- Zijn er wettelijke bepalingen m.b.t. de overbrenging?
- Wat is de impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming?
- Wie moet archief overbrengen naar het Rijksarchief?
- Zijn er diensten die vrijgesteld zijn van overbrenging van archief naar het Rijksarchief?
- Wanneer moet ik archief overbrengen?
- Welk archief moet ik overbrengen?
- Naar waar moet ik archief overbrengen?
- Wie moet ik contacteren als ik archief wil overbrengen?
- Wie betaalt de kosten?
- Archief moet in 'goede, geordende en toegankelijke staat' overgebracht worden. Wat betekent dit?
- Hoe organiseer ik een overbrenging van archief?
- Hoe moet het archief verpakt zijn?
- Wie staat in voor het transport?
- Wat zijn de administratieve formaliteiten?
- Wat gebeurt er na de overbrenging met de archieven?
- Kan het Rijksarchief overgebrachte archieven nog vernietigen?
Zijn er wettelijke bepalingen m.b.t. de overbrenging?
Ja, de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 en het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955. Voor meer informatie: zie wettelijk kader.
Wat is de impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming?
Een nieuwe Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, stelt dat persoonsgegevens niet langer dan nodig dienen bewaard te worden (d.i. het principe van de opslagbeperking). Daarom gaan nu in sommige administraties stemmen op om over te gaan tot wissing van persoonsgegevens en zelfs tot vernietiging van documenten met persoonsgegevens van zodra deze geen gebruikswaarde meer hebben voor de dienst. De Verordening voorziet echter een uitzondering voor verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, waardoor de archiefwet van toepassing blijft.
Wie moet archief overbrengen naar het Rijksarchief?
De rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen, de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen.
Gemeenten en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, kunnen hun archieven naar het Rijksarchief overbrengen. Hetzelfde geldt voor privé-personen en privaatrechtelijke vennootschappen of verenigingen.
Zijn er diensten die vrijgesteld zijn van overbrenging van archief naar het Rijksarchief?
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Defensie worden vrijgesteld van overbrenging van hun archieven van minder dan 50 jaar op voorwaarde dat:
- de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven worden gewaarborgd;
- het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan consulteren.
Andere instellingen kunnen door de Algemeen Rijksarchivaris voor een (hernieuwbare) termijn van tien jaar worden vrijgesteld van overbrenging indien hun documenten nog administratief nut hebben.
Wanneer moet ik archief overbrengen?
De algemene regel is dat archieven overgebracht worden als ze meer dan 30 jaar oud zijn en geen administratief nut meer hebben. Administraties kunnen hun archieven echter langer dan 30 jaar bijhouden wanneer zij nog administratief nut hebben. De Algemeen Rijksarchivaris kan vrijstellingen verlenen voor een (hernieuwbare) termijn van tien jaar. En omgekeerd kunnen documenten jonger dan 30 jaar die geen administratief nut meer hebben, in overleg met het Rijksarchief al vroeger worden overgebracht. Opgelet! Niet alle archieven zijn bestemd voor eeuwige bewaring (en dus overbrenging naar het Rijksarchief). Zie hiervoor het antwoord op de volgende vraag.
Welk archief moet ik overbrengen?
Archieven van meer dan 30 jaar oud die geen administratief nut meer hebben en die door het Rijksarchief werden geselecteerd als blijvend te bewaren archief. Concreet betekent dit dat het archief in de selectielijst van uw instelling de bestemming 'bewaren en overbrengen' heeft. Zie een overzicht van de beschikbare archiefselectielijsten.
Indien voor uw instelling nog geen archiefselectielijst beschikbaar is, neem dan contact op met het Rijksarchief.
Naar waar moet ik archief overbrengen?
Instellingen waarvan de bevoegdheden zich uitstrekken (of hebben uitgestrekt) over het gehele land of het grootste deel van het land brengen hun archieven over naar het Algemeen Rijksarchief.
De andere instellingen brengen hun archief over naar het Rijksarchief van het ressort waar zij hun zetel hebben (of hadden op het ogenblik van de opheffing).
Wie moet ik contacteren als ik archief wil overbrengen?
De contactgegevens van de verschillende rijksarchieven bevinden zich op de website van het Rijksarchief.
Wie betaalt de kosten?
De kosten voor de overbrenging (verpakking, personeelsinzet, transport) zijn voor publiekrechterlijke archieven ten laste van de bewaargever, voor privaatrechterlijke archieven ten laste van het Rijksarchief.
Archief moet in 'goede, geordende en toegankelijke staat' overgebracht worden. Wat betekent dit?
Goede staat betekent: in minimale materiële omstandigheden die een goede bewaring van de dragers en van de informatie die erop vastgelegd is garanderen.
De geordende en toegankelijke staat veronderstelt een coherente archivering die het mogelijk maakt vrij snel informatie en documenten terug te vinden .
Hoe organiseer ik een overbrenging van archief?
Papieren en digitale overheidsarchieven die geen administratief nut meer hebben en die volgens een archiefselectielijst of een beslissing van het Rijksarchief historische waarde bezitten, moeten conform de Archiefwet na 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht worden. Klik hier voor meer informatie over de richtlijnen, procedures en formulieren.
Hoe moet het archief verpakt zijn?
De archieven moeten verpakt zijn in verpakkingsmateriaal dat voldoet aan de minimale kwaliteitseisen overeenkomstig het lastenboek opgesteld door het Rijksarchief. Zuurvrije omslagen en dozen kunnen aan voordelige prijzen aangekocht worden bij het Rijksarchief.
Wie staat in voor het transport?
De overbrenging van overheidsarchieven gebeurt door toedoen en op kosten van de overbrengende instantie.
De overbrenging van particuliere archieven gebeurt door toedoen en op kosten van het Rijksarchief.
Wat zijn de administratieve formaliteiten?
Er wordt een attest van overbrenging opgemaakt in twee exemplaren. Dit beschrijft het overgebrachte archief en vermeldt de beperkingen inzake raadpleegbaarheid. Het attest wordt getekend door beide partijen die elk een exemplaar ontvangen.
Bij een bewaargeving (instellingen die niet verplicht zijn archieven over te brengen, privé-personen en private instellingen) sluiten de organisatie die het archief in bewaring geeft en het Rijksarchief een overeenkomst van bewaargeving die onder meer bepaalt dat het archief eigendom blijft van de organisatie. Deze overeenkomst wordt door beide partijen ondertekend vooraleer het archief naar het Rijksarchief wordt overgebracht. Vervolgens wordt een verklaring van bewaargeving opgesteld.
Wat gebeurt er na de overbrenging met de archieven?
De archieven worden in het Rijksarchief bewaard in speciaal daarvoor toegeruste ruimten die beantwoorden aan strenge eisen inzake temperatuur, luchtvochtigheid en brand- en waterbeveiliging. Medewerkers van het Rijksarchief vormen de overbrengingslijsten om tot inventarissen die in papieren vorm en online ter beschikking gesteld worden. De archieven kunnen door onderzoekers en rechts- en bewijszoekende burgers geraadpleegd worden, mits inachtneming van de regelgeving inzake privacy. De archieven kunnen ook gebruikt worden bij de organisatie van tentoonstellingen of de uitgave van publicaties.
Kan het Rijksarchief overgebrachte archieven nog vernietigen?
Ja, maar niet zonder voorafgaande toestemming van de administratie die de archieven heeft overgebracht. In de praktijk gebeurt dit slechts zelden.
