitalerTransformation

Tipp: Die jeweiligen Sachbearbeiter der Akten in diese Überlegungen einbeziehen. Sie kennen ihre „Archivalien“ am besten.

Anschließend eine Bewertung vornehmen:

• Wie viele Akten müssen digitalisiert werden? Um wie viele Seiten handelt es sich?
• Welches Format haben die Unterlagen (A4, A3, A2, A1, nicht standardisiertes Format…)?
• Müssen neben Dokumenten auf Papier auch andere Trägermedien digitalisiert werden (Transparentpapier, Fotos etc.)?
• Zustand der Unterlagen und Trägermedien: neu, alt, beschädigt, von Schimmel befallen, verwesend, zusammengeheftet, eingebunden, etc.

Wer Unterlagen digitalisieren möchte, muss sich über deren rechtlichen Wert im Klaren sein :

• Haben die Unterlagen Beweiskraft (Unterschrift, Absätze), oder handelt es sich um Unterlagen für laufende Verwaltungsgeschäfte (Protokolle, Berichte, Arbeitsdokumente)?
• Enthalten die Unterlagen personenbezogene Informationen?
• Sind die Unterlagen, die digitalisiert werden sollen, urheberrechtlich geschützt?
• Sind die Unterlagen vertraulich?
• Gelten in meinem Fachbereich oder für bestimmte Arten von Unterlagen besondere Regeln bei der Digitalisierung?

Falls die Unterlagen durch die digitale Kopie ersetzt werden sollen, sind folgende Fragen ebenfalls von Belang :

• Gilt für die Unterlagen noch eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?
• Sind die Unterlagen zur Abgabe an das Staatsarchiv zwecks dauerhafter Aufbewahrung bestimmt (dann ist ggf. die Genehmigung des Staatsarchivs zur Vernichtung erforderlich: siehe oben)?

Arbeitsplatz:

• In der Nähe der Scanner muss ein Arbeitsbereich vorgesehen sein, wo die Unterlagen vorübergehend gelagert und vorbereitet werden können (Entfernen von Heftklammern etc.). Es muss ebenfalls ausreichend Platz vorgesehen werden, um die Unterlagen zu sortieren und zu handhaben, und dies in einem Umfeld, das für eine fachgerechte Bearbeitung und Aufbewahrung von Archivalien geeignet ist (frei von Schimmel etc.).
• Die Räumlichkeiten, in denen sich die Scanner befinden, müssen für das Digitalisierungsteam den nötigen Komfort bei der Arbeit bieten.

Geräte:

• Die erste Voraussetzung besteht darin, über die geeigneten Scanner zu verfügen, mit einer ausreichend hohen Scangeschwindigkeit und die kompatibel mit den jeweiligen Arten von Unterlagen sind:
  • Bei den meisten Digitalisierungsprojekten kommen Flachbettscanner zum Einsatz. Die geläufigsten Modelle (für Format A4 und A3) sind nicht allzu teuer, erfordern bei der Bedienung keine besonderen technischen Fertigkeiten und weisen eine gute Verarbeitungskapazität auf. Größere Modelle (für Formate bis A0) sind hingegen recht teuer.
  • Es sollten vorzugsweise Aufsichtscanner mit Buchwiege und Glasplatte (auch Buchscanner genannt) für die Digitalisierung von gebundenen Büchern und besonders großformatigen Unterlagen wie Karten und Pläne zum Einsatz kommen. Solche Scanner sind teuer und vor allem für langfristige Projekte empfohlen, bei denen eine große Menge an Quellen oder besonders großformatige Quellen digitalisiert werden sollen.
  • Für die Digitalisierung von dreidimensionalen Objekten empfiehlt es sich, einen digitalen Fotoapparat zu verwenden.
  • Für das Scannen von Mikrofilmen, Negativbildern und dergleichen benötigt man spezielle Geräte.
• Ebenfalls vorzusehen ist ein Computer mit ausreichender Leistung für die Bearbeitung und Qualitätskontrolle der Bilder. ( > Bei der Wahl der Hardware sind meist Kompromisse nötig. Die Projektleitung muss eine Balance finden zwischen Kosteneinsparungen und der bestmöglichen Qualität für das Scannen und die Verwaltung der Bilder.)

Software:

• Es muss ausgelotet werden, ob eine Software für optische Zeichenerkennung (OCR) vonnöten ist und welche.
  • Für optimale Zeichenerkennung muss die Software Wörterbücher in den jeweiligen Sprachen enthalten.
  • Nicht lesbare Textstellen und Fehler sind unvermeidbar, wenn sie nicht manuell berichtigt werden.

Falls die Unterlagen ersetzt werden sollen, schreibt das Gesetz vor, dass ein System, Material und Verfahren benutzt werden müssen, die eine getreue, dauerhafte und vollständige Wiedergabe des Dokuments auf Papier gewährleisten. Mehr lesen über die Anforderungen an qualifizierte Dienste für elektronische Archivierung.

Scaneinstellungen:

• Die Einstellungen müssen auf die Eigenschaften der Dokumente und die Zielsetzungen des Projekts abgestimmt werden:
  • Die Wahl der Bildauflösung (dpi) sollte es ermöglichen, ein digitales Bild anzulegen, das sowohl über eine ausreichende Schärfe als auch eine praktikable Dateigröße verfügt. Die Mindestauflösung für Textdokumente beträgt 300 dpi (Standardauflösung), für Karten und Pläne 400 dpi, für Fotos 600 dpi und für Negative und Diapositive 1200 dpi.
  • Die Farbeinstellungen können je nach gewünschtem Ergebnis eingestellt werden. Graustufen (oder Schwarzweiß für gedruckte Texte) sind zu empfehlen, wenn Farbe keinen Mehrwert bringt. Die Dateien von Farbbildern sind 3 bis 4 mal größer als Bilddateien in Graustufen.
• Die Scaneinstellungen können nach dem Probelauf noch angepasst werden.

Dateiformate:

• Hier gibt es einen Unterschied zwischen den Formaten, in denen die Originalscans (die Primärdateien) abgespeichert sind, und den Formaten, in denen die Bilder den Benutzern zur Verfügung gestellt werden (als Vorschau, auf einer Website, zu Informationszwecken etc.):
  • Primärdateien
    • Text- und Bilddateien werden vorzugsweise nach Digitalisierung in unkomprimierten TIFF-Dateien gespeichert.
    • PDF kann ebenfalls als Speicherformat in Erwägung gezogen werden, sofern ISO-Norm 32000-1 eingehalten wird (veraPDF kann verwendet werden für die Überprüfung von PDF/A-Dateien).
    • Ein unkomprimiertes Format ist in jedem Fall vorzuziehen.
  • Kopien zur Einsichtnahme
    • Anhand der Primärdateien können mit einer Bildbearbeitungssoftware weniger große TIFF-Dateien oder (häufiger) PNG-, JPEG- oder JPEG 2000-Dateien erstellt werden.
    • Offene Formate, die eine Komprimierung ermöglichen, wie z.B. JPEG, JPEG2000 und PDF, sind zu bevorzugen.
    • Kopien zur Einsichtnahme können auch auf Anfrage ('on demand') automatisch oder manuell erstellt werden, falls die Dokumente nicht oft eingesehen werden.
• Kein Dateiformat ist für die Ewigkeit ausgelegt. Die Entwicklungen in diesem Bereich müssen also verfolgt werden und Dateien gegebenenfalls konvertiert werden. Es müssen auch Sicherungskopien (Backup), vorzugsweise auf verschiedenen Datenträgern, angelegt werden. Siehe Informationen aufbewahren.

Metadaten:

• Die technischen Informationen zum Scanvorgang (Scannertyp, Auflösung, Farbtiefe, Komprimierung etc.) müssen ebenfalls dokumentiert und gespeichert werden.
• Welche deskriptiven Metadaten nützlich oder notwendig sind, muss je nach Projekt festgelegt werden. Je mehr deskriptive Metadaten gespeichert werden, je mehr Suchmöglichkeiten in den Archivbeständen und je genauere Suchergebenisse ergeben sich.

Falls die Unterlagen ersetzt werden sollen, müssen mindestens folgende Angaben mit den gescannten Akten und Unterlagen gespeichert werden:

• Bezeichnung der Akte oder des Dokuments
• Identifizierungscode
• Urheber
• Beschreibung
• Datum der Akte oder des Dokuments
• Aufbewahrungsfrist
• Endbestimmung, das heißt permanente Aufbewahrung oder Vernichtung
• Format des Dokuments

è Mehr lesen über die Anforderungen an qualifizierte Dienste für elektronische Archivierung.

Um eine reibungslose Archivverwaltung zu gewährleisten, wird empfohlen, (mindestens) diese Angaben stets zu erfassen/hinzuzufügen, und dies auch bei Scans, die lediglich als Gebrauchskopie dienen.

Ein Probelauf ist wichtig, um einschätzen zu können, wie viele Arbeitsstunden für die Digitalisierung und Bearbeitung der Bilder erforderlich sind.

• Für den Probelauf sollte eine repräsentative Auswahl an zu digitalisierenden Objekten verwendet werden.
• Die gewünschten Scaneinstellungen und Prozeduren werden beim Probelauf getestet.
• Die Scans sollten auf den Medien betrachtet werden, auf denen sie später auch eingesehen werden (PC-Bildschirm, Tablet, Papier etc.). Darauf achten, dass die Bildschirme korrekt eingestellt sind.

Falls ein Gerät noch nicht zur Verfügung steht, weil es erst nach Genehmigung des Projekts gekauft oder gemietet wird, können ggf. die Geräte anderer Einrichtungen in Anspruch genommen werden, die bereits darüber verfügen. So lässt sich auch testen, ob die Geräte für das Projekt geeignet sind, und Erfahrung wird gesammelt durch den Umgang mit den Geräten und den Kontakt mit den Fachleuten der anderen Einrichtung.

Bereits vor der eigentlichen Digitalisierung muss über die Integration der Scans in bestehende oder neue Anwendungen nachgedacht werden. Welche Form die Anwendung hat (welche funktionellen Voraussetzungen sie erfüllen muss), hängt von den Unterlagen und deren Verwendungszweck ab:

• Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden? Was geschieht mit den Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
• Mit welchem System wird die Integration bzw. Einspeisung durchgeführt?
• Müssen Dateien konvertiert werden können?
• Muss der Zugang auf bestimmte Benutzer beschränkt werden?
• Müssen besondere Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, beispielsweise in Bezug auf bestimmte personenbezogene oder sensible Daten? Siehe Schritt 3.

Der Probelauf bietet bereits ein erstes Bild davon, welches Datenvolumen im Laufe des Projekts erzeugt werden wird.

Anhand der ersten Beurteilung über die erforderlichen Geräte, die Scangeschwindigkeit und die nötige Infrastruktur für die kurzfristige und langfristige Aufbewahrung bzw. Speicherung, kann eine Einschätzung der für das Projekt anfallenden Kosten vorgenommen werden.

Folgendes berücksichtigen:

• Ankauf von Software
• Ankauf und Unterhalt von Geräten (unter Berücksichtigung der Kosten für Abschreibung oder Ersatz)
• Anfallende Arbeitsstunden:
  • für Planung und Projektmanagement
  • für Vorbereitung, Transport und Bearbeitung der Originale vom Magazinregal bis zum Scanner und wieder zurück
  • für Reinigung und Restaurierung (falls notwendig)
  • für die eigentliche Digitalisierung (anhand einer Schätzung der zu digitalisierenden Seiten und des Probelaufs, bei dem die Scangeschwindigkeit ermittelt wurde)
  • für Indexierung und Verwaltung von Metadaten
• für Weiterbildung des Personals
• für Aufbewahrung bzw. Speicherung (Volumen und funktionelle Anforderungen) und Nachpflege der Digitalisate ( > Den angelegten Daten wird nur eine befristete Lebensdauer beschert sein, wenn im Projekt nicht die nötige Finanzierung für eine fachgerechte Nachpflege vorgesehen ist.)
• für die Verbreitung der digitalen Dokumente

Das Scannen der Unterlagen macht nur rund ein Drittel der Gesamtkosten eines Digitalisierungsprojekts aus, wenn man die langfristige Aufbewahrung nicht mit einbezieht, mit der ebenfalls erhebliche Kosten verbunden sind. Das Anlegen von Metadaten und die Verwaltungsarbeit (einschließlich Qualitätskontrolle) ziehen in etwa ebenso viele Kosten mit sich wie das eigentliche Scannen.

Die Planung muss so detailliert wie möglich sein.

• Zunächst die verschiedenen Etappen des Digitalisierungsprojekts und die jeweils vorgesehen Zeit festlegen. Folgendes gilt es festzuhalten:
  • Die Vorbereitung der Dokumente (und eventuelle Behandlung)
  • Die Aushebung der Unterlagen am Aufbewahrungsort (jeweils zu Tages-/Wochenbeginn oder Aktenreihe pro Aktenreihe)
• Schrittweise Digitalisierung ( > Jeweils die Unterlagen gleichzeitig digitalisieren, die dieselben Geräte, Einstellungen oder Bearbeitungen erfordern, um Zeitverlust durch wiederholte Inbetriebnahme und Einstellung der Geräte zu vermeiden.)
  • Überprüfung der Dateien
  • Reponierung der Unterlagen an den Aufbewahrungsort
  • Entwicklung / Anpassung des Archivverwaltungssystems für die Speicherung der Datensätze
  • Die Speicherung der Dateien im Archivverwaltungssystem
  • Gegebenenfalls Erstellen von Dateiversionen für Online-Veröffentlichung
  • Strategie für die langfristige Verwaltung der Dateien (Konvertierungen, Sicherheitskopien etc.)
• Bei allen Schritten müssen die eventuellen Risiken erfasst werden und deren potenzielle Auswirkungen auf das Projekt.
• Eine Aufstellung aller zu digitalisierenden Akten (einschließlich Aktennummer) bietet eine Projektübersicht, z.B. in Form einer Datenbank oder einer Kalkulationstabelle. Diese Aufstellung wird dann im Laufe des Projekts mit weiteren Informationen über den Status der Unterlagen (digitalisiert / nicht digitalisiert) gespeist für eine effiziente Verwaltung des Projekts.

Auf der Grundlage der Zielsetzungen (Schritt 1) und der Budgetierung (Schritt 8) kann nun eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden

• Stehen die erwarteten und angestrebten Ergebnisse kurzfristig und langfristig im Verhältnis zu den aufgewendeten Mitteln?
• Ist das Projekt finanziell tragbar?
  • Wird das Projekt vom Haushalt des Departments getragen?
  • Reicht das bewilligte Budget aus?
  • Müssen weitere Finanzmittel beantragt werden?
• Ist das Projekt technisch tragbar?
  • Sind die notwendigen Geräte vorhanden oder können diese problemlos gekauft oder gemietet und eingesetzt werden?
  • Ist die erforderliche Fachkenntnis vorhanden, oder kann diese angeworben werden für die Installation der Software, die Digitalisierung und die Bearbeitung der Metadaten?
• Ist die eigene Einrichtung imstande, die digitalen Bestände fachgerecht und langfristig aufzubewahren?

Die Planung (einschließlich Risikoanalyse), das Budget und die Kosten-Nutzen-Analyse wird der Direktion vorgelegt.

Hierbei können zwei Szenarien vorgestellt werden: Eine intern durchgeführte Digitalisierung und eine in Auftrag gegebene Digitalisierung. Anschließend werden die Kosten verglichen.

Nach der Genehmigung kann das Projekt beginnen.

Für jede Projektphase müssen die richtigen Leute zusammengebracht werden: von der Vorbereitung, über das Scannen, die Überprüfung der Dateien, bis hin zum Anlegen und Einspeisen der Metadaten:

• Ein kleines Projektteam mit qualifizierten Mitarbeitern ist gegenüber einer großen Gruppe mit gelegentlichen Teilnehmern zu bevorzugen. Mindestens eine Person sollte über die nötigen IT-Fachkenntnisse verfügen.
• Wenngleich es für den guten Verlauf des Projekts zielführender ist, eine gewisse Spezialisierung des Personals zu entwickeln, kann es der Motivation der Mitarbeiter zuträglich sein, wenn sie in allen Phasen des Projekts einbezogen sind.
• Die Kontaktangaben aller Mitarbeiter, die im Rahmen des Projekts aktiv sind, müssen stets auf dem neusten Stand gehalten werden.

Falls die Mitarbeiter nicht bereits Erfahrung durch vorherige Projekte aufweisen können, ist eine Weiterbildung erforderlich:

• Noch vor Beginn des Projekts gilt es, die Bedürfnisse zu erfassen und die Weiterbildungen zu organisieren, um zu vermeiden, dass Probleme im Laufe der Durchführung des Projekts auftreten. Die Weiterbildung wird auf die während des Projekts benutzte Technologie ausgerichtet (Geräte und Software).
• Die Weiterbildung durch den Archivbildner oder auch eine Angebotsabgabe für den Ankauf von professioneller Digitalisierungsausrüstung sollten als Anforderung in der Ausschreibung für das Projekt enthalten sein.

Für den reibungslosen Verlauf des Digitalisierungsprojekts müssen die Unterlagen vor der Phase des Scannens vorbereitet werden:

• Klammern aller Art (Büro-, Heft-, Aktenklammern etc.) und sonstiges Befestigungsmaterial entfernen: Gefahr von Beschädigungen an Scannern und zu digitalisierenden Objekten.
• Das Heraustrennen einzelner Seiten aus gebundenen Akten oder Büchern sollte vermieden werden

Falls die Akten noch nicht geordnet und mit einer Bezeichnung und Aktennummer beschrieben wurden, muss dies geschehen, bevor sie digitalisiert werden.

Die Eingliederung der Dateien in ein (bereits bestehendes oder noch zu erstellendes) Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem muss vorab geplant und dokumentiert werden.

Die Ordnung beruht vorzugsweise auf der bei der abgebenden Einrichtung vorhandenen Aktenstruktur (meist nach dem Funktionsprinzip, also auf den Aufgaben und Tätigkeiten der Einrichtung beruhend).

Auch die Namensgebung für die Dateien muss mit den Vorgaben innerhalb der Einrichtung im Einklang stehen. Die Dateinamen müssen einheitlich sein und den Regeln für gute Namensgebung entsprechen.

• Sie können beschreibende Elemente enthalten (z.B. juristischer_dienst_anfechtungen_2010_00001) oder lediglich aus Codes bestehen, die auf die volgnummer und Inventarnummer der Akte verweisen (z.B. 510_0001_30886_0001).
  • Bei der ersten Variante hängt die Auffindbarkeit der Dateien weniger von ihrer Verknüpfung mit einer beschreibenden Datenbank ab.
  • Bei der zweiten Variante sind die Dateien besser in das Dokumentenverwaltungssystem integriert und Drittpersonen können ohne Findmittel nicht deren Inhalt anhand des Dateinamens ableiten (wichtig für vertrauliche Dateien).
• Der Dateiname kann einzigartig innerhalb des Systems sein (z.B. 09_455_04_77112_00001) oder innerhalb des Ordners, in dem sich die Datei befindet (z.B. 00001).
  • Mit der ersten Benennungsart ist sichergestellt, dass die Dateien stets unverwechselbar und auch ohne Kontext identifiziert werden können.
  • Mit der zweiten Benennungsart werden lange Dateinamen und die Wiederholung der Namen oder Codes der übergeordneten Ordner im Dateinamen vermieden.  Da solche Dateinamen keinerlei "Inhalt" widerspiegeln, kann die Namensgebung vollständig automatisiert werden, im Gegensatz zu Dateinamen mit Aussagekraft über den Inhalt. Außerdem haben Veränderungen bestimmter Prozesse oder des Ordnungsplans kaum Auswirkungen auf die Dateien bei dieser Art der Benennung.

Dateiendungen müssen stets gleich bleiben!

Wenn die vorherigen Schritte gewissenhaft befolgt wurden, ist das Scannen an sich ein vergleichsweise einfacher und routinemäßiger Vorgang.

Die Digitalisierung verläuft in vier Schritten, die für jede zu digitalisierende Unterlagenreihe wiederholt werden müssen:

15.1: Gerät einstellen

Die in Schritt 5 vorgesehenen und in Schritt 6 getesteten Geräteeinstellungen anwenden.

15.2: Scannen

Unterlagen sollten nicht gefaltet oder in verschiedenen Teilen (mosaikartig) gescannt werden.

Falls eine Unterlage doch in mehreren Teilen gescannt werden muss, ist beim Scannen ausreichend Überschneidung vorzusehen, damit das Gesamtbild anschließend wieder zusammengefügt werden kann (mit einer entsprechenden Software).

15.3: Qualitätskontrolle

Auf Vollständigkeit prüfen:

• Wurden alle Akten gescannt?
• Wurden alle Seiten von allen Akten gescannt?

Qualität prüfen:

• Sind die Seiten vollständig gescannt; fehlen keine Teile?
• Sind die Seiten gerade und nicht schief gescannt?
• Sind die Bilder scharf und nicht verschwommen?

Dateinamen und Metadaten überprüfen. Dies kann auf zweierlei Arten durchgeführt werden:

• systematisch, allerdings ist diese Arbeit monoton und zeitaufwendig (es gibt zwar Hilfswerkzeuge, mit denen können aber nicht alle Aspekte geprüft werden), oder
• stichprobenartig: Etwa 10% der Digitalisate (je Charge) sollten gründlich überprüft werden

Falls die Qualität nicht zufriedenstellend ist, müssen die betroffenen Unterlagen erneut gescannt werden. Sollte ein systematisches Problem festgestellt werden, müssen die Scaneinstellungen geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Jede Änderung der Scaneinstellung muss in der Projektübersicht vermerkt werden (siehe weiter unten).

Falls die Unterlagen ersetzt werden sollen, ist es gesetzlich verpflichtend, während des Digitalisierungsverfahrens eine strikte und regelmäßige Kontrolle von Qualität und Exaktheit der digitalen Abschriften im Vergleich zum Original auf Papier durchzuführen. Mehr lesen über die Anforderungen an qualifizierte Dienste für elektronische Archivierung.

15.4: Eingliederung der Dateien

Erst nachdem die Dateien überprüft wurden, können sie in das Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem eingegliedert werden und erforderlichenfalls können dann weitere Metadaten hinzugefügt werden, die beim Scanvorgang nicht automatisch erfasst wurden.

Die Dateien müssen gemäß den Vorgaben in Schritt 14 benannt werden, bevor sie in die jeweiligen Ordnern gespeichert werden.

Es wird empfohlen, den Digitalisierungsvorgang genau zu dokumentieren (wer hat welche Handlungen wann vorgenommen, welche Zwischenfälle sind aufgetreten etc.). Falls die Unterlagen ersetzt werden sollen, müssen mindestens folgende Angaben zum Digitalisierungsverfahren festgehalten werden (und diese solange und mit denselben Garantien wie die digitale Abschrift selbst aufbewahren):

• Identität des für die Digitalisierung Verantwortlichen und desjenigen, der sie durchgeführt hat
• Art und Gegenstand der digitalisierten Dokumente
• Datierung aller sachdienlichen Vorgänge
• Berichte über eventuelle Störungen während der Digitalisierung
• Unterlagen zu der Digitalisierungspolitik und zu den angewandten Systemen und dem benutzten Material
  è Mehr lesen über die Anforderungen an qualifizierte Dienste für elektronische Archivierung.

Diese Angaben sollten in der Projektübersicht der zu digitalisierenden Akten gespeichert werden (siehe Schritt 9). Folgende Angaben sollten ebenfalls enthalten sein:

• Status (z.B. „zu digitalisieren“, „digitalisiert“) und zusätzliche für die Weiterverfolgung des Projekts notwendige Informationen
• Die verwendeten Scaneinstellungen, damit das Digitalisierungsverfahren jederzeit weitergeführt oder wiederholt werden kann, falls Dateien verloren gehen oder bei der Überprüfung nicht für fehlerfrei befunden wurden.

Nach der Digitalisierung müssen die digitalen Abschriften und ihre Metadaten während der gesamten vorgegebenen Aufbewahrungsfrist sicher und zugänglich aufbewahrt werden. Um der unvermeidbaren technologischen Veralterung der Dateiformate und Datenträger (nach 5 bis 10 Jahren) Rechnung zu tragen, muss eine langfristige Aufbewahrungsstrategie erstellt werden.

Die Seite Informationen aufbewahren enthält zahlreiche Informationen hierzu, einschließlich zehn Grundsätze für die Verwaltung digitaler Archive.

Authentische Dokumente (mit rechtlichem Wert), deren Aufbewahrungsfrist noch nicht verstrichen ist, werden in Zukunft nicht nur digitalisiert, sondern auch durch einen qualifizierten Dienst für elektronische Archivierung aufbewahrt werden müssen. Alle nützlichen Informationen über die gesetzlichen Anforderungen hierfür sind zu finden auf der Seite über Dienste für elektronische Archivierung.