Archives de l'État en Belgique

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Les archives sont essentielles à tout établissement public pour son bon fonctionnement. Elles permettent à une organisation de justifier ses décisions et ses activités auprès des décideurs politiques et des citoyens/clients. Elles sont la preuve de décisions qui ont une portée administrative et juridique pour les personnes concernées. Peu importe si ces archives sont en papier  ou numériques, si elles ont été produites il y a quelques minutes ou plusieurs années. Quand elles n’ont plus d’utilité administrative et juridique, les archives peuvent avoir un intérêt pour l’Histoire, le patrimoine culturel de l’humanité. Elles sont alors transférés aux Archives de l’État.

Vous travaillez dans une administration publique, êtes producteur d’archives ? Vous souhaitez vous informer sur tous les aspects de la gestion archivistique ? Vous trouverez, dans cette partie du site, des informations sur le cadre légal, les directives, les instruments relatifs à une bonne gestion, le tri et le transfert de documents aux Archives de l’État, les formations existantes, la participation à des réseaux professionnels ou encore des réponses aux questions fréquentes.

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Actualités
Les Archives de l'État au Salon des Mandataires

Ces jeudi 16 et vendredi 17 février 2017, les Archives de l’État participaient au Salon des Mandataires à Marche-en-Famenne, le rendez-vous incontournable des pouvoirs locaux. 
Les Archives de l’État veillent à la sauvegarde et la valorisation du patrimoine archivistique local. Dans le cadre du projet Archives locales de Wallonie, nos archivistes trient et classent les archives des communes et CPAS, aident le personnel à une meilleure gestion des flux documentaires, organisent le transfert des archives historiques aux Archives de l’État, etc.

21/12/2016 - Gestion d'archives

Ce 21 décembre 2016, un arrêté ministériel relatif aux locaux d'archives a été publié au Moniteur belge. Cet arrêté détaille les prescriptions techniques et normes auxquelles doivent satisfaire les locaux d’archives de certains services et établissements publics. Pour les Archives de l’État, la publication de cet arrêté ministériel marque un nouveau pas important vers un cadre réglementaire clair ayant pour objectif de stimuler les services publics à mener une politique archivistique rationnelle, visant à garantir une conservation durable des informations sociétales pertinentes.

Combien de temps devons-nous conserver ces documents ? Voici la question la plus fréquemment posée aux archivistes et aux gestionnaires d'informations. La réponse varie en fonction des critères administratifs, juridiques, historiques et scientifiques qui sont rassemblés dans un tableau de tri des archives. Depuis peu, les villes et communes flamandes peuvent disposer d’une nouvelle version du tableau de tri concernant leurs archives.

Le 21 juillet dernier, une nouvelle loi a été promulguée, mettant en œuvre et complétant le règlement européen du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Ce règlement européen (e-IDAS) consacre les services de confiance suivants : la signature, le cachet, l’horodatage et le recommandé électroniques. La loi belge complète le règlement européen en introduisant un cadre de confiance concernant l’archivage électronique.

Le projet Dariah (Digital Research Infrastructure for the Arts and Humanities) est une infrastructure européenne de recherche numérique pour les arts et les sciences humaines. Ce projet a pour mission de développer et de soutenir la recherche numérique dans toutes les disciplines des sciences humaines et des arts. Depuis octobre 2016, les Archives de l’État y assurent, avec la Kazerne Dossin et l'Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis, la coordination du groupe de travail Sustainable Publishing of Archival Catalogues.

Transition numérique des administrations fédérales

Il y a quelques mois, les Archives de l’État ont lancé un projet visant à faciliter la transition numérique des administrations fédérales. Objectif : développer un modèle pour la transformation, l’organisation et la gestion d’archives hybrides. Ainsi est né le projet de recherche HECTOR (Hybrid Electronic Curation, transformation and organization of records). Fiona et Sébastien vous en parlent…

Collaboration avec le SPF Finances : découvrez la vidéo du projet !

En 2012, le SPF Finances décidait de rationaliser la gestion de ses archives et de se mettre en conformité avec la législation archivistique en vigueur. Le SPF s'adresse alors aux Archives de l’État. En février 2013, le projet Saturn est lancé. Le traitement des 10 km d’archives papier du SPF Finances a pu être réalisé assez aisément. Ce projet a permis aux Archives de l’État de faire des acquisitions d'intérêt. Il a également permis de libérer de l’espace pour améliorer le fonctionnement du SPF Finances et faciliter le passage vers le numérique. Fin décembre 2015, le projet Saturn a été prolongé de trois ans, jusque janvier 2019. Des archivistes des Archives de l’État et des collaborateurs des Finances expliquent ce projet.

 Découvrez la vidéo

En près d'un an, les Archives de l’État et le SPF Économie ont traité ensemble 8 kilomètres linéaires d’archives issues de l'ancien ministère fédéral de l'Agriculture : 6,3 km d'archives ont été éliminés, 900 mètres resteront au SPF Économie en raison de leur utilité administrative et plus de 800 mètres d'archives seront conditionnés, inventoriés et transférés aux Archives de l’État. Parmi les archives sauvegardées figurent notamment des documents sur l'inspection vétérinaire, les concours nationaux ou l'Office National des Débouchés Agricoles et Horticoles.

Vers un travail digital durable : trajet de formation pour les fonctionnaires fédéraux

Un bureau paperless et numérique, voilà un défi commun à toutes les organisations. Mais passer du papier au numérique n’est pas toujours évident. Lors du trajet de formation Vers un travail digital durable, organisé par l’IFA, vous trouverez vous-même des solutions. Posez votre candidature en présentant un projet de digitalisation propre à votre organisation. Si votre projet est sélectionné, vous pourrez suivre quatre workshops et profiter d’un an d’accompagnement pour la mise en place de votre projet. Vos guides ? Des experts en gestion documentaire et de l’information des Archives de l’État.

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Le fonds des archives communales de Beez, dont l'inventaire vient d'être publié, comporte 22 mètres linéaires de documents datant des années 1806 à 1981. Il témoigne de manière assez classique de l’activité des organes politiques et de l’administration d’une petite commune durant la période contemporaine jusqu’à sa suppression suite à la fusion des communes, en 1977. Dans les prochaines années, certaines archives conservées autrefois l’ancienne maison communale pourraient réapparaître...

13/01/2016 - Gestion d'archives
Le projet SATURN prolongé pour trois ans

Lancé en 2013 par les Archives de l’État, le projet SATURN a enregistré de beaux résultats. En 3 ans, quelque 10 kilomètres d’archives papier du SPF Finances ont été traitées ! Grâce à ce projet, les Archives de l’État ont fait d'importantes acquisitions. Saturn a également permis de libérer de l'espace au sein du SPF Finances et d'y faciliter le passage du papier au numérique. Face à ce bilan positif, le Ministre des Finances et la Secrétaire d’État à la Politique scientifique ont signé, fin décembre 2015, une nouvelle convention prolongeant le projet SATURN pour trois ans. Une excellente nouvelle pour les Archives de l'État et le personnel en charge du projet !

En 2009, les Archives de l’État avaient validé un tableau de tri des archives des CPAS flamands. Ce tableau de tri a été élaboré en collaboration avec un groupe de travail de l’association flamande des bibliothèques, archives et centres de documentation qui se réunit régulièrement depuis 2004. La nouvelle version de ce tableau de tri, finalisée en septembre 2015, vient d’être mise en ligne pour consultation. Au printemps 2016, les dépôts des Archives de l’État en Flandre inviteront les responsables des CPAS à une séance d’information concernant de ce tableau.

Les supports électroniques et les éditions papier coexistent depuis longtemps, non sans certains problèmes. De ce constat est né le projet de gestion et d’archivage de documents d’archives hybrides. Ainsi par exemple, un document créé par une application internet peut être imprimé, signé et être intégré dans des processus de travail sous une forme nouvelle. Les Archives de l'Etat ont mis la problématique à l'agenda du Congrès de l'ICA, qui se déroulait à Reykjavik fin septembre 2015.

Ce lundi 29 juin 2015, les Archives de l’État à Anvers-Beveren accueillaient le Ministre des Finances et la Secrétaire d’État à la Politique scientifique. Objectif ? Présenter l’établissement ainsi que les projets menés actuellement avec le SPF Finances.

Le 1er janvier 1995, la province unitaire du Brabant était scindée en plusieurs entités : la province du Brabant wallon, la province du Brabant flamand et la Région de Bruxelles-Capitale. Suite à cette évolution, la recherche d’informations d’origine provinciale est devenue (encore) plus fastidieuse. En effet, les archives présentant encore, à l’époque, une utilité administrative ont été réparties entre les différents successeurs en droit de la province unitaire du Brabant. Depuis plusieurs années, les Archives de l’État font d’importants efforts pour vous aider à traverser ce « labyrinthe archivistique ».

SATURN et MONETA : deux projets relatifs aux archives du SPF Finances

Le SPF Finances a déjà transféré vers les dépôts des Archives de l’État ou éliminé près de 9 km d'archives dans le cadre du projet SATURN. Les premiers inventaires, dont quelques instruments de recherche relatifs aux bureaux des hypothèques, viennent d’être publiés. Découvrez sans tarder les archives hypothécaires ainsi que quelques conseils pour les consulter. Un projet baptisé MONETA vient, par ailleurs, d’être lancé en avril 2015 afin d’offrir un aperçu général des archives des services centraux du SPF Finances.

Le développement croissant des services numériques des établissements d’archives a amené la communauté archivistique européenne à réunir les expériences et les expertises autour d’un projet pionnier : la mise sur pied d’un portail commun pour les archives. Les Archives de l’État participent à ce projet APEx et coordonnent par ailleurs les contributions belges en invitant les autres établissements belges d’archives à y participer.

Ces dernières années, les Archives de l’État acquièrent de plus en plus d’archives paroissiales. Bien que ces acquisitions présentent des différences régionales considérables en volume et en fréquence, le phénomène se vérifie dans toute la Belgique. En concertation avec les diocèses et avec l’aide de nombreux bénévoles, les Archives de l’État cherchent des solutions de conservation à long terme. Le cas de l’évêché de Gand constitue un bel exemple.

27/01/2015 - Gestion d'archives

La compétence sur les archives des administrations publiques flamandes est partagée entre les pouvoirs publics fédéraux et flamands, respectivement en vertu de la Loi sur les archives et du Décret flamand relatif à l'organisation des archives administratives et de gestion. En 2014, cette répartition des compétences a été clarifiée par des arrêts de la Cour constitutionnelle et du Conseil d’État. Ces arrêts sont cependant difficilement interprétables sans expertise juridique. C’est pourquoi les Archives de l’État et le Coördinerende Archiefdienst de la Région flamande ont élaboré un tableau récapitulant cette répartition des compétences.

Il est plutôt rare qu’une problématique qui préoccupe très fort les archivistes soit également au centre de l’attention d’un public international et diversifié. La question de l’équilibre délicat entre la protection de la vie privée et le droit ou le devoir de mémoire fait toutefois exception à cette règle générale. Le 2 décembre 2014, les Archives générales du Royaume ont été le lieu de rassemblement d’une trentaine d’experts qui y ont participé à un atelier sur ce thème d’actualité.

Le projet Archives du SPF Finances a été lancé il y a environ un an et demi. Trois équipes de deux collaborateurs s’occupent intensivement du tri, du traitement matériel, de l’inventoriage et du transfert des archives du SPF Finances aux Archives de l’État. Voici un état d’avancement du projet.

03/11/2014 - Gestion d'archives

Le 1er janvier 2015, l’organisation des services d’incendie passera du niveau communal à un système zonal. Dans le cadre de cette réforme, les Archives de l’État, en concertation avec le SPF Intérieur, attirent l’attention sur la problématique des archives des services d’incendie.

Le tri des archives représente pour les villes et communes une mission très exigente. Les tableaux de tri des archives des communes flamandes, rédigés dans les années 1980-1990, étaient sujets à révision suite à de nombreuses (r)évolutions légales, organisationnelles et technologiques. Un groupe de travail de la VVBAD (association flamande pour les bibliothèques, les archives et la documentation) s'en est occupé et le 11 juillet 2014, l'archiviste général du Royaume a validé la nouvelle version du tableau de tri des archives des communes flamandes.

En 2012, Les Archives de l’État ont publié un dossier contenant des conseils pratiques destinés aux personnes en charge des archives au sein des paroisses et fabriques d’église en Wallonie. Etablissements publics, les fabriques d’église sont soumises à la surveillance des Archives de l’État pour les documents qu’elles produisent et conservent. A l'inverse, les paroisses sont des organes privés dont les archives peuvent faire l’objet d’un don ou d’un dépôt aux Archives de l’État.

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