La Banque de données des actes de l'état civil (BAEC) est la banque de données centrale qui contient tous les actes de l'état civil et depuis laquelle il est possible de les gérer. Cette banque de données centrale remplace les registres locaux qui étaient auparavant tenus par les communes et les consulats. Le passage à cette banque de données signifie également l’établissement d’actes standardisés, documentaires et uniformes.

La BAEC est alimentée et utilisée par les communes (officiers de l'état civil et personnes qu'ils ont mandatées, à qui la constitution confère la compétence d'établir des actes de l'état civil et de tenir des registres ; par les consulats (fonctionnaires consulaires, qui disposent de certaines compétences en matière d'état civil) et, plus rarement, par les officiers désignés par le ministre de la Défense ou par l'autorité déléguée à cet effet, qui peuvent établir des actes de décès dans certains cas bien déterminés.

Par ailleurs, les tribunaux et le SPF Justice alimentent eux aussi la BAEC avec des données spécifiques. Certaines de ces données sont traitées automatiquement par la BAEC (divorces, changements de nom, etc.) tandis que d'autres sont envoyées à l'officier de l'état civil compétent (jugements rectificatifs, contestations de filiation, décisions d'adoption, etc.).

La communication se déroule par le biais de services en ligne : depuis les applications client des communes, des consulats et des services du SPF Justice, les données sont envoyées à la BAEC et obtenues par ce biais (établissement/consultation/migration d'actes, génération de copies conformes et d'extraits, etc.).

La BAEC est gérée par un Comité de gestion BAEC, chargé d’assurer l'organisation et la gestion de la BAEC et de déterminer les mesures nécessaires pour garantir le caractère immuable, la confidentialité et la conservation des actes de l'état civil contenus dans la BAEC. Ce comité est composé de représentants des autorités communales, du Service Public Fédéral Justice, du Collège du ministère public, du Collège des cours et tribunaux, du Service Public Fédéral Intérieur, du Service Public Fédéral Affaires étrangères et des Archives de l'État.

L’arrêté ministériel du 30 mars 2023 a désigné les membres du comité de gestion de la BAEC. En étant représentées au sein de ce comité, les Archives de l’État veillent à la bonne conservation de ces importantes données que sont les actes d’état civil.

Pour en savoir plus

• Modalités de consultation des actes de l'état civil
• Pour rechercher en ligne des actes de l'état civil de plus de 100 ans
• Arrêté ministériel portant nomination des membres effectifs et des membres suppléants du comité de gestion de la BAEC (Moniteur belge, 30/03/2023)
• Arrêté royal fixant les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC (Moniteur belge, 01/03/2019)