• Les archives : qu’est-ce que c’est ?
• Quand un document devient-il une archive ?
• Que sont les « archives publiques » et « archives privées » ?
• Que sont les archives numériques et les archives numérisées ?
• Qu’en est-il des données à caractère personnel ?  
• Pourquoi conserver les archives ?

Les archives : qu’est-ce que c’est ?

Les archives sont des documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par tout organisme, personne ou groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés à être conservés au moins pendant un certain temps. Une archive peut être un document en papier, un fichier électronique, une photographie, un film, un enregistrement sonore, etc. Une archive est toujours liée à une activité de celui ou celle qui l’a créée ou reçue. Pour être une archive, un document n’est pas nécessairement vieux.

Quand un document devient-il une archive ?

Dès sa création. Les archives ont un cycle de vie divisé en 3 phases :

• Tant qu’elles sont utilisées quotidiennement par les agents, elles sont dites courantes ou dynamiques.
• Ensuite, quand elles ne sont plus consultées quotidiennement, mais qu’elles ont encore une valeur administrative ou juridique pour le service (par exemple les délais de prescription ne sont pas écoulés), elles sont dans la phase semi-dynamique de leur vie, appelée aussi intermédiaire.
• Lorsqu’elles ont perdu toute valeur administrative ou juridique pour le service, elles deviennent des archives statiques ou définitives. A ce stade, on les conserve uniquement pour leur valeur historique, culturelle, patrimoniale.

Que sont les « archives publiques » et « archives privées » ?

Les archives publiques sont en fait les archives du secteur public, celles qui sont créées et reçues par les institutions du secteur public dans le cadre de leurs activités. Elles appartiennent au domaine public de l’Etat, de la Région, de la Communauté, de la province, de la commune, du CPAS, de la fabrique d’église. Les archives privées sont créées et reçues par les personnes, les associations, les entreprises, les organismes du secteur privé. Parfois ce n’est pas évident de faire la distinction. Par exemple, les archives d’une fabrique d’église font partie des archives publiques, alors que celles de la paroisse font partie des archives privées.

Que sont les archives numériques et les archives numérisées ?

Les archives numériques sont les documents qui sont créés d’emblée sous forme numérique (en anglais on parle de born-digital archives). Les archives numérisées sont les documents qui ont été créés originellement sur un support classique (papier, parchemin, plaque de verre photographique par exemple) et qui ont ensuite été copiés sous un format numérique par scannage notamment. Les archives numérisées sont donc des copies.

Qu’en est-il des données à caractère personnel ?  

Le nouveau Règlement européen sur la protection des données stipule que des données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire (le principe de la limitation de la conservation). C’est pourquoi des voix se lèvent au sein de certaines administrations pour que les données à caractère personnel soient effacées, voire que les documents contenant de telles données soient éliminés dès qu’ils n’ont plus de valeur utile pour le service. Toutefois, le Règlement prévoit une dérogation pour le traitement en vue d’un archivage dans l’intérêt public, de sorte que loi sur les archives reste d’application.

Pourquoi conserver les archives ?

Les archives sont conservées pour des raisons légales (cf. loi sur les archives et rubrique Cadre légal), mais aussi pour des raisons administratives et de bonne gouvernance. Les archives permettent à une organisation de justifier ses décisions et ses activités auprès des décideurs politiques et des citoyens/clients. Elles sont la preuve de décisions qui ont une portée administrative et juridique pour les personnes concernées. Elles prouvent donc des droits et des devoirs. Pas de démocratie sans archives ! Elles sont le support de l’information nécessaire au fonctionnement quotidien d’une organisation et sont un outil essentiel de la gestion des connaissances. Enfin, quand elles n’ont plus d’utilité administrative et juridique, elles peuvent avoir un intérêt pour l’Histoire, le patrimoine culturel de l’humanité.