Die effiziente Verwaltung von Dokumenten ist eine Grundvoraussetzung für eine solide Geschäftsführung und eine gesetzliche Vorschrift für die öffentlichen Behörden. Öffentlich‑rechtliche Informationen können nicht nach Belieben verwendet werden. Aufgrund des belgischen Archivgesetzes und der entsprechenden Ausführungserlasse (Archivaufsicht und Überführung von Archivgut) sind die öffentlichen Behörden dazu verpflichtet, ihr Archivgut „in gut erhaltenem, geordnetem und zugänglichem Zustand“ zu überführen und qualifiziertes Personal für die Dokumentverwaltung anzustellen. Archivgut darf ohne die Genehmigung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden. Nach 30 Jahren muss das Archivgut an das Staatsarchiv überführt werden.
Eine fachgerecht Ordnung der Archive (auf Papier oder in digitalem Format) biete zahlreiche Vorteile:
- Die Dokumente können schnell gefunden werden, was der alltäglichen Arbeit und dem Dienst an der Öffentlichkeit zuträglich ist.
- Die Behörden können die geführte Politik und die getroffenen Entscheidungen rechtfertigen. Eine fachgerechte Archivverwaltung erhöht die Transparenz.
- Am Ende der laufenden administrativen Nutzung werden Dokumente mit historischem Wert an das Staatsarchiv überführt.
Weitere Informationen:
Das Staatsarchiv hat eine Reihe von Richtlinien und Broschüren über die verschiedenen Aspekte der materiellen Erhaltung von und Verwaltung von Archiven veröffentlicht. Diese richten sich einerseits an die breite Öffentlichkeit und andererseits an bestimmte Zielgruppen. Die Richtlinien und Broschüren können über die nachstehenden Links als PDF-Datei heruntergeladen werden.
Zusätzliche Informationen finden Sie auch in den häufig gestellten Fragen (FAQ) und in den internationalen Normen für Archivverwaltung.
Richtlinien:
- Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails (FR)
- Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques (FR)
- Directives et recommandations pour la gestion des archives du conseil d’administration et d’autres archives paroissiales protestantes (FR)
- Fiches sur les archives des fabriques d’église et des paroisses (FR)
- Instructions et recommandations pour le dépôt, la consultation et la reproduction des minutes et des répertoires de notaires
- Instructions relatives aux archives des services communaux d'incendie (FR)
- Anweisungen zu den Strafregisterarchiven der Gemeinden
- Vernichtung der Akten des kommunalen Strafregisters
Broschüren:
- Les archives… c’est quoi ? Archiver… pourquoi / comment ? (FR)
- Comment classer mes documents ? Règles de base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre organisation (FR)
- La numérisation en marche… Les étapes de la dématérialisation des processus de travail (FR)
- Conserver des documents numériques. Conseils techniques et stratégie (FR)
- Vous déménagez ? Vos archives déménagent aussi ! Comment organiser un déménagement d’archives ? (FR)
- Organisez la gestion de vos archives ! Conditions minimales de qualité pour la gestion et la conservation des archives dans les administrations locales (FR)
- Locaux d’archives. Recommandations pratiques et checklist (FR)
- Les dépôts d’archives (Locaux de conservation d’archives historiques) (Recommandations pratiques et checklist) (FR)
- Archives photographiques. Recommandations pratiques pour leur conservation et gestion (FR)
