• Wie moet ik contacteren als ik archief wil vernietigen?
• Wat zijn de administratieve formaliteiten?
• Mag ik archief van mijn instelling/dienst vernietigen indien er nog geen archiefselectielijst beschikbaar is?
• Moet ik toestemming vragen aan het Rijksarchief als ik dubbels van documenten wil vernietigen?
• Moet ik toestemming vragen aan het Rijksarchief als ik papieren documenten na digitalisering wil vernietigen?
• Ik heb toestemming, maar hoe organiseer ik nu de concrete fysieke vernietiging …
  • Van papieren archief?
  • Van digitaal archief?

Wie moet ik contacteren als ik archief wil vernietigen?

Instellingen waarvan de bevoegdheden zich uitstrekken over het gehele land of het grootste deel van het land, nemen contact op met Afdeling 1 "Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie" (inspect@arch.be). De andere instellingen brengen hun archief naar het Rijksarchief van het ressort waar zij hun zetel hebben.

Wat zijn de administratieve formaliteiten?

• Vul het aanvraagformulier tot machtiging van vernietiging van archiefbescheiden in en stuur het naar de Afdeling toezicht en advisering (inspect@arch.be) of naar het Rijksarchief van het ressort waar uw instelling zijn zetel heeft.
  Indien uw instelling over een selectielijst beschikt, moet dit verzoek minstens 30 dagen voor de effectieve vernietiging gebeuren. Indien er geen selectielijst beschikbaar is, moet de aanvraag minstens 60 dagen voor de geplande vernietiging gebeuren.
• Het Rijksarchief bezorgt u dan een machtiging via elektronische weg (in pdf/a formaat) of via de post.

Mag ik archief van mijn instelling/dienst vernietigen indien er nog geen archiefselectielijst beschikbaar is?

Ja, het Rijksarchief levert ook specifieke toelatingen voor vernietiging af, voor instellingen die nog niet over een selectielijst beschikken. Neem in dit geval contact op met de bevoegde dienst van het Rijksarchief.

Moet ik toestemming vragen aan het Rijksarchief als ik dubbels van documenten wil vernietigen?

Neen, voor het vernietigen van dubbels en kopieën, dus het schonen van archief, is geen toestemming van het Rijksarchief nodig. Het zijn immers documenten die geen unieke of nieuwe informatie bevatten.

Moet ik toestemming vragen aan het Rijksarchief als ik papieren documenten na digitalisering wil vernietigen?

Opgelet! Deze vraag heeft enkel betrekking op de vernietiging van documenten in uitvoering van art. 5 van de archiefwet van 24 juni 1955 gewijzigd bij wet van 6 mei 2009. Lees zeker vooraf het antwoord op vraag 8: Wat is substitutie? Hebben digitale kopieën van papieren documenten dezelfde juridische waarde als de originele documenten?

Het antwoord hangt af van het stadium van de levenscyclus van de documenten.

• Neen, in het geval van (semi-)dynamische archieven. De informatie als dusdanig wordt immers niet vernietigd; ze verandert enkel van drager. Uw instelling dient er wel voor te zorgen dat de definitieve bestemming van de documenten zoals vastgelegd in de archiefselectielijsten wordt gerespecteerd en dat de noodzakelijke voorzorgen worden genomen om de blijvende authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de documenten op lange termijn te garanderen. Opgelet: voor dynamische archieven ouder dan 30 jaar geldt veiligheidshalve de regeling in de volgende paragraaf.
• Ja, in het geval van statische archieven. In dit geval dient u contact op te nemen met de bevoegde dienst van het Rijksarchief vooraleer tot de vernietiging van de papieren originelen over te gaan. Het Rijksarchief zal geval per geval beoordelen en beslissen of de originele, papieren dossiers overgebracht moeten worden en/of de gedigitaliseerde dossiers.

Ik heb toestemming, maar hoe organiseer ik nu de concrete fysieke vernietiging …

• Van papieren archief?

  Het is belangrijk dat de documenten worden vernietigd op een dusdanige manier dat ze niet meer opnieuw kunnen worden gereconstrueerd (soms bevatten ze immers persoonsgevoelige of geclassificeerde gegevens). Bij papieren archief betekent dit dat de documenten moeten worden versnipperd, met de hand of met een papiervernietiger. Voor het vernietigen van grote hoeveelheden papieren archief kan u beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na vernietiging een attest aflevert.

• Van digitaal archief?

  Bij digitaal archief volstaat het niet de gegevens te wissen met de delete-toets. Optische schijven moeten verbrijzeld worden en elektromagnetische informatiedragers, zoals banden, diskettes en harde schijven moeten gedemagnetiseerd worden. Voor het vernietigen van grote hoeveelheden informatiedragers kan u beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na vernietiging een attest aflevert.