• Qu’est-ce que le tri ?
• Pourquoi trier ?
• Est-il permis de trier de sa propre initiative ?
• Qu’est-ce qu’un tableau de tri ?
• Qui dresse le tableau de tri de chaque institution/service ?
• Quelle est la durée de validité d’un tableau de tri ?
• Le tableau de tri peut-il être adapté ?
• Où consulter les tableaux de tri ?

Qu’est-ce que le tri ?

Le tri a pour objectif d’identifier les documents qui doivent être conservés (et versés aux Archives de l’État) et les documents qui peuvent être éliminés, avec l’autorisation des Archives de l’État et parce qu’ils n’ont (plus) aucune utilité pour l’administration.

Pourquoi trier ?

Une institution ne peut conserver tous les documents qu’elle produit. Il faut donc effectuer un tri, ce qui permet de retrouver aisément les documents et d’optimiser la gestion documentaire de l’institution. Plus le tri est effectué tôt, plus les frais de stockage et de versement seront diminués, puisque les documents qui n’ont plus aucune utilité auront déjà été éliminés. En outre, on réduit ainsi sensiblement le risque de détruire, par manque de place, des documents qui devraient être conservés.

Est-il permis de trier de sa propre initiative ?

Si votre institution dispose d’un tableau de tri, vous pouvez effectuer le tri en respectant les dispositions qui figurent dans le tableau. Il faut néanmoins encore demander l’autorisation des Archives de l’État avant d’éliminer les documents.

Si votre institution ne dispose pas d’un tableau de tri, vous devez prendre contact avec les Archives de l’État.

Qu’est-ce qu’un tableau de tri ?

Un tableau de tri est une liste systématique des séries d’archives produites par une institution, qui mentionne leur délai de conservation administrative et qui stipule quels documents sont destinés à une conservation permanente et quels sont ceux qui pourront être éliminés après expiration de leur délai de conservation administrative.

Qui dresse le tableau de tri de chaque institution/service ?

Il y a deux manières d’obtenir un tableau de tri pour les archives de votre administration :

• Un archiviste de l’État réalisera le tableau de tri. Cela se fera évidemment en étroite collaboration avec le personnel que votre institution/service désignera à cet effet, étant donné que la rédaction d’un tableau de tri exige une bonne connaissance des documents qui sont créés en son sein.
• Vous pouvez réaliser vous-même le tableau de tri avec l’aide et le soutien méthodologique d’un archiviste de l’État. Nous proposons aussi des formations sur mesure à cet effet.

Dans les deux cas, le tableau de tri doit être validé par l’Archiviste général du Royaume, avant d’entrer en vigueur.

Quelle est la durée de validité d’un tableau de tri ?

Un tableau de tri est en principe valable aussi longtemps que les séries d’archives décrites dans le tableau sont produites par l’institution (et qu’il n’y a donc rien qui change). En cas de modification ou d’adaptation de ces séries, le tableau de tri devra être adapté. Prenez, en ce cas, contact avec les Archives de l’État.

Le tableau de tri peut-il être adapté ?

Oui, en cas de modification ou d’adaptation des séries décrites dans le tableau de tri, ce dernier devra être adapté. Prenez, en ce cas, contact avec les Archives de l’État.

Où consulter les tableaux de tri ?

Les tableaux de tri qui ont été validés par l’Archiviste général du Royaume sont consultables sur le site internet des Archives de l’État.