• Wat is archief?
• Wanneer wordt een document archief?
• Wat is overheidsarchief en wat is privé-archief?
• Wat is digitaal archief en wat gedigitaliseerd archief?
• Wat met persoonsgegevens?
• Waarom bewaren we archief?

Wat is archief?

Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden. Archief kan een papieren document zijn, een digitaal bestand, een foto, een film, een geluidsopname, enz. Archief houdt altijd verband met een activiteit van degene die het heeft opgesteld of ontvangen. Een document hoeft niet noodzakelijk "oud" te zijn om een archiefstuk te zijn.

Wanneer wordt een document archief?

Van bij zijn ontstaan. Archief kent een levenscyclus met 3 fasen:

• Zolang de ambtenaar er dagelijks gebruik van maakt, behoort het tot het "dynamisch" archief.
• Wanneer het vervolgens niet meer regelmatig geraadpleegd wordt maar enkel nog administratieve of juridische waarde heeft voor de dienst (bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn nog niet verstreken is), dan bevindt het zich in een "semi-dynamische" fase.
• Wanneer het totaal geen administratief of juridisch nut meer heeft voor de dienst wordt het "statisch" archief. In dit stadium wordt het enkel nog bewaard voor zijn historische, culturele en erfgoedwaarde.

Wat is overheidsarchief en wat is privé-archief?

Overheidsarchief is al het archief van de overheidssector, dus die documenten die door de overheidsinstellingen in het kader van hun activiteiten werden opgemaakt en ontvangen. Het behoort tot de staat, het gewest, de gemeenschap, de provincie of de gemeente, het OCMW, de kerkfabriek. Privé-archief wordt opgemaakt of ontvangen door personen, verenigingen, ondernemingen en instellingen uit de privé-sector. Soms is het onderscheid moeilijk te maken: archief van een kerkfabriek is bijvoorbeeld overheidsarchief, terwijl parochiearchief een privé-archief is.

Wat is digitaal archief en wat gedigitaliseerd archief?

Digitaal archief zijn documenten die in digitale vorm zijn ontstaan (in het Engels gebruikt men de term born-digital archives). Gedigitaliseerd archief zijn documenten die oorspronkelijk waren vastgelegd op een klassieke drager (papier, perkament, fotografische glasnegatieven, enz. ) en die vervolgens, onder meer via scanning, op een digitale drager werden gekopieerd. Gedigitaliseerde archieven zijn dus kopieën.

Wat met persoonsgegevens?

Een nieuwe Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, stelt dat persoonsgegevens niet langer dan nodig dienen bewaard te worden (d.i. het principe van de opslagbeperking). Daarom gaan nu in sommige administraties stemmen op om over te gaan tot over te gaan tot wissing van persoonsgegevens en zelfs tot vernietiging van documenten met persoonsgegevens van zodra deze geen gebruikswaarde meer hebben voor de dienst. De Verordening voorziet echter een uitzondering voor verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, waardoor de archiefwet van toepassing blijft.

Waarom bewaren we archief?

Om wettelijke redenen (cf. de archiefwet en hoofdstuk 'Wettelijk kader'), maar ook om administratieve redenen en in het kader van goed bestuur. Archief biedt een organisatie immers de mogelijkheid haar beslissingen en activiteiten te rechtvaardigen bij beleidsmakers en burgers/klanten. Ze vormen het bewijs van beslissingen die voor de betrokkenen een administratieve en juridische draagwijdte hebben. Geen democratie zonder archief! Archief bevat voorts informatie die onontbeerlijk is voor de dagelijkse werking van een organisatie en vormt een onmisbaar instrument inzake kennisbeheer. Wanneer het tenslotte geen administratief en juridisch nut meer heeft, kan het nog altijd historisch-culturele waarde bezitten.