Ohne Archivierungsstrategie für E-Mails kann die Verwaltung der Mailbox schnell aus dem Ruder laufen. Um den Überblick zu bewahren und zu verhindern, dass wichtige E-Mails verloren gehen, sollten angepasste und praktikable Prozeduren vorgesehen werden.

• Müssen meine E-Mails an das Staatsarchiv überführt werden?
• Wie verwalte ich die E-Mails in meiner Mailbox?
• Welche E-Mails müssen im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem gespeichert werden?
• Wer ist verantwortlich?
• In welchem Format müssen E-Mails gespeichert werden?
• Was geschieht mit Anhängen?
• Welche Metadaten müssen aufbewahrt werden?
• Was geschieht beim Weggang eines Kollegen?
• Werden E-Mails bei Überführung an das Staatsarchiv automatisch öffentlich?
• Fragen oder Anmerkungen?

Müssen meine E-Mails an das Staatsarchiv überführt werden?

JA, falls Sie als Schlüsselbeamter benannt worden sind.

• Die Mailboxen von Schlüsselbeamten werden vollständig archiviert (außer private Nachrichten), um langfristig historische Nachforschungen über die Behörde durchführen zu können.
• Das Benennen von Schlüsselbeamten ist ein Ansatz, der derzeit vom Staatsarchiv geprüft und schrittweise umgesetzt wird. Zusammen mit den Behörden wird ermittelt, wer die Schlüsselbeamten sind, deren Mailbox von historischem Wert sind. Es wird sich um Personen in Führungspositionen und Experten handeln.

JA, E-Mails (in Dokumentreihen), die für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind.

• Die meisten E-Mails, die bei der Ausführung der Aufgaben einer Behörde empfangen oder versendet werden, müssen im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem und zu den Akten, auf die sie sich beziehen, gespeichert werden. In einigen Behörden geschieht dies automatisch. Diese E-Mails haben dieselbe Endbestimmung wie die Aktenreihen, zu denen sie gehören. Die jeweiligen Endbestimmungen der verschiedenen Aktenreihen sind in der Aussonderungsliste für ihre Behörde aufgeführt (Hier zu finden).
• Für einen kleinen Teil des (elektronischen) Schriftverkehrs ist die Endbestimmung ausdrücklich in der Aussonderungsliste festgelegt.

NEIN, für E-Mails (in Dokumentreihen), die vernichtet werden sollen.

• Siehe oben. E-Mails und Mailboxen können also ausdrücklich oder stillschweigend, als Teil einer anderen Dokumentenreihe, zur Aufbewahrung oder zur Vernichtung bestimmt sein.

NEIN, für E-Mails, die für die Behörde nicht von Belang sind.

• Beispielsweise private Nachrichten, informeller Schriftverkehr oder Dienstmitteilungen praktischer Natur. Diese E-Mails müssen auch nicht im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem gespeichert werden. 

Wie verwalte ich die E-Mails in meiner Mailbox?

1. Ordnen: Geordnete E-Mails lassen sich leichter massenweise exportieren und bereinigen. Die E-Mails falls möglich automatisch nach Regeln ordnen und die übrigen von Hand.
    
2. Exportieren: Alle E-Mails, die von gesellschaftlichem, administrativem oder juristischem Wert sind, müssen im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem gespeichert werden (Siehe weiter unten). Neben dem manuellen Exportieren von E-Mails (Mail pro Mail oder massenweise) kann auch eine automatische Sicherungskopie aller E-Mails angelegt werden. Siehe Kastentext zur nächsten Frage.
    
3. Bereinigen: Wenn alle E-Mails in Ordner wie zum Beispiel ‘Dienstmitteilungen’, ‘Newsletter’ und ‘Privat’ eingeordnet sind, können unwichtige E-Mails durch regelmäßiges Bereinigen gelöscht werden. Falls die Behörde vollständige Sicherungskopien (Backup) der Mailboxen anlegt, können auch die übrigen E-Mails älteren Datums regelmäßig vom E-Mail-Client gelöscht werden.

Welche E-Mails müssen im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem gespeichert werden?

Das E-Mail-Programm ist nicht der geeignete Ort, um E-Mails langfristig aufzubewahren – aus folgenden Gründen:

• Die Kollegen haben keinen Zugang;
• Die E-Mails sind dort nicht auf die gleiche Weise geordnet wie im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem;
• E-Mails haben nicht immer einen deutlichen Betreff und man vergisst schnell unter welchem Titel ein Schriftverkehr stattgefunden hat.

Deshalb müssen folgende E-Mails zur vorgesehenen Stelle (Ordner, Dokumentenreihe etc.) im Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem exportiert werden.

• Nachrichten, die einen inhaltlichen Beitrag zu einer Akte liefern;
• Nachrichten mit essenziellen Informationen, zu denen Kollegen jederzeit Zugang haben müssen, um Akten bearbeiten zu können.
• Nachrichten, in denen Entscheidungen getroffen wurden, die für die Behörde relevant sind, in denen Verpflichtungen eingegangen wurden, oder die von juristischer Bedeutung sein können.

Automatische Sicherungskopien (Backups) sorgen für mehr Sicherheit.

• Weil das manuelle Exportieren von E-Mails ein gewisses Maß an Selbstdisziplin erfordert, kann es aus juristischen Gründen von Interesse sein, auch automatisch Sicherungskopien (Backups) anlegen zu lassen von allen ein- und ausgehenden E-Mails der Behörde, und diese für die Dauer der administrativen und/oder juristischen Aufbewahrungsfrist zu bewahren.
• Man weiß in der Tat nie, wann ein Bürger den Kontext einer strategischen Entscheidung in Erfahrung bringen oder eine Entscheidung vor Gericht anfechten möchte. Relevante E-Mails sollten stets auffindbar sein, und auch dann, wenn der Arbeitnehmer sie nicht im zugehörigen Ordner gespeichert, aus Versehen oder vorsätzlich gelöscht, oder die Behörde verlassen hat.

Wer ist verantwortlich?

• Die eigene Mailbox ist persönlich, deshalb ist der Besitzer verantwortlich für die Verwaltung und den Export in das Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystem der (empfangenen und gesendeten) E-Mails, die von Belang für die Geschäftsführung des Dienstes sind, auf die dann auch Kollegen Zugriff haben.
  • Als Schlüsselbeamter sollte man besonders darauf achten, dass private Nachrichten gelöscht werden, damit sie nicht an das Staatsarchiv überführt werden.
  • Falls eine Mailbox gemeinsam benutzt wird, muss ein Verantwortlicher bestimmt oder eine Absprache für die Archivierung der E-Mails getroffen werden.
• Es ist die Aufgabe des Archiv- oder Informationsverantwortlichen, Richtlinien über die Aufbewahrung von E-Mails zu erstellen, das Aufbewahrungsformat festzulegen, falls nötig Aufbewahrungskopien in langlebigen Dateiformaten anzulegen (weitere Informationen hierzu) und (Ordner mit) E-Mails an das Staatsarchiv zu überführen.
  • Falls in der Behörde Schlüsselbeamte benannt wurden, kann der Informationsverantwortliche sie dabei unterstützen, regelmäßig E-Mails zu exportieren, deren Aufbewahrungsfrist gemäß Aussonderungsliste verstrichen ist.
• Hat sich die Behörde wie weiter oben beschrieben für das automatische Anlegen von Sicherungskopien der E-Mails entschieden, kann der ICT-Dienst diese Aufgabe übernehmen.

Es gibt hier keine allgemeingültige Lösung. Das Staatsarchiv schlägt verschiedene Ansätze vor, aber die Behörde muss selbst entscheiden, welche Anforderungen es zu erfüllen gilt, und wie dies gemeinsam bewerkstelligt werden kann. Selbstverständlich steht das Staatsarchiv zur Verfügung bei der Ausarbeitung einer auf die Behörde zugeschnittene Archivierungsstrategie.

In welchem Format müssen E-Mails gespeichert werden?

E-Mails müssen in einem langlebigen Dateiformat einschließlich Metadaten aufbewahrt werden. Nur so bleiben sie auffindbar und langfristig nutzbar.

Einzelne E-Mails exportieren, zum Beispiel in einen Ordner des Ordnungs- oder Dokumentenverwaltungssystems:

1. Eml ist als Aufbewahrungsformat zu empfehlen. Diese Art Dateien kann mit beinahe allen gängigen E-Mail-Programmen und mit Textverarbeitungsprogrammen in allen Betriebssystemen geöffnet werden. Es ist das Standardformat vieler E-Mail-Clients, darunter Gmail und das neue Outlook. Bei anderen Programmen, unter anderem klassischem Outlook, ist ein Hilfsprogramm (Add-on) erforderlich, um Nachrichten im eml-Format zu speichern oder ein Umwandlungsprogramm (Converter), um sie von einem anderen Format zu .eml zu konvertieren.
2. Msg von Outlook ist als kurzfristiges Aufbewahrungsformat annehmbar. E-Mails, die länger als fünf Jahre von administrativem, juristischem oder historischem Wert bleiben, sollten so rasch wie möglich in das eml-Format umgewandelt werden, zum Beispiel mit MFCMapi (für einzelne E-Mails) oder mit der kostenpflichtigen Version von Emailchemy (für ganze Ordner).
3. Pdf ist kein empfehlenswertes Speicherformat für E-Mails, da Metadaten und die Verknüpfung mit eventuellen Anhängen verloren gehen.
4. Txt, html und mht sind auf keinen Fall geeignete Formate. Sie sind nicht an E-Mails angepasst und erfassen daher relevante Übertragungsdaten nicht.

Ganze Posteingänge exportieren, zum Beispiel die von Schlüsselbeamten oder von Kollegen, die den Dienst verlassen:

1. Auch hier ist eml das empfohlene Aufbewahrungsformat. In bestimmten E-Mail-Programmen können mehrere E-Mails ausgewählt und in das eml-Format umgewandelt werden. Ist diese Funktion nicht standardmäßig vorhanden, kann auch ein Add-on Abhilfe schaffen, wie zum Beispiel Export Messages to Eml für Outlook.
2. Falls das E-Mail-Programm nicht über diese Funktion verfügt, das Postfach aber als mbox-Datei exportiert werden kann, ist dies eine geeignete Lösung, um mehrere E-Mails in einem Arbeitsschritt zu exportieren. Anschließend muss diese Datei dann wieder in einzelne E-Mails im eml-Format umgewandelt werden, zum Beispiel mit MailExtract. Containerdateien wie mbox sind schadensanfällig. Ein einziger Dateifehler kann dazu führen, dass alle E-Mails unlesbar werden.
3. In Outlook können Mailboxen als pst-Datei exportiert werden. Dieses Format kann nur mit Outlook geöffnet werden und ist sehr fehleranfällig. Die E-Mails müssen daher so schnell wie möglich in das eml-Format umgewandelt werden, zum Beispiel mit der fortgeschrittenen Version von Convert pst to eml.

Was geschieht mit Anhängen?

Eml, msg, mbox und pst sind Dateiformate, bei denen die E-Mails mitsamt ihren Anhängen gespeichert werden. Wichtige Anhänge, die von juristischem Wert und/oder für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind, sollten jedoch zusätzlich separat im zugehörigen Verzeichnis oder Ordner aufbewahrt werden. Auf diese Weise ist die Weiterverfolgung einer Angelegenheit sowohl in Form als auch Inhalt gewährleistet.

Welche Metadaten müssen aufbewahrt werden?

Die meisten Informationen über eine E-Mail stehen nicht in der eigentlichen Nachricht, sondern im Header (Kopfzeile), wovon ein Teil beim Versenden oder Empfangen einer E-Mail sichtbar ist:

• Sichtbar: die E-Mail-Adresse des Absenders*, die E-Mail-Adresse des Empfängers, der Betreff, Absendedatum und -uhrzeit.
• Nicht sichtbar: eine Reihe kontextueller und technischer Informationen über die E-Mail, die leicht zu finden sind (in Outlook), indem man die E-Mail in einem separaten Fenster öffnet und via „Datei“ („File“) die „Eigenschaften“ („Properties“) öffnet: unter anderem Empfangsdatum und -uhrzeit.

(*) Falls die Identität der Absender und Empfänger nicht deutlich aus den E-Mail-Adressen hervorgeht, muss auch das Adressbuch aufbewahrt werden und (falls die Endbestimmung dies vorsieht) an das Staatsarchiv überführt werden. (Das Adressbuch speichern oder in txt- oder csv-Format exportieren. Im Internet ist nachzulesen, wie dies bei den verschiedenen E-Mail-Programmen funktioniert.) Private Kontakte aus der Liste entfernen und falls möglich die jeweilige Funktion der professionellen Kontakte in ihren Behörden angeben.

Was geschieht beim Weggang eines Kollegen?

Die Mailbox eines aus dem Dienst scheidenden Mitarbeiters darf nicht ohne Weiteres übernommen oder archiviert werden. Der betroffene Mitarbeiter muss hierfür schriftlich seine Einwilligung geben und hat das Recht, private Nachrichten zu löschen, wenngleich eine professionelle Mailbox eigentlich stets frei von privaten Nachrichten sein sollte.

Werden E-Mails bei Überführung an das Staatsarchiv automatisch öffentlich?

Mailboxen, die an das Staatsarchiv überführt werden, erlangen den Status einer Archivalie und werden im Prinzip (gemäß Archivgesetz) nach dreißig Jahren öffentlich zugänglich. Dies steht in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Ausnahmen für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke vorsieht.

Das Staatsarchiv geht sorgfältig mit Mailboxen um. Bedenken über die Öffentlichkeit auf kurze Sicht können kein Grund sein, elektronischen Schriftverkehr, der auf lange Sicht von Interesse für Nachforschungen sein kann, nicht zu überführen

Fragen oder Anmerkungen?

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