Efficient document management is a basic prerequisite for a sound business management and a legal obligation for the public authorities. Indeed, public information cannot be used at discretion. By virtue of the Belgian Law on Archives and the corresponding executive decrees (Archives supervision and transfer of archives) the public authorities are obligated to conserve their archives “in good state, sorted and accessible“ and to hire qualified personnel for document management. Archives must not be destroyed without the authorisation of the State Archives. After 30 years, the archives must be transferred to the State Archives.
Correctly sorted (paper or digital) archives offer many advantages:
- Documents can be found quickly, which benefits the daily work and service to the public.
- The public authorities can justify their policies and decisions. Professional archive management increases transparency.
- After the expiration of the administrative utility period, documents with historic value are transferred to the State Archives.
More Information:
The State Archives has published a number of directives and brochures about various aspects of material conservation and archive management. They are destined for the large public and for specific target groups. These directives and brochures can be downloaded as PDF files via the links below.
You can also consult our FAQ section and the international norms about archive management.
Directives
- Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails (FR)
- Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques (FR)
- Directives et recommandations pour la gestion des archives du conseil d’administration et d’autres archives paroissiales protestantes (FR)
- Fiches sur les archives des fabriques d’église et des paroisses (FR)
- Instructions et recommandations pour le dépôt, la consultation et la reproduction des minutes et des répertoires de notaires
- Instructions relatives aux archives des services communaux d'incendie (FR)
- Instructions relatives aux archives du casier judiciaire communal (FR)
Brochures
- Les archives… c’est quoi ? Archiver… pourquoi / comment ? (FR)
- Comment classer mes documents ? Règles de base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre organisation (FR)
- La numérisation en marche… Les étapes de la dématérialisation des processus de travail (FR)
- Conserver des documents numériques. Conseils techniques et stratégie (FR)
- Vous déménagez ? Vos archives déménagent aussi ! Comment organiser un déménagement d’archives ? (FR)
- Organisez la gestion de vos archives ! Conditions minimales de qualité pour la gestion et la conservation des archives dans les administrations locales (FR)
- Locaux d’archives. Recommandations pratiques et checklist (FR)
- Les dépôts d’archives (Locaux de conservation d’archives historiques) (Recommandations pratiques et checklist) (FR)
- Archives photographiques. Recommandations pratiques pour leur conservation et gestion (FR)
