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Digital Act : une avancée belge dans le domaine de l’archivage électronique

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27/10/2016 - Gestion d'archives - Numérisation - Archives générales du Royaume

Le 21 juillet dernier, une nouvelle loi a été promulguée, mettant en œuvre et complétant le règlement européen du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Ce règlement européen (e-IDAS) consacre les services de confiance suivants : la signature, le cachet, l’horodatage et le recommandé électroniques. La loi belge complète le règlement européen en introduisant un cadre de confiance concernant l’archivage électronique.

Deux axes importants sont à épingler dans la loi belge relative au Digital Act car ils ont des conséquences directes et indirectes pour le secteur public et pour les Archives de l’État.

1) La numérisation de flux papier en vue de constituer des dossiers 100% numériques (substitution) : la loi introduit un nouveau cadre qui confère la même valeur légale aux documents numérisés par rapport aux originaux papier. Pour le permettre, les administrations devront se conformer aux exigences de cette loi à savoir disposer d’une procédure de numérisation qui aura été évaluée au préalable (cf. exigences dans les annexes de la loi). Il existe deux niveaux de service : un non-qualifié et un qualifié. Pour disposer d’un service dit qualifié, il sera nécessaire d’obtenir une certification. Des dispositions transitoires seront à prévoir pour les documents qui ont déjà été numérisés au cours de ces dernières années par les administrations publiques car il ne sera pas possible de recevoir rétroactivement la certification qualifiée en tant que telle.

2) La conservation numérique de documents numériques (numérisés ou nés numériquement) :  pour les producteurs d’archives qui sont soumis à la loi sur les archives, il existe une obligation légale de conserver et verser une partie de leurs archives après l’écoulement du délai administratif de conservation (cf. tableaux de tri ou avis officiels des Archives de l’État). Conformément aux principes décrits dans cette nouvelle loi, les administrations publiques qui ont cette obligation de conservation devront disposer d’un système d’archivage électronique qualifié pour leurs documents numériques. Les exigences liées à ce service sont également précisées dans les annexes de la loi. Pour régler précisément leur mise en œuvre, un arrêté d’exécution devra être prochainement pris (mi 2017). Pour ce faire, les Archives de l’État participeront à l’élaboration d’un référentiel d’archivage à destination du secteur public (fédéral) devant servir de base aux exigences spécifiques en matière de service d’archivage électronique qualifié, en d’autres mots d’identifier des normes et des standards qui fixeront des règles de conservation homogènes.


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