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Conserver de l’information

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Des informations peuvent se perdre de plusieurs façons. Une stratégie de conservation proactive est essentielle pour éviter des pertes de données par les actions de l’homme (délibérément ou non), la nature et les ravages du temps.

Astuce : 10 commandements pour la gestion de vos archives numériques.
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Les archives, c’est quoi ?

Les archives sont toutes les informations qu’une personne ou une institution génère ou reçoit lors de l’exécution de ses missions. Ce n’est donc pas limité aux données d’une période déterminée dans le temps, ou aux données existantes sous une forme déterminée ou conservées sur un support d’information spécifique.

Il peut s’agir :

  • de documents papiers ou de fichiers numériques
  • de textes, photos, séquences vidéo, enregistrements sonores, courriels, sites internet ou autres objets d’information
  • de pièces anciennes ou récentes : nous parlons du cycle de vie des archives.

Les archives ont un cycle de vie en trois phases :

  • Phase dynamique : les documents produits et utilisés quotidiennement. Ils se trouvent ainsi sur le lieu de travail, à portée de main, ou dans le classement numérique ou le système de gestion des documents.
  • Phase semi-dynamique : les documents qui sont finalisés mais qui sont encore consultés occasionnellement pour des raisons administratives ou juridiques. Ils se trouvent encore dans le bâtiment ou sur le serveur.
  • Phase statique : les documents qui n’ont plus de valeur administrative ou juridique (le délai de conservation est expiré) et qui sont, après sélection et en fonction de leur destination, éliminés ou transférés pour conservation permanente aux Archives de l’Etat.

Pourquoi une gestion adéquate des archives est importante ?

Une bonne gestion des dossiers en cours est évidemment importante, mais les archives semi-dynamiques ou les archives statiques de votre institution doivent aussi être bien gérées. Pourquoi?

Investir dans la gestion d’archives est rentable.

La croissance rapide de la quantité d’information, par exemple les courriels, rend la gestion proactive de la gestion des archives de plus en plus importante.

Libérer du budget pour l’expertise et l’infrastructure appropriées n’est pas un luxe, mais un investissement dans la rationalisation de l’organisation, l’amélioration de la communication interne et externe ainsi que la consolidation de sa réputation.

  • La valeur informative : la gestion des archives fait partie intégrante de la gestion des connaissances de votre organisation. Avec des données partielles ou erronées, la continuité du service peut ne plus être assurée ; les utilisateurs et les collaborateurs ne seront pas informés correctement et ne pourront prendre des décisions mûrement réfléchies.
  • La valeur démocratique : les archives sont le fruit de tout ce qu’un organisme public fait et décide et sont donc essentielles dans le cadre de l’obligation d’informer et de rendre compte des administrations vis-à-vis de la société; les archives contribuent à la transparence de l’autorité publique.
  • La valeur juridique : certains documents servent à prouver des droits, des obligations, des accords ou des acquis et sont cruciaux comme preuve lors d’un procès.
  • La valeur économique : l’information doit être fiable et accessible rapidement ; les organisations qui ne peuvent disposer rapidement d’une information fiable et authentique, peuvent souffrir de pertes de temps, d’argent et de crédibilité.
  • La valeur historique : les archives font partie de notre héritage et de notre patrimoine culturel. Notre identité et notre mémoire collective sont nourries par des recherches dans les archives. La recherche archivistique permet également de démystifier les mythes.

Pour ces raisons, le législateur a, dans la Loi sur les archives, rendu obligatoire pour les autorités publiques la conservation (en bon état, en bon ordre et accessible) de leurs archives et a confié aux Archives de l’Etat leur surveillance et ce dès la création ou la réception des archives.

Les archives ne peuvent être détruites sans l’autorisation des Archives de l’Etat. Elles doivent, après 30 ans, être transférées aux Archives de l’Etat.

Que comprend la notion de bonne gestion des archives ?

Les archives doivent être conservées en bon état, en bon ordre et être accessibles. Que cela signifie-t-il ?

  • En bon état : la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité du support de l’information et des données qui y sont enregistrées doivent être garantis tout au long de leur cycle de vie.
  • En bon ordre : les documents sont répartis et classés de manière cohérente et selon un ordre systématique, et disposent de descriptions claires et uniformes (plus d’information sur le classement et la dénomination).
  • Accessible: les documents peuvent être retrouvés dans un délai raisonnable à l'aide d’un inventaire, de métadonnées et d’autres outils de recherche. Les documents doivent être traçables durant tout leur cycle de vie.


Les éléments constitutifs pour y parvenir sont les suivants :

  1. Responsabilisation
  • Désigner de responsables
  • Sensibiliser les collaborateurs et collaboratrices
  1. Personnel qualifié et formation
  • Un archiviste diplômé ou expérimenté et/ ou un gestionnaire de l’information
  • Formations pour tous les collaborateurs et collaboratrices
  1. Des instruments de recherche utiles
  1. Des procédures clairement décrites
  1. Une infrastructure solide
  1. Le budget nécessaire
  • Un budget structurel pour le personnel, la formation, l’infrastructure et l’entretien
  • Du budget pour des besoins ad-hoc, comme par exemple le traitement d’archives moisies

Que comprend la notion de bonne gestion des archives numériques ?

La gestion des documents numériques s’articule autour de trois concepts clés.

ISO 15489.

La norme ISO 15489 est la norme la plus importante pour la gestion des documents (records management) qui en 30 pages définit les principes de base et décrit les exigences de haut niveau pour la gestion documentaire de façon à ce que leur fiabilité en tant que preuve et attestation d’une activité puisse être garantie.
La norme a été développée pour les entreprises mais elle est largement appliquée.

La version actuelle date de 2016. La partie 1 de la version initiale de 2001 a été remplacée. La partie 2 a été supprimée.

  • Lisibilité :
    • De quoi s’agit-il ? Les données sont enregistrées sur un support et dans un format qui peuvent être lus facilement à l’aide des moyens disponibles aujourd’hui.
    • Comment ? Par l’utilisation de logiciels qui permettent d’enregistrer des fichiers dans un format durable, la rédaction d’un tableau des formats de conservation et la planification rigoureuse des conversions, par une veille technologique et la migration à temps vers de nouveaux supports.
  • Authenticité :
    • De quoi s’agit-il ? Les documents sont ce qu’ils prétendent être et les données relatives à leur contenu et à leur origine sont véridiques (auteur, date de création…).
    • Comment ? Par la mise en place d’une politique et de procédures pour la création, l’enregistrement et la gestion des données et par l’autorisation et l’identification des auteurs.
  • Intégrité :
    • De quoi s’agit-il ? Les documents sont complets et identiques depuis leur création ou leur réception (à l’exception des traitements qui sont nécessaires à leur gestion).
    • Comment ? En déterminant quels ajouts ou annotations sont autorisés après la création du document, dans quelles circonstances ils peuvent être autorisés et par qui ils peuvent être effectués et en indiquant clairement chaque ajout, annotation ou suppression autorisés.

 

Les « dix commandements » pour une bonne gestion des archives numériques :

  1. Conservez vos archives dans un local d’archives adapté.
  2. Suivez les conseils du CCB pour un environnement numérique cyber-sécurisé.
  3. Choisissez les supports de stockage adéquats.
  4. Contrôlez régulièrement l’état des supports et des données.
  5. Migrez les données vers un autre support avant qu’il ne soit trop tard.
  6. Choisissez des formats de fichier durables et convertissez les fichiers afin de garantir leur lisibilité
  7. Restez informé des développements technologiques, des tendances et des normes dans la communauté.
  8. Enregistrez suffisamment de métadonnées correctes et appropriées.
  9. Conservez des sauvegardes sur des sites séparés, qui ne sont pas soumis aux mêmes dangers.
  10. Préparez-vous à faire face aux catastrophes d’origine naturelle et humaine.

 

Est-ce que je peux conserver toutes mes archives numériques, actives et passives, dans un même système ?

Les exigences fonctionnelles pour les archives dynamiques, semi-dynamiques et statiques diffèrent :
  • Les dossiers actifs doivent pouvoir être créés, complétés, modifiés et éliminés; il faut qu’ils soient accessibles à tout moment et rapidement.
  • Les dossiers clôturés ne peuvent plus être modifiés ou éliminés, doivent rester lisibles, intègres et authentiques de sorte que les documents peuvent servir comme pièces justificatives ; l’accès ne doit pas toujours être instantané ; le stockage hors ligne (offline) ou de proximité (nearline) peuvent être envisagés.
  • Les archives statiques doivent aussi rester lisibles, intègres et authentiques et peuvent être éliminées ou transférées ; le stockage hors ligne est généralement suffisant.

Pour toutes ces raisons, les dossiers clôturés sont conservés de préférence dans un autre système que celui des dossiers actifs.

Il existe des systèmes de gestion documentaire qui offrent des fonctionnalités d’archivage, mais il faut rester critique. La plupart des logiciels sont adaptés à la gestion de dossiers actifs OU à la gestion des dossiers clôturés.

Qu’en est-il des bases de données ?

Combien de sauvegardes faut-il stocker et où?

Les sauvegardes (back-up) n’ont de sens que si elles garantissent effectivement la dispersion des risques.

Adoptez pour cela les directives suivantes en matière de copie :

  • Conservez au minimum deux exemplaires, et plus si les risques actuels l’exigent.
  • Conservez-les sur des supports séparés.
  • Conservez-les à différents endroits géographiques : dans différents bâtiments, et si possible, séparés par une distance supérieure à 20km, et à des endroits ne présentant pas le même profil de risques (ex : pas dans le bassin d’une même rivière).
  • Conservez les, si possible, sur différents types de support, mais limitez-vous à deux types.
  • Faites une combinaison de stockage online, nearline et offline.

N’oubliez pas de contrôler l’état de vos sauvegardes, comme vous vérifiez l’état de vos fichiers principaux (plus d’info).

Vous pouvez automatiser l’enregistrement des sauvegardes. Il existe deux variantes de ce système :

  • La sauvegarde synchrone est recommandée si l’organisation ne peut se permettre de perdre la moindre donnée et si le temps d’interruption admissible est très court, mais exige un réseau très rapide (= cher et entretien régulier).
  • La sauvegarde asynchrone est moins performant car la réplication des données se fait à intervalles réguliers, mais elle est nettement moins cher et plus simple.

Des directives concrètes se trouvent, entre autres, dans la norme ISO 27040.

A qui peut-être sous-traitée la gestion des archives numériques de mon organisation ?

Lorsque votre organisation ne dispose pas du personnel nécessaire ou du savoir-faire technique pour réaliser certaines tâches, il est préférable de les faire sous-traiter à un fournisseur de services qualifié.
  • Consultez l’offre service du GCLOUD pour les différents services pour et par l’administration.

La loi prévoit aussi depuis 2016 de faire appel à un service de confiance électronique qualifié. L’utilisation de ce type de service sera à terme obligatoire pour la conservation des données et des documents lorsqu'une obligation de conservation est imposée de manière expresse par un texte légal ou réglementaire lorsque la voie électronique est choisie. 

Celui qui ne progresse pas chaque jour, perd chaque jour.

L’évolution technologique ne s’arrête pas :

  • Les supports de stockage tombent en désuétude
  • Les appareils de lecture perdent en popularité et ne sont plus fabriqués
  • De nouveaux formats de fichiers remplacent les anciens
  • Les sociétés de logiciel n’assurent plus la maintenance des anciens logiciels
  • De nouveaux standards industriels se propagent
  • Des brevets expirent
  • …

C’est pourquoi il est crucial d’effectuer une « veille technologique » et de vous tenir au courant des développements technologiques, des tendances et des normes.

Suivez les évolutions dans votre domaine en vous abonnant à des bulletins d’information, en devenant membres de groupes thématiques spécialisés, en suivant des formations… Vous trouverez les dernières tendances et bonnes pratiques sur le site Web des Archives de l'État.

Seuls ceux qui y sont préparés peuvent faire face aux défis que ces développements engendrent.

Comment vos archives papiers doivent être conditionnées et conservées ?

  • Conservez vos archives dynamiques dans des armoires proches du lieu de travail et vos archives semi-dynamiques dans un local d’archives adapté qui est suffisamment proche pour la fréquence de consultation des documents. Des archives statiques peuvent être conservées plus loin du lieu de travail, mais dans tous les cas également dans des conditions appropriées.
  • Conserver les dossiers dont la durée de conservation est longue ou qui sont destinés à un stockage permanent dans des chemises non acides.
    • La chemise doit être suffisamment longue pour laisser un double rabat : de cette manière, les pièces sont bien rangées et protégées.
    • Pour les dossiers d’au moins 2cm d’épaisseur, la chemise sera pliée tout autour et fermée au moyen d’un ruban en lin et rangée, dans la boîte, avec le nœud en haut.
  • Conservez les chemises dans des boîtes solides et non acides qui se rapprochent le plus possible du format du document.
    • Les boîtes restent non acides pendant environ 30 années. Le taux d’acidité peut être mesuré par un marqueur indicateur de pH.
    • Evitez de trop remplir les boîtes ou de les laisser trop vide. Une main doit encore pouvoir glisser à l’intérieur de la boîte. Pour combler l’espace éventuellement vide, utiliser du papier non acide froissé.
    • Les boîtes ne doivent certainement pas être placées sous vide. La circulation de l’air dans une boîte contribue à laisser échapper les émanations acides des documents.
  • Rangez les boîtes d’archives dans des rayonnages ou des armoires solides, en métal.

→ Portez une attention particulière au conditionnement des archives destinées à être transférées aux Archives de l’Etat pour une conservation permanente.

Des chemises et des boîtes non acides peuvent être achetées à un prix avantageux auprès des Archives de l’État ou via le e-catalogue de la Centrale d’achat fédérale (FOR).

Question ou remarque ?

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