Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Documentbeheersystemen

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Sommige organisaties beheren hun informatie in een klassiek klassement, tegenwoordig meestal op een harde schijf, al dan niet in een netwerk en met een afgesproken mappenstructuur. Andere opteren voor een documentbeheersysteem (DMS), afgestemd op de werkprocessen van de organisatie. Wat moet je weten over zo’n systemen?

Wat is een documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem (DBS) of document management system (DMS) is een applicatie voor het gebruik en beheer van de elektronische en eventueel ook papieren documenten die in een organisatie omgaan. Het is een toegangspoort tot de beschikbare informatie, die samenwerking faciliteert en bepaalde handelingen overneemt die in een gewoon klassement manueel moeten gebeuren.

Een documentbeheersysteem dient voor het beheer van dynamisch archief en is niet noodzakelijk geschikt als records management applicatie (RMA) of elektronische archiveringsdienst, die afgewerkte documenten (semi-dynamisch archief en statisch archief) moeten behoeden voor wijzigingen.

Een applicatie die de eigenschappen van een DMS combineert met die van een RMA, noemt men een Electronic Document and Records Management System (EDRMS).

Wat zijn de kenmerken van een goed documentbeheersysteem?

  • Het centraliseert de documenten die in de organisatie omgaan, welke met verschillende programma’s gemaakt of ontvangen kunnen zijn (kantoorsoftware, e-mail…).
  • Het kent een uniek identificatienummer toe aan elk record.
  • Het is geïntegreerd in de andere systemen en werkprocessen van de organisatie.
  • Het laat toe om samen te werken aan documenten en hun status te updaten in de loop van het werkproces.
  • Het helpt de gebruiker om documenten op te slaan op de juiste plaats in het ordeningsplan van de organisatie of doet dit automatisch.
  • Het laat toe om metagegevens van bestanden te capteren, toe te voegen en te bewerken.
  • Bestanden kunnen vlot en met behoud van metagegevens ingeladen en geëxporteerd worden.

Laat je bij het ontwerpen van een systeem of het uitschrijven van een aanbesteding leiden door standaarden:

  • Gebruik ISO 15489 voor een algemeen begrip van de basisprincipes van goed records management.
  • Gebruik MoReq 2010 en/of ISO 16175 voor het identificeren van de voor jouw systeem noodzakelijke functionaliteiten.

Wat zijn de voordelen?

  • De werklast voor gebruikers en de kans op menselijke fouten bij het opslaan, benoemen, verplaatsen, delen of bewerken van documenten is kleiner dan in een klassiek klassement.
  • Er is een beter overzicht van de beschikbare informatie dan in een klassiek klassement.
  • Het is gemakkelijker en kost minder tijd om er specifieke informatie in terug te vinden.
  • Informatie geraakt niet verloren, waardoor de organisatie met een grotere zekerheid verantwoording kan afleggen.
  • Informatie kan beter doorstromen, waardoor derden hun informatie in principe maar één keer moeten doorgeven.

Welke overwegingen moet je maken?

  • Documentbeheersystemen kunnen duur uitvallen.
  • De implementatie kost tijd en geduld.
  • Medewerkers moeten opgeleid worden en gemotiveerd zijn om met het systeem te leren werken.
  • Je wordt voor een stuk afhankelijk van een softwareleverancier.
  • Niet alle documentbeheersystemen zijn even goed te integreren met andere software (van een ander bedrijf).

Het komt er dus op aan om de kosten en baten af te wegen én de offerte van een leverancier en de overeenkomst goed te onderhandelen, of op zijn minst nauwgezet te lezen: waar worden mijn data bewaard, kan ik het contract gemakkelijk stopzetten, is er een permanent beschikbare helpdesk… (Ter inspiratie kan je de Checklist for Cloud Service Contracts van InterPARES gebruiken.)

Welke documentbeheersystemen zijn er?

Documentbeheersystemen delen vaak kenmerken met records management applicaties, cloudopslag software, oplossingen voor collaboratieve documentbewerking of andere toepassingen.

SharePoint van Microsoft is bijvoorbeeld geen documentbeheersysteem in de strikte zin, maar heeft wel verschillende eigenschappen van een DBS, zoals versiebeheer.

Op Capterra.be (gesponsorde website) vind je welke software voldoet aan de functievereisten van je organisatie. Merk op dat de website een brede definitie van DBS-systemen hanteert.

Wie is verantwoordelijk en betrokken bij de invoering van een documentbeheersysteem?

Voor een succesvolle overstap naar een (nieuw) documentbeheersysteem, moet de hele organisatie betrokken worden:

  • De archief- of informatieverantwoordelijke onderzoekt de behoeften, bespreekt ze met de ICT-dienst en begeleidt de organisatie door de verschillende stappen van de transitie. Hij/zij moet goed op de hoogte zijn van de informatiestromen binnen de organisatie en van het beleid van de ICT-dienst. Ervaring met project management en goede relaties met de werkvloer zijn ook aangeraden.
  • De ICT-dienst beschikt over de nodige kennis voor de bouw en/of configuratie van het systeem en voor de integratie met andere systemen binnen de organisatie.
  • De directie moet de knopen doorhakken en dus van in het begin op de hoogte zijn van de verschillende opties en hun voor- en nadelen.
  • Daarnaast moeten alle medewerkers van de organisatie regelmatig geïnformeerd en geconsulteerd worden, aangezien zij het systeem zullen moeten gebruiken.

Stappenplan voor de invoering van een documentbeheersysteem

Het proces wordt normaal begeleid door de archief- of informatieverantwoordelijken van de organisatie. Als in huis niet de juiste vaardigheden aanwezig zijn, kan het project management overgelaten worden aan een consultant.

  1. Planning
    Stel een stappenplan en tijdschema op. Als de organisatie een vaste project management methode heeft, kan deze gebruikt worden. Dan zijn medewerkers alvast vertrouwd met de aanpak.
     
  2. Evaluatie van de huidige situatie
    Analyseer het huidige beleid, records management instructies voor medewerkers, concrete praktijken, relevante wetgeving, gebruikte software, waarvoor en door wie deze gebruikt wordt, hoe deze zich verhoudt tot andere software en tekortkomingen van het huidige systeem.
     
  3. Business case voor de directie
    Geef de directie, die haar goedkeuring moet geven voor de volgende fase, een overzicht van de kosten en baten van het project, van de timing en risico’s en een ruwe schatting van de kost.
     
  4. Op de hoogte brengen van alle medewerkers
    Roep een vergadering bijeen met alle medewerkers om de intentie uit te leggen en onmiddellijk de eerste bezorgdheden weg te nemen, door aan te geven dat alle geledingen geconsulteerd en geïnformeerd zullen worden en dat de nodige opleiding voorzien wordt.
     
  5. Functionele analyse
    Doe een grondig onderzoek van de technische en functionele vereisten waaraan het documentbeheersysteem moet voldoen, op basis van onderzoek naar best practices, interviews met medewerkers op relevante posities en/of een bevraging bij het hele personeel. De MoSCoW-methode kan gebruikt worden om verschillende prioriteiten te geven aan features: onderscheid de ‘must haves’, ‘should haves’, ‘could haves’ en ‘won’t haves’.
    Er kan in deze fase ook gekeken worden welke software er op de markt is die aan de noden kan beantwoorden, of dat het misschien nodig zal zijn om in huis een systeem te ontwikkelen.
     
  6. Overleg met de ICT-dienst
    Toets de functionele analyse af met de ICT-dienst, die kan aangeven wat haalbaar is en wat niet. De behoeften van de gebruikers moeten wel centraal blijven staan. De voorkeuren van de ICT-dienst mogen niet de drijvende factor worden.
     
  7. Uitwerken van een voorstel voor de directie (en andere medewerkers)
    Werk verschillende scenario’s uit voor de directie om uit te kiezen, op basis van de conclusies van het overleg met de ICT-dienst: welke software, in welke versie en wat de kostprijs zal zijn. Met instemming van de directie, kan je ook de rest van het personeel consulteren. Anders plan je op dit moment een informatieve sessie in.
     
  8. Voorbereiding van de implementatie
    Plan de concrete vereisten voor de transitie. Welke software moet worden aangekocht? Via welke weg? Welke huidige software, hardware of instellingen moeten worden aangepast? Hoe en door wie? Hoe moet de nieuwe software geconfigureerd worden? Hoe zullen gegevens uit het oude systeem gemigreerd worden? Welke problemen zijn te verwachten? Is er een aanpassing van het ordeningsplan nodig?
     
  9. Aankoop van de software
    Je ICT-dienst koopt een licentie aan of je schrijft een aanbesteding uit.
     
  10. Configuratie van de software
    Je ICT-dienst installeert en stelt de gekozen applicatie in.
     
  11. Migratie van de bestanden
    Het is waarschijnlijk dat er problemen zullen opduiken bij de migratie van de bestanden of de integratie van het systeem met de werkprocessen. Voorzie hiervoor de nodige tijd in de planning.
     
  12. Testen van het systeem
    Ga na of aan alle functionele vereisten effectief voldaan is (behalve degene die bewust achterwege gelaten zijn). Alle medewerkers komen in deze fase in aanmerking als testpubliek.
     
  13. Opleiding
    Gebruikers moeten voor de finale lancering van het systeem opgeleid worden, zodat ze weten wat hen te wachten staat. Dit is ook een laatste gelegenheid voor feedback op de configuratie van het systeem.
     
  14. Lancering van het systeem
    Zorg ervoor dat werknemers snel geholpen kunnen worden met vragen en problemen.
     
  15. Opvolging
    Plan en begroot de opvolging van het project: ondersteuning voor gebruikers, feedbackverwerving en -verwerking, opleiding van toekomstig personeel, software-updates etc.

Hoelang duurt de invoering van een documentbeheersysteem?

Dit is zeer afhankelijk van de omvang en middelen van de organisatie en van de bereidwilligheid van de stakeholders.

Doorgaans is het volledige project, van het voorbereidend onderzoek tot de oplevering, een kwestie van enkele jaren.

Welke invloed heeft een documentbeheersysteem op archiefbeheer en -selectie?

Bij de waardering en selectie van archief wordt de historische waarde ervan geëvalueerd. Deze afweging is onafhankelijk van de vorm en het systeem waarin de informatie opgeslagen is. In selectielijsten vind je daarom geen verwijzingen terug naar de formaten of documentbeheersystemen die een organisatie gebruikt, maar de selectieregels zijn even goed van toepassing op documenten in die systemen.

Documentbeheersystemen kunnen wel helpen bij de selectie van archief, wanneer de bewaartermijn en bestemming van documenten er als metagegevens in worden opgeslagen. Sommige systemen bevatten ook functies voor levenscyclusbeheer, zoals het toekennen van retentielabels labels en bewaarbeleid. Laat een programma overigens nooit automatisch, zonder goedkeuring van een informatiebeheerder, informatie vernietigen!

Documentbeheersystemen kunnen ook gekozen of geprogrammeerd worden om informatiebeheerders te helpen bij het maken van duurzame bewaarkopieën van bestanden in kwetsbare formaten en bij het monitoren van de integriteit van documenten. (Dit behoort tot de vereisten van gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten.)

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement